Knowledge Base Update aus Support-Tickets
Rechnungsverarbeitung

Automatisierte Meeting-Nachbereitung

Aus dem Transkript werden Memo und Follow-up-Mail

So funktioniert dieser Workflow

  1. 1TriggerMeeting endet (Kalender-Event), 5–10 Min. Puffer fürs Transkript
  2. 2Transkript & Metadaten abrufenTranskript, Teilnehmer, Datum, Recording-Link
  3. 3Memo erstellenKernthemen, Entscheidungen, Action Items mit Deadlines
  4. 4Memo speichernStrukturiert im Notizsystem mit allen Metadaten ablegen
  5. 5Follow-up-Mail erzeugenZusammenfassung und Action Items pro Person
  6. 6Versand oder DraftIntern automatisch senden, extern als Draft zur Prüfung

Prompts zum Kopieren

Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.

Builder-Prompt

Der Builder-Prompt baut den Workflow. Die zwei Prompts darunter laufen später in ihm — sie gehören in die beiden KI-Schritte.

Baue einen Workflow nach der folgenden Spezifikation. Passe die Struktur an die Konzepte deines Tools an (z. B. Nodes, Steps, Zaps, Agenten-Aktionen) — erhalte dabei aber Trigger-Logik, Reihenfolge, die Versand-Verzweigung und den Datenfluss.

## Ziel
Nach jedem Meeting automatisch das Transkript abrufen, ein strukturiertes Memo mit Action Items erstellen, im Notizsystem ablegen und ein Follow-up an alle Teilnehmer vorbereiten.

## Trigger
- Typ: Meeting-Ende (Kalender-Event) — mit 5–10 Minuten Verzögerung, damit das Transkript verfügbar ist.

## Schritte
1. Transkript & Metadaten abrufen: Transkript aus dem Meeting-Tool (Zoom, Meet, Teams), dazu Teilnehmerliste, Datum, Dauer und Recording-Link aus dem Kalender.
2. KI-Schritt: Meeting-Analyse & Memo — nutze EXAKT „Prompt 1“ (unten).
3. Memo speichern: strukturiert im Notizsystem (Notion/OneNote) ablegen — inkl. Metadaten und Recording-Link.
4. KI-Schritt: Follow-up-E-Mail — nutze EXAKT „Prompt 2“ (unten) mit dem Memo aus Schritt 2.
5. VERZWEIGUNG (Versandregel): NUR-INTERNE Teilnehmer → E-Mail automatisch senden; MINDESTENS EIN EXTERNER Teilnehmer → E-Mail als DRAFT zur Prüfung speichern. Diese Regel ist verpflichtend.

## Prompts (exakt und unverändert übernehmen)
Prompt 1 – Meeting-Analyse & Memo:
"""
Analysiere das folgende Meeting-Transkript und erstelle ein strukturiertes Meeting-Memo.

**Meeting-Details:**
- Datum: {{MEETING_DATUM}}
- Teilnehmer: {{TEILNEHMER_LISTE}}
- Dauer: {{MEETING_DAUER}}

**Transkript:**
{{MEETING_TRANSKRIPT}}

Erstelle ein Meeting-Memo mit folgender Struktur:

# Meeting-Zusammenfassung

## Kernthemen
[Fasse die 3-5 wichtigsten besprochenen Themen zusammen]

## Entscheidungen
[Liste alle getroffenen Entscheidungen auf]

## Action Items
[Erstelle eine nummerierte Liste aller Aufgaben mit verantwortlicher Person und Deadline, falls erwähnt]

## Nächste Schritte
[Beschreibe die vereinbarten nächsten Schritte und das weitere Vorgehen]

## Offene Fragen
[Liste ungelöste Fragen oder Themen auf, die vertagt wurden]

Achte auf Unternehmens Tonalität und priorisiere Klarheit und Handlungsorientierung.
"""

Prompt 2 – Follow-up-E-Mail:
"""
Erstelle eine professionelle Follow-up-E-Mail basierend auf dem folgenden Meeting-Memo.

