Slack/Teams Zusammenfassungen
Projektstatus-Report

Vertragsprüfung

Aus jedem neuen Vertrag wird eine fertige Risiko-Review

So funktioniert dieser Workflow

  1. 1TriggerNeuer Vertrag (PDF/DOCX) im „Verträge/Neu“-Ordner
  2. 2Text/OCR extrahierenVertragstext auslesen, bei Scans OCR vorschalten
  3. 3Key Terms extrahierenParteien, Laufzeit, Kündigung, Kosten, Haftung, Datenschutz
  4. 4RisikoanalyseRisiken Hoch/Mittel/Niedrig, Executive Summary, Review-Priorität
  5. 5Summary speichernStrukturiert in der „Legal Reviews“-Datenbank mit Link zum Original
  6. 6Legal benachrichtigenE-Mail/Chat mit Link zur Review und Priorität

Prompts zum Kopieren

Builder-Prompt

Baue einen Workflow nach der folgenden Spezifikation. Passe die Struktur an die Konzepte deines Tools an (z. B. Nodes, Steps, Zaps, Agenten-Aktionen) — erhalte dabei aber Trigger-Logik, Reihenfolge, Parallelität und Datenfluss.

## Ziel
Neue Verträge automatisch auslesen, Key Terms strukturiert extrahieren, Risiken bewerten (Hoch/Mittel/Niedrig), die Review-Zusammenfassung in der „Legal Reviews“-Datenbank ablegen und das Legal-Team priorisiert benachrichtigen.

## Trigger
- Typ: Neue Datei (PDF/DOCX) im Ordner „Verträge/Neu“ im Cloud-Speicher.

## Schritte (sequenziell)
1. Duplikats-Check: Datei-Hash oder Vertragsnummer als Dedup-Key — bereits verarbeitete Verträge überspringen.
2. Text extrahieren: Vertragstext auslesen; bei gescannten PDFs zwingend OCR vorschalten.
3. KI-Schritt: Key-Terms-Extraktion — nutze EXAKT „Prompt 1“ (unten). Output: strukturierte Key Terms.
4. KI-Schritt: Risiko-Analyse — nutze EXAKT „Prompt 2“ (unten) mit den Key Terms aus Schritt 3. Output: Executive Summary, Risiken (Hoch/Mittel/Niedrig), Handlungsempfehlungen, Review-Priorität.
5. Speichern: Zusammenfassung strukturiert in der „Legal Reviews“-Datenbank ablegen — mit Link zum Original-Dokument und Review-Priorität als Feld.
6. Output: Legal-Team per E-Mail/Chat benachrichtigen — mit Link zur Review und Priorität; bei Priorität HOCH die definierte Eskalationsregel anwenden (z. B. Direktnachricht statt Sammel-Channel).

## Prompts (exakt und unverändert übernehmen)
Prompt 1 – Key-Terms-Extraktion:
"""
Du bist ein juristischer Assistent. Analysiere den folgenden Vertrag und extrahiere die wichtigsten Vertragsbestandteile in strukturierter Form.

VERTRAG:
{{VERTRAGSTEXT}}

Extrahiere folgende Informationen:

1. VERTRAGSPARTEIEN
- Auftraggeber:
- Auftragnehmer:

2. VERTRAGSLAUFZEIT
- Startdatum:
- Enddatum:
- Automatische Verlängerung: (Ja/Nein + Bedingungen)

3. KÜNDIGUNGSFRISTEN
- Ordentliche Kündigung:
- Außerordentliche Kündigung:

4. KOSTEN & ZAHLUNGSBEDINGUNGEN
- Gesamtvolumen:
- Zahlungsrhythmus:
- Zahlungsziel:
- Preisanpassungsklauseln:

5. HAFTUNG & GEWÄHRLEISTUNG
- Haftungsbegrenzungen:
- Gewährleistungsfristen:
- Versicherungen:

6. SONSTIGE WICHTIGE KLAUSELN
- Geheimhaltung:
- Datenschutz:
- Gerichtsstand:
- Sonstiges:

Falls Informationen nicht im Vertrag enthalten sind, gib "Nicht spezifiziert" an.
"""

Prompt 2 – Risiko-Analyse:
"""
Du bist ein erfahrener Jurist. Basierend auf den folgenden extrahierten Vertragsdaten, erstelle eine Risiko-Analyse und Executive Summary.

