So funktioniert dieser Workflow
- Zeit-TriggerWöchentlich (z. B. Freitag 10:00 Uhr)
- Markierte Inhalte abrufenArtikel und Mails der letzten 7 Tage mit Titel & URL
- Relevanz prüfen & clusternNach Zielgruppe/Fokus bewerten, thematisch gruppieren
- Themenvorschläge3–5 Themen mit Titel, Beschreibung, Outline und Quellen
- In Notion speichernNeue Seite im Redaktions-Workspace, strukturiert
- Team benachrichtigenE-Mail/Chat mit Themen-Zusammenfassung und Link
Prompts zum Kopieren
Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.
Prompt – Content-Analyse & Themen
Was dieser Workflow genau macht
Über die Woche markierst du Artikel, legst Mails beiseite und speicherst Links — verteilt auf Leseliste, Postfach und Lesezeichen. Am Redaktionstag sitzt trotzdem jemand vor einer leeren Seite und trägt alles noch einmal zusammen. Das kostet doppelt: Gute Fundstücke bleiben liegen, weil niemand mehr weiß, wo sie lagen. Und ohne Blick auf die letzten Ausgaben steht in Woche drei dasselbe Thema wie in Woche eins.
Dieser Workflow läuft einmal pro Woche von selbst an. Er holt alles, was in den letzten sieben Tagen markiert wurde, wirft Dubletten heraus und legt die Sammlung einem KI-Schritt vor. Der bewertet jeden Fund nach Zielgruppe, Aktualität und praktischem Nutzen, gruppiert Verwandtes und formt daraus drei bis fünf Themen — jedes mit Titel, kurzer Begründung, Outline und den Quellen, aus denen es stammt. Das Ergebnis legt er als Seite im Redaktions-Bereich ab und schickt der Redaktion eine Kurzfassung mit Link. Wer den Newsletter schreibt, wählt aus, statt zu suchen.
Der Unterschied zu einem Skill oder Agenten: Ein Workflow läuft von allein. Du richtest ihn einmal ein, danach arbeitet er ohne dich — es gibt kein Gespräch, in dem du etwas nachreichst. Zwei Dinge legst du vorher fest: für wen der Newsletter geschrieben wird und worum es darin gehen soll. Beides entscheidet, wie streng der KI-Schritt aussiebt.
So richtest du ihn ein
Entscheide zuerst, wie du starten willst. Danach siehst du nur den passenden Weg.
Wie möchtest du den Workflow anlegen?
Beide Wege führen zum selben Aufbau.
Du siehst beim Aufbau zu und kannst eingreifen.
- Angaben oben ausfüllen und Builder-Prompt kopieren.
- Workflow-Tool öffnen, einen neuen Workflow anlegen und den KI-Chat wählen.
- Den Builder-Prompt einfügen.
- Den erzeugten Aufbau prüfen.
Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft
Eine Content-Quelle für markierte Artikel (Pocket, Instapaper oder die Lesezeichen des Browsers), das Postfach, der Notion-Bereich der Redaktion und ein LLM-Zugang. Am Schreibrecht im Notion-Bereich scheitert es am häufigsten — ohne es bricht der Workflow im letzten Schritt ab, obwohl die Themen längst fertig sind.
Den Teil-Prompt unverändert in den KI-Schritt einsetzen
Er bekommt die gesammelte und entdoppelte Inhaltsliste aus dem Schritt davor gereicht. Wer ihn umschreibt, muss diese Verdrahtung mitziehen — sonst analysiert er eine leere Liste und meldet trotzdem Erfolg.
Die zuletzt verschickten Themen als Ausschlussliste anbinden
Am besten liest der Workflow sie selbst aus den Seiten der Vorwochen, sonst pflegst du sie von Hand. Ohne diese Liste schlägt er in Woche drei vor, was er in Woche eins schon vorgeschlagen hat.
