Support-Ticket-Kategorisierung und Routing
Lead-Qualifizierung

Kunden-Onboarding

Aus jedem Abschluss werden Tasks und eine Welcome-Mail

So funktioniert dieser Workflow

  1. 1TriggerNeuer Kunde im CRM (Status „Kunde“)
  2. 2Kundendaten abrufenName, Branche, Produkt, Größe, Ansprechpartner
  3. 3Onboarding-Checkliste5–8 Branchen-/produktspezifische Tasks mit Zeitschätzung
  4. 4Tasks anlegenIm Onboarding-Board erstellen und dem CSM zuweisen
  5. 5Welcome-Mail-DraftBegrüßung, CSM-Vorstellung, nächste Schritte, Kick-off-Slots
  6. 6CSM benachrichtigenTeam-Chat mit Kundendaten, Task-Link und Mail-Draft

Prompts zum Kopieren

Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.

Builder-Prompt

Der Builder-Prompt baut den Workflow. Die zwei Prompts darunter laufen später in ihm — sie gehören in die jeweiligen KI-Schritte.

Baue einen Workflow nach der folgenden Spezifikation. Passe die Struktur an die Konzepte deines Tools an (z. B. Nodes, Steps, Zaps, Agenten-Aktionen) — erhalte dabei aber Trigger-Logik, Reihenfolge, Parallelität und Datenfluss.

## Ziel
Bei neuen Kunden im CRM automatisch eine passgenaue Onboarding-Checkliste generieren, Tasks im PM-Tool anlegen, eine personalisierte Welcome-Mail als Draft vorbereiten und den zuständigen CSM mit allen Links benachrichtigen.

## Trigger
- Typ: CRM-Trigger (HubSpot, Salesforce o. ä.) — feuert, wenn ein Deal/Kontakt den Status „Kunde“ erhält.

## Schritte (sequenziell)
1. Kundendaten abrufen: Kundenname, Unternehmen, Branche, gekauftes Produkt, Unternehmensgröße, Ansprechpartner (Name + Rolle), zuständiger CSM.
2. KI-Schritt: Onboarding-Checkliste — nutze EXAKT „Prompt 1“ (unten). Output: nummerierte Liste mit 5–8 Tasks inkl. Zeitschätzung.
3. Tasks anlegen: pro Task einen Eintrag im Onboarding-Board erstellen und dem zuständigen CSM zuweisen.
4. KI-Schritt: Welcome-Mail — nutze EXAKT „Prompt 2“ (unten) mit der Checkliste aus Schritt 2. Output als E-MAIL-DRAFT speichern — KEIN automatischer Versand.
5. Output: CSM im Team-Chat benachrichtigen — mit Kundendaten, Link zu den Tasks und Hinweis auf den Mail-Draft.

## Prompts (exakt und unverändert übernehmen)
Prompt 1 – Onboarding-Checkliste:
"""
Du bist ein erfahrener Customer Success Manager. Erstelle eine personalisierte Onboarding-Checkliste für folgenden neuen Kunden:

**Kundendaten:**
- Name: {{KUNDENNAME}}
- Unternehmen: {{Unternehmensname}}
- Branche: {{BRANCHE}}
- Produkt/Service: {{PRODUKT}}
- Unternehmensgröße: {{MITARBEITERANZAHL}}
- Ansprechpartner: {{ANSPRECHPARTNER_NAME}} ({{ANSPRECHPARTNER_ROLLE}})

**Deine Aufgabe:**
Erstelle eine Onboarding-Checkliste mit 5-8 konkreten Tasks, die auf die Branche und das Produkt zugeschnitten sind. Berücksichtige dabei:
- Branchenspezifische Best Practices
- Produktspezifische Einrichtungsschritte
- Unternehmensgröße (kleinere Unternehmen brauchen einfachere Prozesse)

**Format:**
Gib die Checkliste als nummerierte Liste aus. Jeder Task soll konkret, umsetzbar und mit einer geschätzten Zeitangabe versehen sein.

Beispiel-Format:
1. [Task-Name] - [Kurze Beschreibung] (Dauer: [Zeitangabe])

Zusätzliche Anforderungen
"""

Prompt 2 – Welcome-Mail:
"""
Du bist der Customer Success Manager CSM Name von Unternehmensname. Schreibe eine herzliche, professionelle Willkommens-E-Mail an einen neuen Kunden.

