Butler Tray
Slack/Teams Zusammenfassungen
format_list_numberedSchritte
  1. 1. Trigger auslösen
  2. 2. Channels und Zeitraum abrufen
  3. 3. Threads clustern
  4. 4. Inhalte extrahieren
  5. 5. Digest formatieren
  6. 6. Versand oder Posting
forum

Slack/Teams Zusammenfassungen

Automatische tägliche Zusammenfassung wichtiger Slack/Teams-Diskussionen und Entscheidungen per E-Mail an das Team.

Slack/Teams Zusammenfassungen: Wichtige Diskussionen, Entscheidungen und Action Items aus Channels bündeln und als Daily Digest ausspielen.

Steckbrief

Trigger

Täglich 17:00 Uhr

Bereich

Übergreifend

Aktionen (high level)

Nachrichten abrufen → clustern → Summary/Decisions/To-dos → Digest versenden

Human-in-the-Loop

Optional Review vor Versand

Ziel

  • Informationsüberfluss reduzieren — Statt jeden Channel selbst nachzulesen, bekommt das Team einen kuratierten Daily Digest am Abend.
  • Entscheidungen und To-dos sichtbar machen — Beschlüsse, Action Items und Verantwortliche werden strukturiert herausgezogen, statt in Threads zu versanden.
  • Async-Alignment verbessern — Wer nicht live dabei war (Urlaub, Zeitzone, Fokus-Block), bleibt mit einer Mail/Notiz auf dem Stand.
  • Async-Kultur stärken — Diskussionen müssen nicht synchron verfolgt werden, weil der Tagesabschluss alle Kernpunkte bündelt.

Voraussetzungen

  • Team-Chat-Tool (z. B. Slack, Microsoft Teams, Discord) — Liefert die Channel-Nachrichten der letzten 24 Stunden über API/Bot-Berechtigung.
  • Ausgabekanal (z. B. Gmail, Outlook, Notion, eigener Slack/Teams-Channel) — Empfängt den fertigen Daily Digest als E-Mail oder Post.
  • LLM-Zugang (z. B. OpenAI, Claude, Gemini) — Clustert Threads thematisch und extrahiert Entscheidungen, Action Items und Updates.
  • Wichtig: Definiere die Channel-Liste, den Zeitfenster-Filter (z. B. letzte 24 h, nur Werktage) und das Output-Format explizit — sonst wird der Digest entweder zu lang oder verfehlt das Wesentliche.

Workflow-Logik (Schritte)

  1. Trigger auslösen — Workflow startet zeit-basiert (z. B. werktäglich 17:00 Uhr), Wochenende optional pausieren.
  2. Channels und Zeitraum abrufen — Alle definierten Channels mit Nachrichten der letzten 24 Stunden (z. B. gestern 17:00 bis heute 17:00) laden.
  3. Threads clustern — LLM gruppiert die Nachrichten thematisch und filtert Small-Talk und irrelevante Posts heraus.
  4. Inhalte extrahieren — Wichtige Entscheidungen, laufende Diskussionen, Action Items (mit Verantwortlichen, falls genannt), Updates und Ankündigungen pro Cluster ausziehen.
  5. Digest formatieren — Strukturierte Ausgabe mit klaren Überschriften pro Kategorie, Bullet Points, Channel-Referenz in Klammern und maximal 2–3 Sätzen pro Punkt.
  6. Versand oder Posting — Digest per E-Mail an den Verteiler senden oder in einen dedizierten Notion-/Chat-Channel posten.

Setup (Builder-Prompt)

Dieser Prompt muss im Workflow Builder des jeweiligen Tools eingegeben werden, das du für diesen Workflow einsetzt.
Erstelle einen Workflow, der täglich Nachrichten der letzten 24h aus definierten Slack/Teams-Channels abruft, diese thematisch clustert, Entscheidungen und Action Items extrahiert und einen strukturierten Daily Digest (Entscheidungen, Diskussionen, Action Items, Updates) per E-Mail versendet oder in einen Channel postet.

