So funktioniert dieser Workflow
- TriggerNeuer Mitarbeitender im HR-System (Status „Aktiv“ oder „Zukünftig“)
- Daten ladenName, Rolle, Team, Standort und Startdatum
- Checkliste generieren15–25 Tasks in 4 Kategorien (IT, HR, Fachlich, Team), 30/60/90 Tage
- Tasks anlegenMit Owner (IT/Manager/HR) und Due Date (Startdatum + due_days)
- Manager & IT benachrichtigenTeam-Chat mit Daten und Link zum Projekt
- Manager-ReviewCheckliste vor dem Start prüfen, anpassen, ergänzen
Prompts zum Kopieren
Prompt – Onboarding-Checkliste
Was dieser Workflow genau macht
Ein neuer Mitarbeitender fängt in drei Wochen an, und die Vorbereitung beginnt meistens damit, dass jemand die Checkliste des letzten Starts heraussucht und umschreibt. Was für eine Entwicklerin gilt, gilt für den Vertrieb nicht — also fehlt am Ende die Hälfte: Der Laptop ist nicht bestellt, der Zugang zum CRM nicht beantragt, das erste Teammeeting steht nirgends. Am ersten Tag sitzt dann jemand da und wartet, HR telefoniert hinterher, und ausgerechnet die Woche, in der der Eindruck entsteht, geht verloren.
Der Workflow hängt am HR-System und wacht auf, sobald dort jemand mit Status „Aktiv“ oder „Zukünftig“ angelegt wird. Er zieht sich Rolle, Abteilung, Standort und Startdatum und lässt daraus eine Checkliste schreiben, die zu genau dieser Position passt: 15 bis 25 Aufgaben in vier Bereichen — IT-Setup, HR-Formalitäten, fachliche Einarbeitung und Team-Integration. Jede Aufgabe bekommt einen Verantwortlichen und ein Datum, gerechnet ab dem Startdatum, und landet als Task im Projektwerkzeug. Zum Schluss gehen die Eckdaten und der Link zum Board an Manager und IT in den Team-Chat. Fehlt das Startdatum, legt er gar nichts an, sondern meldet sich bei HR — eine Aufgabe ohne Frist ist schlechter als keine.
Der Unterschied zu einem Skill oder Agenten: Ein Workflow läuft von allein. Du richtest ihn einmal ein, danach arbeitet er ohne dich — es gibt kein Gespräch, in dem du etwas nachreichst. Und hier gibt es nichts einzustellen: Alles, was er über den neuen Mitarbeitenden wissen muss, steht im HR-System und kommt von dort. Einmalig verbindest du nur die Zugänge, das Ziel-Projekt und die Zuordnung, wer IT, Manager und HR bei euch tatsächlich sind.
So richtest du ihn ein
Entscheide zuerst, wie du starten willst. Danach siehst du nur den passenden Weg.
Wie möchtest du den Workflow anlegen?
Beide Wege führen zum selben Aufbau.
Du siehst beim Aufbau zu und kannst eingreifen.
- Builder-Prompt oben kopieren.
- Workflow-Tool öffnen, einen neuen Workflow anlegen und den KI-Chat wählen.
- Den Builder-Prompt einfügen.
- Den erzeugten Aufbau prüfen.
Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft
Das HR-System (Personio, BambooHR o. ä.), ein Projektwerkzeug für Tasks mit Fälligkeiten, den Team-Chat für Manager und IT und einen LLM-Zugang. Am Auslöser im HR-System scheitert es am häufigsten — er muss bei neu angelegten Mitarbeitenden feuern, nicht bei jeder Änderung an einem bestehenden Datensatz.
Owner-Zuordnung einmalig festlegen
Die Checkliste kommt mit den Rollen IT, Manager, HR und Mitarbeiter zurück. Hinterleg im Workflow, wer das bei euch konkret ist, sonst landen die Tasks im Projekt, ohne dass sich jemand zuständig fühlt.
Den Teil-Prompt in den KI-Schritt einsetzen
Er bekommt Name, Position, Abteilung, Startdatum und Standort aus dem HR-Datensatz und gibt ein JSON-Array zurück. Wer ihn umschreibt, muss das Format so lassen, wie es ist — der nächste Schritt liest genau diese vier Angaben je Aufgabe.
Mit einem Test-Datensatz laufen lassen
Leg im HR-System einen erfundenen Mitarbeitenden mit vollständigen Daten an, Rolle und Abteilung inklusive. Am Ende müssen 15 bis 25 Aufgaben in vier Kategorien im Projekt stehen, jede mit Verantwortlichem und Fälligkeit.