EXTRAHIERTE VERTRAGSDATEN:
{{KEY_TERMS}}

AUFGABEN:

1. EXECUTIVE SUMMARY (3-5 Sätze)
Fasse die wichtigsten Punkte des Vertrags zusammen: Wer, Was, Wann, Wie viel.

2. RISIKO-ANALYSE
Identifiziere potenzielle rechtliche Risiken in folgenden Kategorien:

🔴 HOHE RISIKEN (sofortiger Handlungsbedarf):
- [Liste kritische Punkte auf, z.B. fehlende Haftungsbegrenzung, unrealistische Kündigungsfristen]

🟡 MITTLERE RISIKEN (sollte geprüft werden):
- [Liste moderate Risiken auf, z.B. unklare Formulierungen, fehlende Klauseln]

🟢 NIEDRIGE RISIKEN (zur Kenntnis):
- [Liste kleinere Auffälligkeiten auf]

3. HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN
- [Konkrete nächste Schritte für das Legal-Team]

4. REVIEW-PRIORITÄT
Bewerte die Dringlichkeit: HOCH / MITTEL / NIEDRIG
Begründung: [1-2 Sätze]

Sei präzise, objektiv und praxisorientiert. Fokussiere auf umsetzbare Erkenntnisse.
"""

## Datenfluss
- Schritt 2 → 3: extrahierter Vertragstext → {{VERTRAGSTEXT}}
- Schritt 3 → 4: strukturierte Key Terms → {{KEY_TERMS}}
- Schritt 4 → 5/6: Executive Summary, Risiken, Empfehlungen, Review-Priorität
- Trigger → 5: Link zum Original-Dokument

## Fehlerbehandlung
- PDF nicht durchsuchbar / OCR liefert leeren Text: Verarbeitung stoppen und Fehler-Hinweis ans Legal-Team senden — keine Analyse auf leerem Text.
- Sehr langer Vertrag (Token-Limit): abschnittsweise extrahieren und die Key Terms zusammenführen.
- Duplikat erkannt: überspringen und loggen.
- Benachrichtigung schlägt fehl: Adressen/Channels und Berechtigungen prüfen; Fehler loggen.
- Grundsatz: Die Analyse ist Vorarbeit — sie ersetzt KEINE juristische Prüfung; jede Review geht an das Legal-Team.

## Platzhalter-Konvention
Platzhalter in geschweiften Klammern füllt der Workflow zur Laufzeit selbst. Platzhalter in eckigen Klammern legt der User einmalig fest, bevor der Workflow aktiviert wird. Hier wird alles dynamisch gemappt: {{VERTRAGSTEXT}}, {{KEY_TERMS}} (siehe Datenfluss). Die eckigen Klammern in den Aufgaben-Vorlagen von Prompt 2 sind Format-Anweisungen ans LLM und bleiben unverändert. Es gibt keine manuellen Prompt-Platzhalter — manuell sind nur Ordner, Ziel-Datenbank, Empfänger und Eskalationsregeln.

## Selbst-Check vor Abschluss
Prüfe, bevor du den Workflow als fertig meldest:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden — inklusive Duplikats-Check VOR der Verarbeitung?
2. Sind beide KI-Prompts vollständig und unverändert eingefügt und die Platzhalter gemappt?
3. Ist die OCR-Behandlung für Scans aktiv und wird die Review-Priorität bis in Datenbank und Benachrichtigung durchgereicht?
4. Liste alle Punkte auf, die manuell konfiguriert werden müssen (z. B. „Verträge/Neu“-Ordner, OCR-Tool, „Legal Reviews“-Datenbank, Empfänger/Eskalationsregel, LLM-API-Key).
Alternativ direkt importierenWorkflow-JSON herunterladen

Prompt – Key-Terms-Extraktion

Du bist ein juristischer Assistent. Analysiere den folgenden Vertrag und extrahiere die wichtigsten Vertragsbestandteile in strukturierter Form.