Testing

  • Test-Run manuell auslösen — Workflow einmalig starten und gegen einen aktiven Tag mit echtem Channel-Traffic laufen lassen. Beobachte den Lauf im Workflow-Log.
  • Was du prüfen solltest:
  • Nachrichten-Abruf: Alle konfigurierten Channels werden mit Nachrichten der letzten 24 Stunden ausgelesen
  • Clustering: Ähnliche Themen sind im Digest gruppiert, Small-Talk fällt raus
  • Extraktion: Entscheidungen, Action Items (mit Verantwortlichen), Updates und Diskussionen sind sauber getrennt
  • Format: Klare Überschriften, Bullet Points, max. 2–3 Sätze pro Punkt, Channel-Referenz in Klammern
  • Versand/Posting: Digest landet beim definierten Verteiler bzw. Channel mit korrekter Formatierung
  • Erwartetes Ergebnis: Eine gut strukturierte E-Mail oder ein Channel-Post mit den wichtigsten Entscheidungen, Diskussionen, Action Items und Updates der letzten 24 Stunden — übersichtlich nach Kategorien sortiert.
  • Edge Cases: Tage mit sehr wenig Traffic, Tage mit Hunderten Nachrichten, sehr lange Einzel-Threads, mehrsprachige Channels, Sprachnachrichten/Anhänge ohne Text-Inhalt, parallele Diskussionen zum selben Thema in mehreren Channels.

Go Live

  • Aktivieren, wenn alles funktioniert: Nachrichten-Abruf läuft stabil, Digest-Qualität ist konstant gut, Format und Versand sind verlässlich.
  • Empfehlung Rollout: Starte mit 2–3 Kern-Channels und einem kleinen Empfängerkreis. Nach 1–2 Wochen Channel-Liste und Output-Format im Team abstimmen, dann auf das gesamte Team ausrollen.
  • Erweiterungsmöglichkeiten: Sentiment-Analyse pro Channel, um Stimmung zu tracken. Mehrere Digests für verschiedene Teams/Abteilungen mit eigenen Channel-Sets. Wochen-Digest am Montag mit Highlights der Vorwoche. Action Items automatisch als Tasks im PM-Tool anlegen. Threading: zu jedem Action Item den Original-Thread verlinken.

Output

  • Daily Digest als E-Mail oder Channel-/Notion-Post mit Entscheidungen, Diskussionen, Action Items, Updates und Sonstigem
  • Strukturierte Markdown-/HTML-Nachricht mit Kategorien-Überschriften, Bullet Points und Channel-Referenzen

Häufige Fehler

  • Keine Nachrichten abgerufen: Channel-IDs und Bot-Berechtigungen prüfen
  • Digest zu lang oder zu kurz: Längen-Vorgabe (z. B. max. 2–3 Sätze pro Punkt) im Prompt explizit setzen
  • E-Mail kommt nicht an: SMTP-Einstellungen und Empfänger-Adressen kontrollieren
  • Zu viel Small-Talk im Digest: Im Prompt explizit „Ignoriere Small-Talk, Memes und reine Reaktionen“ ergänzen
  • Action Items ohne Verantwortliche: Im Prompt fordern, dass Verantwortliche explizit aus dem Thread gezogen oder als „unklar“ markiert werden

Screenshots

JSON / Export

slackteams-zusammenfassungen.jsonWorkflow JSON – Slack/Teams Zusammenfassungen

So richtest du den Workflow ein

Du hast zwei Wege, um diesen Workflow in Langdock anzulegen — wähle den, der besser zu deinem Setup passt.

Weitere Workflows

account_treeWorkflow
live_help

Kunden-FAQ Selfservice

Analysiert Kundenanfragen automatisch, durchsucht FAQ-Datenbanken und sendet Self-Service-Antworten oder erstellt Support-Tickets basierend auf Lösungswahrscheinlichkeit.

account_treeWorkflow
alt_route

Support-Ticket-Kategorisierung und Routing

Kategorisiert, priorisiert und weist Support-Tickets automatisch dem zuständigen Team zu und sendet eine personalisierte Erstantwort an den Kunden.

account_treeWorkflow
support_agent

IT-Helpdesk Ticketbearbeitung

Kategorisiert neue IT-Support-Tickets automatisch, sucht passende Lösungen in der Knowledge Base und weist sie dem zuständigen Team zu.

account_treeWorkflow
quickreply

FAQ-basierte Antwort-Vorschläge

Generiert automatisch personalisierte Antwort-Drafts für Support-Tickets basierend auf einer FAQ-Datenbank.