Vertragsprüfung
SEO-Optimierung für Blog

Projektstatus-Report

Aus den Projektdaten wird der wöchentliche Status-Report

So funktioniert dieser Workflow

  1. 1Zeit-TriggerWöchentlich (z. B. Freitag 16:00 Uhr)
  2. 2Daten abrufenAktive Projekte mit Tasks, Milestones, Deadlines und Ownern
  3. 3KI-AnalyseFortschritt in %, Blocker, priorisierte Risiken und überfällige Tasks
  4. 4Report generierenExecutive Summary, Fortschritt, Risiken, Verzögerungen, Next Steps
  5. 5AblageReport mit Datum im Dateinamen im Cloud-Ordner speichern
  6. 6VersandReport per E-Mail an den Stakeholder-Verteiler (optional als Draft)

Prompts zum Kopieren

Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.

Builder-Prompt

Baue einen Workflow nach der folgenden Spezifikation. Passe die Struktur an die Konzepte deines Tools an (z. B. Nodes, Steps, Zaps, Agenten-Aktionen) — erhalte dabei aber Trigger-Logik, Reihenfolge, Parallelität und Datenfluss.

## Ziel
Wöchentlich Projektdaten aus dem PM-Tool ziehen, Fortschritt, Risiken und Verzögerungen analysieren und einen fertigen Status-Report für Stakeholder ablegen und versenden.

## Trigger
- Typ: Zeitgesteuert, wöchentlich (z. B. Freitag 16:00 Uhr).

## Schritte (sequenziell)
1. Daten abrufen: NUR aktive Projekte (Filter zwingend, sonst fluten Altdaten den Report) — mit Tasks, Status, Milestones, Deadlines und Ownern.
2. Daten aufbereiten: abgeschlossene/laufende/überfällige Tasks je Projekt strukturieren.
3. KI-Schritt: Projekt-Analyse & Report — nutze EXAKT „Prompt 1“ (unten).
4. Ablage: Report im Cloud-Ordner speichern — Dateiname mit Datum + Projekt-ID (verhindert Kollisionen).
5. Output: Report per E-Mail an den Stakeholder-Verteiler senden — in der Einführungsphase als DRAFT an den Projekt-Lead zur Freigabe, danach optional automatisch.

## Prompts (exakt und unverändert übernehmen)
Prompt 1 – Projekt-Analyse & Report:
"""
Du bist ein erfahrener Projekt-Manager. Analysiere die folgenden Projekt-Daten und erstelle einen professionellen Wochen-Status-Report.

**Projekt-Daten:**
{{PROJEKT_DATEN}}

**Analysiere folgende Aspekte:**
1. **Fortschritt:** Welche Tasks wurden abgeschlossen? Wie ist der Gesamt-Fortschritt im Vergleich zum Plan?
2. **Risiken:** Welche potenziellen Risiken oder Blocker sind erkennbar?
3. **Verzögerungen:** Gibt es überfällige Tasks oder Projekte, die hinter dem Zeitplan liegen?
4. **Nächste Schritte:** Was sind die wichtigsten Tasks für die kommende Woche?

**Erstelle einen Report mit folgender Struktur:**

# Projekt-Status-Report – {{DATUM}}

## Executive Summary
[Kurze Zusammenfassung des Projekt-Status in 2-3 Sätzen]

## Fortschritt
- Abgeschlossene Tasks: [Anzahl]
- In Bearbeitung: [Anzahl]
- Gesamt-Fortschritt: [Prozent]
- Highlights der Woche: [Aufzählung]

## Risiken & Blocker
[Liste identifizierter Risiken mit Priorität]

## Verzögerungen
[Liste überfälliger oder verzögerter Tasks mit Verantwortlichen]

## Nächste Schritte
[Top 3-5 Prioritäten für nächste Woche]

## Team-Performance
[Optional: Auslastung und Performance-Hinweise]

Ton: Tonfall
Format: Professionell, übersichtlich, mit klaren Handlungsempfehlungen
"""

## Datenfluss
- Schritt 1/2 → 3: aufbereitete Projektdaten → {{PROJEKT_DATEN}}
- System → 3: aktuelles Datum → {{DATUM}}
- Schritt 3 → 4/5: fertiger Report

## Fehlerbehandlung
- Filter „aktive Projekte“ fehlt oder greift nicht: zwingend korrigieren — sonst wird der Report mit Altdaten geflutet.
- Projekt ohne Aktivität in der Woche: im Report kurz als „keine Bewegung“ ausweisen statt weglassen.
- Owner fehlen: Task ohne Verantwortlichen im Report markieren.
- LLM-Output unvollständig/nicht strukturiert: Struktur ist im Prompt vorgegeben — Output vor Ablage validieren, bei Fehler 1x wiederholen.
- Stakeholder-Verteiler veraltet: als Konfiguration pflegen, quartalsweise reviewen.
- Dateiname kollidiert: Datum + Projekt-ID verwenden (in Schritt 4 vorgesehen).