VERTRAG:
{{VERTRAGSTEXT}}

Extrahiere folgende Informationen:

1. VERTRAGSPARTEIEN
- Auftraggeber:
- Auftragnehmer:

2. VERTRAGSLAUFZEIT
- Startdatum:
- Enddatum:
- Automatische Verlängerung: (Ja/Nein + Bedingungen)

3. KÜNDIGUNGSFRISTEN
- Ordentliche Kündigung:
- Außerordentliche Kündigung:

4. KOSTEN & ZAHLUNGSBEDINGUNGEN
- Gesamtvolumen:
- Zahlungsrhythmus:
- Zahlungsziel:
- Preisanpassungsklauseln:

5. HAFTUNG & GEWÄHRLEISTUNG
- Haftungsbegrenzungen:
- Gewährleistungsfristen:
- Versicherungen:

6. SONSTIGE WICHTIGE KLAUSELN
- Geheimhaltung:
- Datenschutz:
- Gerichtsstand:
- Sonstiges:

Falls Informationen nicht im Vertrag enthalten sind, gib "Nicht spezifiziert" an.

Prompt – Risiko-Analyse

Du bist ein erfahrener Jurist. Basierend auf den folgenden extrahierten Vertragsdaten, erstelle eine Risiko-Analyse und Executive Summary.

EXTRAHIERTE VERTRAGSDATEN:
{{KEY_TERMS}}

AUFGABEN:

1. EXECUTIVE SUMMARY (3-5 Sätze)
Fasse die wichtigsten Punkte des Vertrags zusammen: Wer, Was, Wann, Wie viel.

2. RISIKO-ANALYSE
Identifiziere potenzielle rechtliche Risiken in folgenden Kategorien:

🔴 HOHE RISIKEN (sofortiger Handlungsbedarf):
- [Liste kritische Punkte auf, z.B. fehlende Haftungsbegrenzung, unrealistische Kündigungsfristen]

🟡 MITTLERE RISIKEN (sollte geprüft werden):
- [Liste moderate Risiken auf, z.B. unklare Formulierungen, fehlende Klauseln]

🟢 NIEDRIGE RISIKEN (zur Kenntnis):
- [Liste kleinere Auffälligkeiten auf]

3. HANDLUNGSEMPFEHLUNGEN
- [Konkrete nächste Schritte für das Legal-Team]

4. REVIEW-PRIORITÄT
Bewerte die Dringlichkeit: HOCH / MITTEL / NIEDRIG
Begründung: [1-2 Sätze]

Sei präzise, objektiv und praxisorientiert. Fokussiere auf umsetzbare Erkenntnisse.

Was dieser Workflow genau macht

Ein neuer Vertrag kommt als PDF an und wird erst einmal abgelegt. Wer ihn prüfen soll, liest ihn von vorne bis hinten: Parteien heraussuchen, Laufzeit und Kündigungsfrist nachschlagen, nachsehen, ob die Haftung begrenzt ist und was zum Datenschutz drinsteht. Das kostet bei jedem Vertrag ungefähr gleich viel Zeit — beim Standard-NDA wie beim Rahmenvertrag über sechs Jahre. Und solange niemand hineingesehen hat, weiß auch niemand, welcher der zehn Verträge im Ordner der dringende ist.