**Meeting-Memo:**
{{MEETING_MEMO}}

**E-Mail-Anforderungen:**
- Betreff: Kurz und prägnant, enthält Meeting-Thema und Datum
- Anrede: Anrede Stil
- Ton: Unternehmens Tonalität
- Struktur: Kurze Einleitung, Zusammenfassung der Kernpunkte, Action Items mit Verantwortlichen, Dankeschön und Ausblick

**Zusätzliche Informationen:**
- Nächstes Meeting: {{NAECHSTES_MEETING}}
- Besondere Hinweise: Besondere Hinweise

Formuliere die E-Mail so, dass sie direkt versendet werden kann. Hebe Action Items klar hervor und stelle sicher, dass jeder Teilnehmer seine Aufgaben sofort erkennt.
"""

## Datenfluss
- Schritt 1 → 2: {{MEETING_DATUM}}, {{TEILNEHMER_LISTE}}, {{MEETING_DAUER}}, {{MEETING_TRANSKRIPT}}
- Schritt 2 → 3/4: fertiges Memo → {{MEETING_MEMO}}
- Kalender → 4: {{NAECHSTES_MEETING}} (nächster gemeinsamer Termin, falls vorhanden — sonst leer lassen)
- Schritt 1 → 5: Teilnehmer-Domains für die intern/extern-Prüfung

## Fehlerbehandlung
- Transkript noch nicht verfügbar: Verzögerung erhöhen oder Polling mit max. 3 Versuchen; danach Hinweis an den Organisator statt leerem Memo.
- Meeting ohne Transkript (Transkription deaktiviert): Lauf überspringen und Hinweis senden.
- Externe Teilnehmer: NIEMALS automatisch senden — Versandregel aus Schritt 5 strikt umsetzen.
- Teilnehmerliste unvollständig: Kalender-Berechtigungen für Attendees prüfen.
- Sehr langes Transkript (Token-Limit): in Abschnitte teilen, pro Abschnitt analysieren und im Memo zusammenführen.
und reicht sie weiter. Sie bleiben als Platzhalter stehen.

## Platzhalter-Konvention
Platzhalter in geschweiften Klammern füllt der Workflow zur Laufzeit selbst. Platzhalter in eckigen Klammern legt der User einmalig fest, bevor der Workflow aktiviert wird. Dynamisch gemappt werden: {{MEETING_DATUM}}, {{TEILNEHMER_LISTE}}, {{MEETING_DAUER}}, {{MEETING_TRANSKRIPT}}, {{MEETING_MEMO}}, {{NAECHSTES_MEETING}} (siehe Datenfluss). NICHT dynamisch sind: Unternehmens Tonalität, Anrede Stil und Besondere Hinweise (optional, sonst leer) — diese muss der User vor Aktivierung manuell festlegen. Die eckigen Klammern in der Memo-Struktur sind Format-Anweisungen ans LLM und bleiben unverändert. Liste manuelle Platzhalter am Ende explizit auf.

## Selbst-Check vor Abschluss
Prüfe, bevor du den Workflow als fertig meldest:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden — inklusive Transkript-Verzögerung und der intern/extern-Versandverzweigung?
2. Sind beide KI-Prompts vollständig und unverändert eingefügt und alle dynamischen Platzhalter gemappt?
3. Wird das Memo mit Metadaten und Recording-Link am richtigen Ort abgelegt?
4. Liste alle Punkte auf, die manuell konfiguriert werden müssen (z. B. Meeting-Tool mit aktivierter Transkription, Kalender-Zugang, Notizsystem-Ziel, interne Domain(s) für die Versandregel, Tonalität/Anrede, LLM-API-Key).
Alternativ direkt importierenWorkflow-JSON herunterladen

Prompt – Meeting-Analyse & Memo

Zweck: Transkript analysieren und strukturiertes Meeting-Memo mit Zusammenfassung, Action Items und nächsten Schritten erstellen.

Analysiere das folgende Meeting-Transkript und erstelle ein strukturiertes Meeting-Memo.