## Platzhalter-Konvention
Platzhalter in geschweiften Klammern füllt der Workflow zur Laufzeit selbst. Platzhalter in eckigen Klammern legt der User einmalig fest, bevor der Workflow aktiviert wird. Dynamisch gemappt werden: {{PROJEKT_DATEN}} und {{DATUM}} werden dynamisch gemappt (siehe Datenfluss). NICHT dynamisch ist: Tonfall — muss der User vor Aktivierung manuell festlegen. Die eckigen Klammern in der Report-Struktur sind Format-Anweisungen ans LLM und bleiben unverändert. Liste manuelle Platzhalter am Ende explizit auf.

## Selbst-Check vor Abschluss
Prüfe, bevor du den Workflow als fertig meldest:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden und greift der Filter auf aktive Projekte?
2. Ist der KI-Prompt vollständig und unverändert eingefügt und sind {{PROJEKT_DATEN}}/{{DATUM}} gemappt?
3. Funktionieren Ablage (Datum + Projekt-ID im Dateinamen) und Versand an den Verteiler?
4. Liste alle Punkte auf, die manuell konfiguriert werden müssen (z. B. PM-Tool-Zugang + Aktiv-Filter, Cloud-Ordner, Stakeholder-Verteiler, Draft-/Auto-Versandregel, Tonfall, LLM-API-Key).
Alternativ direkt importierenWorkflow-JSON herunterladen

Prompt – Projekt-Analyse & Report

Du bist ein erfahrener Projekt-Manager. Analysiere die folgenden Projekt-Daten und erstelle einen professionellen Wochen-Status-Report.

**Projekt-Daten:**
{{PROJEKT_DATEN}}

**Analysiere folgende Aspekte:**
1. **Fortschritt:** Welche Tasks wurden abgeschlossen? Wie ist der Gesamt-Fortschritt im Vergleich zum Plan?
2. **Risiken:** Welche potenziellen Risiken oder Blocker sind erkennbar?
3. **Verzögerungen:** Gibt es überfällige Tasks oder Projekte, die hinter dem Zeitplan liegen?
4. **Nächste Schritte:** Was sind die wichtigsten Tasks für die kommende Woche?

**Erstelle einen Report mit folgender Struktur:**

# Projekt-Status-Report – {{DATUM}}

## Executive Summary
[Kurze Zusammenfassung des Projekt-Status in 2-3 Sätzen]

## Fortschritt
- Abgeschlossene Tasks: [Anzahl]
- In Bearbeitung: [Anzahl]
- Gesamt-Fortschritt: [Prozent]
- Highlights der Woche: [Aufzählung]

## Risiken & Blocker
[Liste identifizierter Risiken mit Priorität]

## Verzögerungen
[Liste überfälliger oder verzögerter Tasks mit Verantwortlichen]

## Nächste Schritte
[Top 3-5 Prioritäten für nächste Woche]

## Team-Performance
[Optional: Auslastung und Performance-Hinweise]

Ton: Tonfall
Format: Professionell, übersichtlich, mit klaren Handlungsempfehlungen

Was dieser Workflow genau macht

Freitagnachmittag, und der Status-Report ist noch nicht geschrieben. Wer ihn macht, klickt sich durch das Projektmanagement-Tool, zählt abgeschlossene und überfällige Tasks zusammen, sucht die Verantwortlichen heraus und formuliert daraus eine Zusammenfassung — jede Woche neu und jede Woche etwas anders aufgebaut. Das ist Fleißarbeit, und sie fällt genau dann an, wenn die Woche ohnehin voll ist. Die teurere Folge ist die zweite: Wenn der Report erst am Montag kommt oder ganz ausfällt, fällt ein blockiertes Projekt erst auf, wenn es schon einen Termin gekostet hat.

Der Workflow hängt an einem Zeitplan. Freitagnachmittag zieht er die aktiven Projekte samt Tasks, Milestones, Deadlines und Ownern — nur die aktiven, sonst mischen abgeschlossene Vorhaben ihre alten Zahlen unter. Aus diesen Daten macht ein Sprachmodell den Bericht: Executive Summary, Fortschritt in Zahlen, Risiken nach Priorität, Verzögerungen mit Verantwortlichen und die Prioritäten für die kommende Woche. Der fertige Report bekommt Datum und Projekt-ID in den Dateinamen, landet im Cloud-Ordner und geht an den Stakeholder-Verteiler — in den ersten Wochen als Entwurf an den Projekt-Lead, der ihn vor dem Versand noch liest.

Der Unterschied zu einem Skill oder Agenten: Ein Workflow läuft von allein. Du richtest ihn einmal ein, danach arbeitet er ohne dich — es gibt kein Gespräch, in dem du etwas nachreichst. Einzustellen gibt es hier genau eine Sache: die Tonalität des Reports. Die Projektdaten und das Datum holt sich der Workflow zur Laufzeit selbst.

So richtest du ihn ein

Entscheide zuerst, wie du starten willst. Danach siehst du nur den passenden Weg.

Wie möchtest du den Workflow anlegen?

Beide Wege führen zum selben Aufbau.