Dieser Workflow setzt am Ordner an. Taucht dort eine Datei auf, prüft er zuerst, ob er sie schon einmal verarbeitet hat, holt dann den Text heraus — bei Scans über OCR — und liest ihn in zwei Durchgängen. Der erste zieht die Key Terms heraus: Parteien, Laufzeit, Kündigungsfristen, Kosten, Haftung, Geheimhaltung, Datenschutz und Gerichtsstand, mit „Nicht spezifiziert“, wo nichts dazu im Vertrag steht. Der zweite bewertet auf dieser Grundlage die Risiken nach Hoch, Mittel und Niedrig, schreibt eine Executive Summary in drei bis fünf Sätzen und vergibt eine Review-Priorität mit Begründung. Beides landet als Eintrag in der Legal-Reviews-Datenbank, mit Link zum Original, und das Legal-Team bekommt eine Nachricht — bei hoher Priorität über den Weg, den du dafür festgelegt hast.

Der Unterschied zu einem Skill oder Agenten: Ein Workflow läuft von allein. Du richtest ihn einmal ein, danach arbeitet er ohne dich — es gibt kein Gespräch, in dem du etwas nachreichst. Und hier gibt es nichts einzustellen: Die Prompts arbeiten mit dem, was im Vertrag selbst steht. Ordner, Ablage, Empfänger und Eskalationsregel legst du beim Einrichten einmal im Werkzeug fest.

So richtest du ihn ein

Entscheide zuerst, wie du starten willst. Danach siehst du nur den passenden Weg.

Wie möchtest du den Workflow anlegen?

Beide Wege führen zum selben Aufbau.

Builder-Prompt: n8n · Make · Zapier · Langdock

Du siehst beim Aufbau zu und kannst eingreifen.

  1. Builder-Prompt oben kopieren.
  2. Workflow-Tool öffnen, einen neuen Workflow anlegen und den KI-Chat wählen.
  3. Den Builder-Prompt einfügen.
  4. Den erzeugten Aufbau prüfen.

  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft

    Der Cloud-Speicher mit dem Vertragsordner, ein OCR-Dienst für gescannte PDFs, die Ablage für die Reviews und ein LLM-Zugang samt Mail- oder Chat-Kanal fürs Legal-Team. Am OCR scheitert es am häufigsten — ohne ihn kommt bei jedem Scan leerer Text an.

  2. Ordner, Ablage und Empfänger eintragen

    Welcher Ordner überwacht wird, in welche Datenbank die Review geht und wer die Nachricht bekommt, steht in keinem Prompt. Diese drei Angaben trägst du im Werkzeug selbst ein.

  3. Die Eskalationsregel für hohe Priorität festlegen

    Entscheide, was bei der Bewertung HOCH anders passiert — eine Direktnachricht statt des Sammel-Kanals, oder eine feste Ansprechperson. Ohne diese Regel liegt der kritische Vertrag im selben Posteingang wie das Standard-NDA.

  4. Die zwei Teil-Prompts in die KI-Schritte einsetzen

    Der erste liest die Key Terms aus dem Vertragstext, der zweite bewertet auf deren Grundlage die Risiken. Sie reichen ihre Daten aneinander weiter — wer einen umschreibt, muss den Platzhalter des Nachbarschritts mitziehen.

  5. Mit einem anonymisierten Muster-Vertrag testen

    Leg eine Datei in den Ordner und lies gegen, was ankommt. Stehen Parteien, Laufzeit, Kündigungsfrist und Haftung richtig in den Key Terms? Ist die Einstufung nachvollziehbar begründet, und sind die Empfehlungen konkret genug, um danach zu handeln?

  6. Die Grenzfälle durchspielen, bevor du live gehst

    Ein schlecht gescanntes PDF, ein sehr langer Rahmenvertrag und derselbe Vertrag zweimal hochgeladen. Dort zeigt sich, ob OCR, abschnittsweises Auslesen und der Duplikats-Check wirklich greifen.

  7. Mit einem Vertragstyp starten, zum Beispiel NDAs

    Bei einer Sorte siehst du innerhalb weniger Tage, ob die Extraktion trifft, und kannst nachschärfen, bevor Rahmen- und Dienstleistungsverträge dazukommen.