**Meeting-Details:**
- Datum: {{MEETING_DATUM}}
- Teilnehmer: {{TEILNEHMER_LISTE}}
- Dauer: {{MEETING_DAUER}}

**Transkript:**
{{MEETING_TRANSKRIPT}}

Erstelle ein Meeting-Memo mit folgender Struktur:

# Meeting-Zusammenfassung

## Kernthemen
[Fasse die 3-5 wichtigsten besprochenen Themen zusammen]

## Entscheidungen
[Liste alle getroffenen Entscheidungen auf]

## Action Items
[Erstelle eine nummerierte Liste aller Aufgaben mit verantwortlicher Person und Deadline, falls erwähnt]

## Nächste Schritte
[Beschreibe die vereinbarten nächsten Schritte und das weitere Vorgehen]

## Offene Fragen
[Liste ungelöste Fragen oder Themen auf, die vertagt wurden]

Achte auf Unternehmens Tonalität und priorisiere Klarheit und Handlungsorientierung.

Prompt – Follow-up-E-Mail

Zweck: Auf Basis des Meeting-Memos eine personalisierte Follow-up-E-Mail für alle Teilnehmer erstellen.

Erstelle eine professionelle Follow-up-E-Mail basierend auf dem folgenden Meeting-Memo.

**Meeting-Memo:**
{{MEETING_MEMO}}

**E-Mail-Anforderungen:**
- Betreff: Kurz und prägnant, enthält Meeting-Thema und Datum
- Anrede: Anrede Stil
- Ton: Unternehmens Tonalität
- Struktur: Kurze Einleitung, Zusammenfassung der Kernpunkte, Action Items mit Verantwortlichen, Dankeschön und Ausblick

**Zusätzliche Informationen:**
- Nächstes Meeting: {{NAECHSTES_MEETING}}
- Besondere Hinweise: Besondere Hinweise

Formuliere die E-Mail so, dass sie direkt versendet werden kann. Hebe Action Items klar hervor und stelle sicher, dass jeder Teilnehmer seine Aufgaben sofort erkennt.

Was dieser Workflow genau macht

Nach jedem Meeting beginnt dieselbe Arbeit: Notizen sortieren, Entscheidungen festhalten, Aufgaben mit Namen und Fristen versehen, eine Mail an alle schreiben. Zwanzig bis dreißig Minuten pro Termin — und je später man dazu kommt, desto mehr fehlt.

Dieser Workflow übernimmt sie. Sobald ein Termin endet, wartet er, bis das Transkript bereitliegt, und holt es samt Teilnehmerliste, Datum, Dauer und Recording-Link. Daraus baut er ein Memo mit Kernthemen, Entscheidungen, Action Items samt Verantwortlichen und Fristen, nächsten Schritten und offenen Fragen, legt es im Notizsystem ab und formuliert daraus die Follow-up-Mail. Saßen nur interne Leute im Termin, geht sie automatisch raus; war jemand von außen dabei, bleibt sie als Entwurf zur Prüfung liegen.

Der Unterschied zu einem Skill oder Agenten: Ein Workflow läuft von allein. Du richtest ihn einmal ein, danach arbeitet er ohne dich — es gibt kein Gespräch, in dem du etwas nachreichst. Deine Stellschrauben sind Tonalität, Anrede und ein fester Hinweis, der in jeder Mail stehen soll.

So richtest du ihn ein

Entscheide zuerst, wie du starten willst. Danach siehst du nur den passenden Weg.

Wie möchtest du den Workflow anlegen?

Beide Wege führen zum selben Aufbau.

Builder-Prompt: n8n · Make · Zapier · Langdock

Du siehst beim Aufbau zu und kannst eingreifen.

  1. Angaben oben ausfüllen und Builder-Prompt kopieren.
  2. Workflow-Tool öffnen, einen neuen Workflow anlegen und den KI-Chat wählen.
  3. Den Builder-Prompt einfügen.
  4. Den erzeugten Aufbau prüfen.

  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft

    Ein Meeting-Werkzeug mit eingeschalteter Transkription (Zoom, Meet, Teams), der Kalender als Auslöser und als Quelle der Teilnehmerliste, ein Notizsystem fürs Memo (Notion, OneNote), ein Postfach für den Versand und ein LLM-Zugang. An der Transkription scheitert es am häufigsten — ist sie aus, hat der Analyse-Schritt nichts zu lesen.

  2. Die zwei Teil-Prompts in die KI-Schritte einsetzen

    Unverändert. Der zweite arbeitet mit dem Memo aus dem ersten; wer einen umschreibt, muss die Platzhalter des anderen mitziehen.