Mit fünf bis zehn Markierungen von Hand testen
Prüf, ob wirklich alle markierten Artikel und Mails der letzten sieben Tage ankommen — und ob jeder Vorschlag eine Quelle nennt, die du wiedererkennst. Themen ohne erkennbare Quelle sind geraten.
Die Grenzfälle durchspielen, bevor der Trigger scharf ist
Eine Woche ganz ohne Markierungen, eine mit über fünfzig, englische Artikel zwischen deutschen und derselbe Text aus zwei Quellen. Genau dort entsteht entweder eine leere Seite oder eine Liste mit vier Varianten desselben Themas.
Mit einer einzigen Quelle live gehen
Lass den Wochen-Trigger drei, vier Ausgaben laufen und lies mit, welche Vorschläge du tatsächlich nimmst. Erst danach weitere Quellen dazuschalten — sonst weißt du nicht, welche davon die brauchbaren Funde liefert.
Wenn dein Workflow läuft
Du bist fertig. Diese Hinweise brauchst du erst, wenn etwas hakt oder du den Workflow erweitern möchtest.
- Keine Inhalte gefundenZeitfilter der Quelle auf sieben Tage prüfen
- Vorschläge bleiben generischZielgruppe und Fokus enger fassen
- Notion-Seite entsteht nichtBerechtigung und Ziel-Bereich prüfen
- Themen wiederholen sichAusschlussliste befüllen
So richtest du ihn ein
- Angaben oben ausfüllen und Prompts kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
- Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft: eine Content-Quelle für markierte Artikel (Pocket, Instapaper oder die Lesezeichen des Browsers), das Postfach, der Notion-Bereich der Redaktion und ein LLM-Zugang. Am Schreibrecht im Notion-Bereich scheitert es am häufigsten — ohne es bricht der Workflow im letzten Schritt ab, obwohl die Themen längst fertig sind.
- Den Teil-Prompt unverändert in den KI-Schritt einsetzen: Er bekommt die gesammelte und entdoppelte Inhaltsliste aus dem Schritt davor gereicht. Wer ihn umschreibt, muss diese Verdrahtung mitziehen — sonst analysiert er eine leere Liste und meldet trotzdem Erfolg.
- Die zuletzt verschickten Themen als Ausschlussliste anbinden: Am besten liest der Workflow sie selbst aus den Seiten der Vorwochen, sonst pflegst du sie von Hand. Ohne diese Liste schlägt er in Woche drei vor, was er in Woche eins schon vorgeschlagen hat.
- Mit fünf bis zehn Markierungen von Hand testen: Prüf, ob wirklich alle markierten Artikel und Mails der letzten sieben Tage ankommen — und ob jeder Vorschlag eine Quelle nennt, die du wiedererkennst. Themen ohne erkennbare Quelle sind geraten.
- Die Grenzfälle durchspielen, bevor der Trigger scharf ist: eine Woche ganz ohne Markierungen, eine mit über fünfzig, englische Artikel zwischen deutschen und derselbe Text aus zwei Quellen. Genau dort entsteht entweder eine leere Seite oder eine Liste mit vier Varianten desselben Themas.
- Mit einer einzigen Quelle live gehen: Lass den Wochen-Trigger drei, vier Ausgaben laufen und lies mit, welche Vorschläge du tatsächlich nimmst. Erst danach weitere Quellen dazuschalten — sonst weißt du nicht, welche davon die brauchbaren Funde liefert.
- Wenn es hakt: Keine Inhalte gefunden (Zeitfilter der Quelle auf sieben Tage prüfen), Vorschläge bleiben generisch (Zielgruppe und Fokus enger fassen), Notion-Seite entsteht nicht (Berechtigung und Ziel-Bereich prüfen), Themen wiederholen sich (Ausschlussliste befüllen).
- Ausbauen: Bewertung der Vorschläge nach Potenzial, SEO-Keywords je Thema, Signale aus sozialen Netzwerken, mehrere Betreffzeilen je Thema.