  8. Die Freigabe beim Legal-Team lassen

    Die Analyse ist Vorarbeit, keine juristische Prüfung. Jede Review geht an einen Menschen — die Priorität sagt nur, welcher Vertrag zuerst drankommt.

Wenn dein Workflow läuft

Du bist fertig. Diese Hinweise brauchst du erst, wenn etwas hakt oder du den Workflow erweitern möchtest.

  • Leere Extraktion bei ScansOCR vorschalten und prüfen, ob der Dienst wirklich Text zurückgibt
  • Key Terms bleiben generischExtraktions-Prompt pro Vertragstyp schärfen
  • Derselbe Vertrag liegt mehrfach in der DatenbankDatei-Hash oder Vertragsnummer als Dedup-Key setzen
  • Benachrichtigung kommt nicht anAdressen, Kanal und Berechtigungen prüfen

So richtest du ihn ein

  1. Prompts kopieren —Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft: Der Cloud-Speicher mit dem Vertragsordner, ein OCR-Dienst für gescannte PDFs, die Ablage für die Reviews und ein LLM-Zugang samt Mail- oder Chat-Kanal fürs Legal-Team. Am OCR scheitert es am häufigsten — ohne ihn kommt bei jedem Scan leerer Text an.
  2. Ordner, Ablage und Empfänger eintragen: Welcher Ordner überwacht wird, in welche Datenbank die Review geht und wer die Nachricht bekommt, steht in keinem Prompt. Diese drei Angaben trägst du im Werkzeug selbst ein.
  3. Die Eskalationsregel für hohe Priorität festlegen: Entscheide, was bei der Bewertung HOCH anders passiert — eine Direktnachricht statt des Sammel-Kanals, oder eine feste Ansprechperson. Ohne diese Regel liegt der kritische Vertrag im selben Posteingang wie das Standard-NDA.
  4. Die zwei Teil-Prompts in die KI-Schritte einsetzen: Der erste liest die Key Terms aus dem Vertragstext, der zweite bewertet auf deren Grundlage die Risiken. Sie reichen ihre Daten aneinander weiter — wer einen umschreibt, muss den Platzhalter des Nachbarschritts mitziehen.
  5. Mit einem anonymisierten Muster-Vertrag testen: Leg eine Datei in den Ordner und lies gegen, was ankommt. Stehen Parteien, Laufzeit, Kündigungsfrist und Haftung richtig in den Key Terms? Ist die Einstufung nachvollziehbar begründet, und sind die Empfehlungen konkret genug, um danach zu handeln?
  6. Die Grenzfälle durchspielen, bevor du live gehst: ein schlecht gescanntes PDF, ein sehr langer Rahmenvertrag und derselbe Vertrag zweimal hochgeladen. Dort zeigt sich, ob OCR, abschnittsweises Auslesen und der Duplikats-Check wirklich greifen.
  7. Mit einem Vertragstyp starten, zum Beispiel NDAs: Bei einer Sorte siehst du innerhalb weniger Tage, ob die Extraktion trifft, und kannst nachschärfen, bevor Rahmen- und Dienstleistungsverträge dazukommen.
  8. Die Freigabe beim Legal-Team lassen: Die Analyse ist Vorarbeit, keine juristische Prüfung. Jede Review geht an einen Menschen — die Priorität sagt nur, welcher Vertrag zuerst drankommt.
  9. Wenn es hakt: Leere Extraktion bei Scans (OCR vorschalten und prüfen, ob der Dienst wirklich Text zurückgibt), Key Terms bleiben generisch (Extraktions-Prompt pro Vertragstyp schärfen), Derselbe Vertrag liegt mehrfach in der Datenbank (Datei-Hash oder Vertragsnummer als Dedup-Key setzen), Benachrichtigung kommt nicht an (Adressen, Kanal und Berechtigungen prüfen).
  10. Ausbauen: Vertragstyp automatisch erkennen, Fristen und Verlängerungstermine überwachen, Abgleich gegen eure Standardklauseln.

Screenshots

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