  3. Festlegen, welche Mail-Domains als intern gelten

    Daran hängt die Verzweigung am Ende. Ohne diese Liste kann der Workflow nicht unterscheiden, ob er senden oder einen Entwurf ablegen soll, und im Zweifel geht die Mail an Externe raus.

  4. Mit einem echten, kurzen Termin testen

    Fünf bis zehn Minuten, Transkription an. Prüf drei Dinge — stehen alle Kernthemen und Entscheidungen im Memo, hat jedes Action Item eine Person und eine Frist, und liegt das Memo am richtigen Ort samt Teilnehmern, Datum und Recording-Link?

  5. Die Grenzfälle durchspielen, bevor du live gehst

    Ein Termin mit einer externen Person (die Mail muss als Entwurf liegen bleiben), ein sehr kurzer ohne echte Beschlüsse, ein sehr langer über dem Token-Limit und einer, dessen Transkript verspätet kommt. Genau dort entscheidet sich, ob eine halbfertige Mail bei Kunden landet.

  6. Konservativ starten

    Erst eine Meeting-Reihe, die ersten zehn Läufe mitlesen. Daraus kommen die Korrekturen an Ton und Aufbau — eine Memo-Gliederung, die über alle Meetings gleich bleibt, macht die Ablage später durchsuchbar.

Wenn dein Workflow läuft

Du bist fertig. Diese Hinweise brauchst du erst, wenn etwas hakt oder du den Workflow erweitern möchtest.

  • Das Transkript ist noch nicht daVerzögerung erhöhen oder in Abständen nachfragen
  • Eine Mail ist ungeprüft nach außen gegangenTrennung intern/extern prüfen
  • Teilnehmer fehlenKalender-Berechtigungen für die Teilnehmerliste
  • Das Memo bleibt dünnTonqualität im Termin — Mikrofon, Störgeräusche

So richtest du ihn ein

  1. Angaben oben ausfüllen und Prompts kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft: ein Meeting-Werkzeug mit eingeschalteter Transkription (Zoom, Meet, Teams), der Kalender als Auslöser und als Quelle der Teilnehmerliste, ein Notizsystem fürs Memo (Notion, OneNote), ein Postfach für den Versand und ein LLM-Zugang. An der Transkription scheitert es am häufigsten — ist sie aus, hat der Analyse-Schritt nichts zu lesen.
  2. Die zwei Teil-Prompts in die KI-Schritte einsetzen: Unverändert. Der zweite arbeitet mit dem Memo aus dem ersten; wer einen umschreibt, muss die Platzhalter des anderen mitziehen.
  3. Festlegen, welche Mail-Domains als intern gelten — daran hängt die Verzweigung am Ende. Ohne diese Liste kann der Workflow nicht unterscheiden, ob er senden oder einen Entwurf ablegen soll, und im Zweifel geht die Mail an Externe raus.
  4. Mit einem echten, kurzen Termin testen: fünf bis zehn Minuten, Transkription an. Prüf drei Dinge — stehen alle Kernthemen und Entscheidungen im Memo, hat jedes Action Item eine Person und eine Frist, und liegt das Memo am richtigen Ort samt Teilnehmern, Datum und Recording-Link?
  5. Die Grenzfälle durchspielen, bevor du live gehst: ein Termin mit einer externen Person (die Mail muss als Entwurf liegen bleiben), ein sehr kurzer ohne echte Beschlüsse, ein sehr langer über dem Token-Limit und einer, dessen Transkript verspätet kommt. Genau dort entscheidet sich, ob eine halbfertige Mail bei Kunden landet.
  6. Konservativ starten: erst eine Meeting-Reihe, die ersten zehn Läufe mitlesen. Daraus kommen die Korrekturen an Ton und Aufbau — eine Memo-Gliederung, die über alle Meetings gleich bleibt, macht die Ablage später durchsuchbar.
  7. Wenn es hakt, sind es fast immer dieselben vier Stellen: das Transkript ist noch nicht da (Verzögerung erhöhen oder in Abständen nachfragen), eine Mail ist ungeprüft nach außen gegangen (Trennung intern/extern prüfen), Teilnehmer fehlen (Kalender-Berechtigungen für die Teilnehmerliste), das Memo bleibt dünn (Tonqualität im Termin — Mikrofon, Störgeräusche).

Screenshots

Alle Workflows