So funktioniert dieser Workflow
- TriggerNeue E-Mail mit Label „Sales-Lead“
- CRM-LookupÜber die E-Mail-Adresse Kontakt, Unternehmen, Deal und Interaktionen
- Draft generierenPersonalisierte Antwort mit CRM-Kontext und klarem CTA
- Draft speichernAls Antwort im selben Mail-Thread, ein Klick zum Versand
- Owner benachrichtigenTeam-Chat mit Lead-Details und Link zum Draft
Prompts zum Kopieren
Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.
Prompt – Sales-Antwort-Generator
Was dieser Workflow genau macht
Eine Lead-Anfrage landet im Postfach — die gute Antwort darauf steht aber nicht im Postfach, sondern im CRM. Wer sie schreiben will, sucht den Kontakt heraus, sieht nach, in welcher Deal-Phase er steckt, überfliegt die letzten Gespräche und die Notizen der Kollegen und fängt erst dann an zu tippen. Diese Zeit ist zwischen zwei Terminen selten da, also passiert eines von beidem: Es geht schnell, und der Text hätte an jeden gehen können. Oder es wird gründlich, und die Antwort geht erst morgen raus. Beides kostet — beim Lead zählt, wer zuerst antwortet, und wer die drei Gespräche davor nicht erwähnt, wirkt, als hätte er sie vergessen.
Der Workflow hängt am Postfach. Trägt eine eingehende Mail das Label „Sales-Lead“, liest er Absender, Betreff, Inhalt und die Thread-Kennung aus und prüft als Erstes, ob für diesen Thread schon ein Entwurf existiert — sonst liegen nach der zweiten Nachfrage zwei davon herum. Dann geht er ins CRM, und zwar über die E-Mail-Adresse statt über den Namen, und holt Kontakt, Unternehmen, Deal-Status, Interaktions-History und Notizen. Mit diesem Material schreibt der KI-Schritt die Antwort und legt sie als Antwort im selben Thread ab, nicht als neue Mail: Der zuständige Owner öffnet sie, liest sie und sendet. Dass sie da liegt, erfährt er im Team-Chat, samt Lead-Daten und Link. Findet das CRM nichts, entsteht der Entwurf trotzdem — allein aus der Mail, und die Benachrichtigung sagt dazu, dass hier der Kontext fehlt.
Der Unterschied zu einem Skill oder Agenten: Ein Workflow läuft von allein. Du richtest ihn einmal ein, danach arbeitet er ohne dich — es gibt kein Gespräch, in dem du etwas nachreichst. Einzustellen gibt es zwei Dinge: die Tonalität, in der eure Antworten klingen sollen, und die maximale Länge eines Entwurfs.
So richtest du ihn ein
Entscheide zuerst, wie du starten willst. Danach siehst du nur den passenden Weg.
Wie möchtest du den Workflow anlegen?
Beide Wege führen zum selben Aufbau.
Du siehst beim Aufbau zu und kannst eingreifen.
- Angaben oben ausfüllen und Builder-Prompt kopieren.
- Workflow-Tool öffnen, einen neuen Workflow anlegen und den KI-Chat wählen.
- Den Builder-Prompt einfügen.
- Den erzeugten Aufbau prüfen.
Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft
Postfach, CRM und LLM-Zugang sind Pflicht, der Team-Chat für die Benachrichtigung ist optional. Ohne CRM-Verbindung läuft er zwar, aber jeder Entwurf entsteht dann blind aus der Mail.
Das Label „Sales-Lead“ im Postfach anlegen und vergeben
Der Trigger hört ausschließlich darauf. Solange kein Lead das Label trägt, passiert gar nichts — und das sieht aus wie ein kaputter Workflow.
Den Teil-Prompt in den KI-Schritt einsetzen
Er erwartet die Mail-Daten und die CRM-Felder aus den Schritten davor. Wer ihn umschreibt, muss die Verdrahtung zu den Vorgängerschritten mitziehen.
Den CRM-Lookup mit einer Test-Mail prüfen
Schick eine Anfrage von einer Adresse, die im CRM steht, und sieh nach, ob Kontakt, Unternehmen, Deal-Status und History wirklich geladen werden.
