Automatisierte Meeting-Nachbereitung

Beschreibung

Dieser Workflow übernimmt die komplette Nachbereitung deiner Meetings: Sobald ein Termin endet, zieht er das Transkript, erstellt ein strukturiertes Memo mit Action Items und verschickt das Follow-up an alle Teilnehmer. Statt 20–30 Minuten Handarbeit pro Meeting liegt kurz danach alles sauber dokumentiert vor.

Memo in Minuten: strukturierte Zusammenfassung direkt nach Meeting-Ende, ohne Handarbeit
Action Items lückenlos: jede Aufgabe mit Verantwortlichem und Deadline festgehalten
Follow-ups automatisch: alle Teilnehmer bekommen dieselbe professionelle Mail
Wissen gesichert: Memo landet samt Metadaten und Recording-Link im Notizsystem

Voraussetzungen

groupsMeeting-Tool mit Transkript: Zoom, Meet oder Teams (Transkription aktiviert)

calendar_monthKalender-Tool: Google oder Outlook als Trigger + Teilnehmer-Metadaten

descriptionNotiz- & E-Mail-Tool: Notion/OneNote fürs Memo, Gmail/Outlook fürs Follow-up

keyLLM-Zugang: OpenAI, Claude oder Gemini (API-Key)

Testing

scienceTest-Meeting: 5–10 Min. mit aktivierter Transkription durchspielen

fact_checkMemo prüfen: Kernthemen, Entscheidungen und Action Items vollständig?

mark_email_readMail & Ablage: Ging das Follow-up an alle, liegt das Memo richtig?

timerTiming & Edge Cases: In 5–10 Min. fertig? Kurze und externe Meetings testen

Go Live

check_circleFreigeben: Erst aktivieren, wenn das Test-Meeting sauber durchläuft

articleMemo-Template: Einheitliche Struktur über alle Meetings festlegen

ruleVersandregel: Intern Auto-Send, extern Draft zur Prüfung definieren

tuneSchärfen: 10 Meetings mitlesen, Prompt und Tonalität justieren

Häufige Fehler

timer_offTranskript noch nicht da: Trigger 5–10 Min. verzögern oder Polling einbauen

forward_to_inboxExterne Mail auto-versendet: Versandregel strikt intern/extern trennen

group_offTeilnehmer fehlen: Kalender-Berechtigungen für Attendees prüfen

mic_offMemo unvollständig: Transkript-Qualität (Mikro, Störgeräusche) verbessern

Setup (Builder-Prompt)

Dieser Prompt muss im Workflow Builder des jeweiligen Tools eingegeben werden, das du für diesen Workflow einsetzt.

Erstelle einen Workflow, der nach Meeting-Ende automatisch das Transkript abruft, daraus ein strukturiertes Memo (Zusammenfassung, Entscheidungen, Action Items, nächste Schritte) generiert, im Notizsystem speichert und eine Follow-up-E-Mail an alle Teilnehmer als Draft (oder optional versendet) erstellt.

Prompt – Meeting-Analyse & Memo

Zweck: Transkript analysieren und strukturiertes Meeting-Memo mit Zusammenfassung, Action Items und nächsten Schritten erstellen.

Analysiere das folgende Meeting-Transkript und erstelle ein strukturiertes Meeting-Memo.

**Meeting-Details:**
- Datum: [MEETING_DATUM]
- Teilnehmer: [TEILNEHMER_LISTE]
- Dauer: [MEETING_DAUER]

**Transkript:**
[MEETING_TRANSKRIPT]

Erstelle ein Meeting-Memo mit folgender Struktur:

# Meeting-Zusammenfassung

## Kernthemen
[Fasse die 3-5 wichtigsten besprochenen Themen zusammen]

## Entscheidungen
[Liste alle getroffenen Entscheidungen auf]

## Action Items
[Erstelle eine nummerierte Liste aller Aufgaben mit verantwortlicher Person und Deadline, falls erwähnt]

## Nächste Schritte
[Beschreibe die vereinbarten nächsten Schritte und das weitere Vorgehen]

## Offene Fragen
[Liste ungelöste Fragen oder Themen auf, die vertagt wurden]

Achte auf [UNTERNEHMENS_TONALITÄT] und priorisiere Klarheit und Handlungsorientierung.

Prompt – Follow-up-E-Mail

Zweck: Auf Basis des Meeting-Memos eine personalisierte Follow-up-E-Mail für alle Teilnehmer erstellen.

Erstelle eine professionelle Follow-up-E-Mail basierend auf dem folgenden Meeting-Memo.

**Meeting-Memo:**
[MEETING_MEMO]

**E-Mail-Anforderungen:**
- Betreff: Kurz und prägnant, enthält Meeting-Thema und Datum
- Anrede: [ANREDE_STIL]
- Ton: [UNTERNEHMENS_TONALITÄT]
- Struktur: Kurze Einleitung, Zusammenfassung der Kernpunkte, Action Items mit Verantwortlichen, Dankeschön und Ausblick

**Zusätzliche Informationen:**
- Nächstes Meeting: [NAECHSTES_MEETING]
- Besondere Hinweise: [BESONDERE_HINWEISE]

Formuliere die E-Mail so, dass sie direkt versendet werden kann. Hebe Action Items klar hervor und stelle sicher, dass jeder Teilnehmer seine Aufgaben sofort erkennt.

JSON / Export

Importiere den fertigen Workflow direkt: lade die JSON-Datei herunter und spiele sie in deinem Tool ein (z. B. Langdock).

downloadWorkflow-JSON herunterladen

So richtest du den Workflow ein

Du hast zwei Wege, um diesen Workflow in Langdock anzulegen — wähle den, der besser zu deinem Setup passt.