Die Fälligkeiten gegen den Kalender rechnen
Eine Aufgabe für Tag 30 muss auf dem Startdatum plus 30 Tage liegen, nicht auf dem Tag, an dem der Workflow lief. Das ist der Fehler, der still passiert und erst auffällt, wenn jemand eine Frist reißt.
Die Grenzfälle durchspielen, bevor du scharf schaltest
Ein Datensatz ohne Startdatum — der Lauf muss stoppen und HR melden statt Aufgaben ohne Frist anzulegen; zwei Anlagen kurz hintereinander — jede Checkliste bleibt für sich; und eine Position, für die es bei euch noch kein Muster gibt.
Mit einem Team starten
Nimm eine Abteilung, lies vier Wochen lang mit, was je Position vorgeschlagen wird, und schärf den Prompt dort nach, wo immer wieder dasselbe fehlt. Erst danach auf alle Teams ausrollen.
Wenn dein Workflow läuft
Du bist fertig. Diese Hinweise brauchst du erst, wenn etwas hakt oder du den Workflow erweitern möchtest.
- Auslöser feuert nichtEreignistyp, Adresse und Token im HR-System prüfen
- Aufgaben ohne FälligkeitDatumsrechnung ab dem Startdatum nachrechnen
- Antwort der KI nicht lesbarFormatvorgabe strikt halten und einen zweiten Versuch erlauben
- Aufgaben im falschen ProjektZiel-Board und Berechtigungen prüfen
So richtest du ihn ein
- Prompts kopieren —Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
- Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft: das HR-System (Personio, BambooHR o. ä.), ein Projektwerkzeug für Tasks mit Fälligkeiten, den Team-Chat für Manager und IT und einen LLM-Zugang. Am Auslöser im HR-System scheitert es am häufigsten — er muss bei neu angelegten Mitarbeitenden feuern, nicht bei jeder Änderung an einem bestehenden Datensatz.
- Owner-Zuordnung einmalig festlegen: Die Checkliste kommt mit den Rollen IT, Manager, HR und Mitarbeiter zurück. Hinterleg im Workflow, wer das bei euch konkret ist, sonst landen die Tasks im Projekt, ohne dass sich jemand zuständig fühlt.
- Den Teil-Prompt in den KI-Schritt einsetzen: Er bekommt Name, Position, Abteilung, Startdatum und Standort aus dem HR-Datensatz und gibt ein JSON-Array zurück. Wer ihn umschreibt, muss das Format so lassen, wie es ist — der nächste Schritt liest genau diese vier Angaben je Aufgabe.
- Mit einem Test-Datensatz laufen lassen: Leg im HR-System einen erfundenen Mitarbeitenden mit vollständigen Daten an, Rolle und Abteilung inklusive. Am Ende müssen 15 bis 25 Aufgaben in vier Kategorien im Projekt stehen, jede mit Verantwortlichem und Fälligkeit.
- Die Fälligkeiten gegen den Kalender rechnen: Eine Aufgabe für Tag 30 muss auf dem Startdatum plus 30 Tage liegen, nicht auf dem Tag, an dem der Workflow lief. Das ist der Fehler, der still passiert und erst auffällt, wenn jemand eine Frist reißt.
- Die Grenzfälle durchspielen, bevor du scharf schaltest: ein Datensatz ohne Startdatum — der Lauf muss stoppen und HR melden statt Aufgaben ohne Frist anzulegen; zwei Anlagen kurz hintereinander — jede Checkliste bleibt für sich; und eine Position, für die es bei euch noch kein Muster gibt.
- Mit einem Team starten: Nimm eine Abteilung, lies vier Wochen lang mit, was je Position vorgeschlagen wird, und schärf den Prompt dort nach, wo immer wieder dasselbe fehlt. Erst danach auf alle Teams ausrollen.
- Wenn es hakt: Auslöser feuert nicht (Ereignistyp, Adresse und Token im HR-System prüfen), Aufgaben ohne Fälligkeit (Datumsrechnung ab dem Startdatum nachrechnen), Antwort der KI nicht lesbar (Formatvorgabe strikt halten und einen zweiten Versuch erlauben), Aufgaben im falschen Projekt (Ziel-Board und Berechtigungen prüfen).
- Ausbauen: Kalendereinträge für die ersten Termine, Willkommensnachricht ans Team, Buddy-Zuordnung, Feedback-Umfrage nach 30 Tagen.