Den ersten Entwurf gegenlesen, bevor jemand sendet
Geht er auf die konkrete Anfrage ein, nennt er etwas aus der History, stimmen Ton und Länge, steht am Ende ein klarer nächster Schritt?
Die Sonderfälle einmal durchspielen
Kein CRM-Eintrag, mehrere Treffer zur selben Adresse, eine fremdsprachige Anfrage und eine zweite Nachfrage im selben Thread.
Mit ein bis zwei Sales-Ownern in den Pilot gehen
Erst wenn Lookup, Entwurf und Benachrichtigung über mehrere echte Anfragen hinweg verlässlich laufen, kommt das ganze Team dazu.
Den Ton an den wirklich versendeten Fassungen nachschärfen
Vergleich, was der Entwurf vorgeschlagen hat, mit dem, was der Owner abgeschickt hat. Die Unterschiede sind die Ansage an die Tonalität.
Wenn dein Workflow läuft
Du bist fertig. Diese Hinweise brauchst du erst, wenn etwas hakt oder du den Workflow erweitern möchtest.
- Entwurf zu generischprüfen, ob die CRM-Felder im KI-Schritt wirklich gemappt sind
- Entwurf liegt als neue Mail statt als AntwortAblage auf die Thread-Kennung stellen
- Zwei Entwürfe im selben ThreadDedup-Prüfung läuft nicht vor dem KI-Schritt
- Kein Treffer im CRMder Lookup sucht über den Namen statt über die Adresse
So richtest du ihn ein
- Angaben oben ausfüllen und Prompts kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
- Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft: Postfach, CRM und LLM-Zugang sind Pflicht, der Team-Chat für die Benachrichtigung ist optional. Ohne CRM-Verbindung läuft er zwar, aber jeder Entwurf entsteht dann blind aus der Mail.
- Das Label „Sales-Lead“ im Postfach anlegen und vergeben: Der Trigger hört ausschließlich darauf. Solange kein Lead das Label trägt, passiert gar nichts — und das sieht aus wie ein kaputter Workflow.
- Den Teil-Prompt in den KI-Schritt einsetzen: Er erwartet die Mail-Daten und die CRM-Felder aus den Schritten davor. Wer ihn umschreibt, muss die Verdrahtung zu den Vorgängerschritten mitziehen.
- Den CRM-Lookup mit einer Test-Mail prüfen: Schick eine Anfrage von einer Adresse, die im CRM steht, und sieh nach, ob Kontakt, Unternehmen, Deal-Status und History wirklich geladen werden.
- Den ersten Entwurf gegenlesen, bevor jemand sendet: Geht er auf die konkrete Anfrage ein, nennt er etwas aus der History, stimmen Ton und Länge, steht am Ende ein klarer nächster Schritt?
- Die Sonderfälle einmal durchspielen: kein CRM-Eintrag, mehrere Treffer zur selben Adresse, eine fremdsprachige Anfrage und eine zweite Nachfrage im selben Thread.
- Mit ein bis zwei Sales-Ownern in den Pilot gehen: Erst wenn Lookup, Entwurf und Benachrichtigung über mehrere echte Anfragen hinweg verlässlich laufen, kommt das ganze Team dazu.
- Den Ton an den wirklich versendeten Fassungen nachschärfen: Vergleich, was der Entwurf vorgeschlagen hat, mit dem, was der Owner abgeschickt hat. Die Unterschiede sind die Ansage an die Tonalität.
- Wenn es hakt: Entwurf zu generisch (prüfen, ob die CRM-Felder im KI-Schritt wirklich gemappt sind), Entwurf liegt als neue Mail statt als Antwort (Ablage auf die Thread-Kennung stellen), zwei Entwürfe im selben Thread (Dedup-Prüfung läuft nicht vor dem KI-Schritt), kein Treffer im CRM (der Lookup sucht über den Namen statt über die Adresse).
- Ausbauen: Dringlichkeits-Bewertung des Leads, automatische Spracherkennung, zwei Entwurfs-Varianten zur Auswahl, Nachfassen bei ausbleibender Antwort.