Builder-Prompt: n8n · Make · Zapier · Langdock

Du siehst beim Aufbau zu und kannst eingreifen.

  1. Angaben oben ausfüllen und Builder-Prompt kopieren.
  2. Workflow-Tool öffnen, einen neuen Workflow anlegen und den KI-Chat wählen.
  3. Den Builder-Prompt einfügen.
  4. Den erzeugten Aufbau prüfen.

  1. Zugänge verbinden

    Projektmanagement-Tool, Cloud-Speicher, E-Mail-Versand und der LLM-Zugang müssen angebunden sein, bevor der Workflow das erste Mal läuft.

  2. Filter auf aktive Projekte setzen

    Ohne ihn zieht der Abruf auch abgeschlossene und archivierte Vorhaben mit, und der Report ist mit Altdaten geflutet.

  3. Den Teil-Prompt in den KI-Schritt einsetzen

    Er erwartet die aufbereiteten Projektdaten und das Datum aus den Schritten davor — wer ihn umschreibt, muss diese Übergaben mitziehen.

  4. Ablage und Verteiler festlegen

    Ein Cloud-Ordner für die Reports, ein Dateiname aus Datum und Projekt-ID, und eine gepflegte Empfängerliste für den Versand.

  5. Testlauf gegen ein laufendes Projekt

    Manuell auslösen und prüfen, ob alle aktiven Projekte mit Tasks, Deadlines und Ownern ankommen und der Report jede Rubrik gefüllt hat.

  6. Randfälle durchspielen

    Ein Projekt ohne Bewegung in dieser Woche, ein Task ohne Verantwortlichen, ein Report über mehrere Projekte — an diesen drei Stellen bricht die Struktur zuerst.

  7. Die ersten Wochen als Entwurf fahren

    Zwei bis drei Reports gehen an den Projekt-Lead statt an den Verteiler, bis Tonalität, Detailtiefe und Risiko-Kriterien sitzen.

  8. Auf automatischen Versand umstellen

    Sobald drei Reports hintereinander ohne Korrektur durchgehen, geht der Bericht direkt an die Stakeholder.

Wenn dein Workflow läuft

Du bist fertig. Diese Hinweise brauchst du erst, wenn etwas hakt oder du den Workflow erweitern möchtest.

  • Report voller AltprojekteFilter auf aktive Projekte prüfen
  • Report ohne erkennbare StrukturAusgabe vor der Ablage validieren und einmal wiederholen lassen
  • Datei überschreibt die VorwocheDatum und Projekt-ID im Dateinamen prüfen
  • Report erreicht niemandenVerteiler und E-Mail-Anbindung prüfen

So richtest du ihn ein

  1. Angaben oben ausfüllen und Prompts kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  1. Zugänge verbinden: Projektmanagement-Tool, Cloud-Speicher, E-Mail-Versand und der LLM-Zugang müssen angebunden sein, bevor der Workflow das erste Mal läuft.
  2. Filter auf aktive Projekte setzen: Ohne ihn zieht der Abruf auch abgeschlossene und archivierte Vorhaben mit, und der Report ist mit Altdaten geflutet.
  3. Den Teil-Prompt in den KI-Schritt einsetzen: Er erwartet die aufbereiteten Projektdaten und das Datum aus den Schritten davor — wer ihn umschreibt, muss diese Übergaben mitziehen.
  4. Ablage und Verteiler festlegen: Ein Cloud-Ordner für die Reports, ein Dateiname aus Datum und Projekt-ID, und eine gepflegte Empfängerliste für den Versand.
  5. Testlauf gegen ein laufendes Projekt: Manuell auslösen und prüfen, ob alle aktiven Projekte mit Tasks, Deadlines und Ownern ankommen und der Report jede Rubrik gefüllt hat.
  6. Randfälle durchspielen: Ein Projekt ohne Bewegung in dieser Woche, ein Task ohne Verantwortlichen, ein Report über mehrere Projekte — an diesen drei Stellen bricht die Struktur zuerst.
  7. Die ersten Wochen als Entwurf fahren: Zwei bis drei Reports gehen an den Projekt-Lead statt an den Verteiler, bis Tonalität, Detailtiefe und Risiko-Kriterien sitzen.
  8. Auf automatischen Versand umstellen: Sobald drei Reports hintereinander ohne Korrektur durchgehen, geht der Bericht direkt an die Stakeholder.
  9. Wenn es hakt: Report voller Altprojekte (Filter auf aktive Projekte prüfen), Report ohne erkennbare Struktur (Ausgabe vor der Ablage validieren und einmal wiederholen lassen), Datei überschreibt die Vorwoche (Datum und Projekt-ID im Dateinamen prüfen), Report erreicht niemanden (Verteiler und E-Mail-Anbindung prüfen).
  10. Ausbauen: Vergleich zur Vorwoche, Eskalations-Alert bei kritischen Risiken, ein gebündelter Report über mehrere Projekte, Team-Auslastung als eigene Rubrik.

Screenshots

Alle Workflows