**Kundendaten:**
- Ansprechpartner: {{ANSPRECHPARTNER_NAME}}
- Unternehmen: {{KUNDENUNTERNEHMEN}}
- Produkt/Service: {{PRODUKT}}

**Onboarding-Checkliste:**
{{ONBOARDING_CHECKLISTE}}

**E-Mail-Struktur:**
1. Persönliche Begrüßung und Willkommen
2. Kurze Vorstellung von dir als Customer Success Manager
3. Überblick über die nächsten Schritte (beziehe dich auf die Onboarding-Checkliste)
4. Einladung zu einem Kick-off-Call (schlage 2-3 Zeitfenster vor: Zeitfenster)
5. Kontaktinformationen und Verfügbarkeit
6. Motivierender Abschluss

**Tonalität:** Tonfall (z.B. professionell-freundlich, locker-modern, formell)

**Wichtig:**
- Halte die E-Mail auf maximal 250 Wörter
- Verwende eine klare Struktur mit Absätzen
- Integriere einen klaren Call-to-Action für den Kick-off-Call
- Unterschreibe mit: CSM Name, CSM Position, Kontaktdaten
"""

## Datenfluss
- Schritt 1 → 2: CRM-Daten → {{KUNDENNAME}}, {{Unternehmensname}} (= Kunden-Unternehmen), {{BRANCHE}}, {{PRODUKT}}, {{MITARBEITERANZAHL}}, {{ANSPRECHPARTNER_NAME}}, {{ANSPRECHPARTNER_ROLLE}}
- Schritt 1 → 4: {{ANSPRECHPARTNER_NAME}}, {{KUNDENUNTERNEHMEN}}, {{PRODUKT}}
- Schritt 2 → 4: Checkliste → {{ONBOARDING_CHECKLISTE}}
- ACHTUNG: Der Unternehmensname kommt zweimal vor und meint Verschiedenes — in Prompt 1 das KUNDEN-Unternehmen (dynamisch aus dem CRM), in Prompt 2 das EIGENE (feste Konfiguration). Die Schreibweise trennt sie: geschweift ist dynamisch, eckig ist fest.

## Fehlerbehandlung
- CRM-Trigger feuert nicht: Webhook und Status-Wert „Kunde“ prüfen.
- Pflichtfelder fehlen (z. B. Branche, Ansprechpartner): Lauf anhalten und CSM-Hinweis senden statt Mail mit leeren Feldern.
- Tasks landen im falschen Projekt: Ziel-Board und Berechtigungen prüfen.
- Checkliste zu generisch: Zusätzliche Anforderungen mit branchenspezifischen Beispielen befüllen.
- Mehrere Ansprechpartner: Hauptkontakt aus dem CRM verwenden.

## Platzhalter-Konvention
Platzhalter in geschweiften Klammern füllt der Workflow zur Laufzeit selbst. Platzhalter in eckigen Klammern legt der User einmalig fest, bevor der Workflow aktiviert wird. Dynamisch aus dem CRM bzw. aus Schritt 2 gemappt: alle Kundendaten und {{ONBOARDING_CHECKLISTE}} (siehe Datenfluss). NICHT dynamisch (vor Aktivierung manuell festlegen): CSM Name, CSM Position, Kontaktdaten, das eigene Unternehmen in Prompt 2 (dort in eckigen Klammern), Tonfall, Zusätzliche Anforderungen sowie Zeitfenster (idealerweise dynamisch aus dem CSM-Kalender, sonst manuell). Die eckigen Klammern im Beispiel-Format sind Format-Anweisungen ans LLM und bleiben unverändert. Liste manuelle Platzhalter am Ende explizit auf.

## Selbst-Check vor Abschluss
Prüfe, bevor du den Workflow als fertig meldest:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden und wird die Welcome-Mail NUR als Draft gespeichert?
2. Sind beide KI-Prompts vollständig und unverändert eingefügt — und ist der Unternehmensname in Prompt 1 und Prompt 2 getrennt gemappt?
3. Werden die Tasks dem richtigen CSM zugewiesen und enthält die Benachrichtigung alle Links?
4. Liste alle Punkte auf, die manuell konfiguriert werden müssen (z. B. CRM-Webhook, Onboarding-Board, CSM-Daten, Tonalität, Zeitfenster-Quelle, LLM-API-Key).
Alternativ direkt importierenWorkflow-JSON herunterladen

Prompt – Onboarding-Checkliste

Baut aus den Kundendaten eine Checkliste mit fünf bis acht Aufgaben, zugeschnitten auf Branche, Produkt und Unternehmensgröße.

Du bist ein erfahrener Customer Success Manager. Erstelle eine personalisierte Onboarding-Checkliste für folgenden neuen Kunden:

**Kundendaten:**
- Name: {{KUNDENNAME}}
- Unternehmen: {{UNTERNEHMENSNAME}}
- Branche: {{BRANCHE}}
- Produkt/Service: {{PRODUKT}}
- Unternehmensgröße: {{MITARBEITERANZAHL}}
- Ansprechpartner: {{ANSPRECHPARTNER_NAME}} ({{ANSPRECHPARTNER_ROLLE}})

**Deine Aufgabe:**
Erstelle eine Onboarding-Checkliste mit 5-8 konkreten Tasks, die auf die Branche und das Produkt zugeschnitten sind. Berücksichtige dabei:
- Branchenspezifische Best Practices
- Produktspezifische Einrichtungsschritte
- Unternehmensgröße (kleinere Unternehmen brauchen einfachere Prozesse)

**Format:**
Gib die Checkliste als nummerierte Liste aus. Jeder Task soll konkret, umsetzbar und mit einer geschätzten Zeitangabe versehen sein.

Beispiel-Format:
1. [Task-Name] - [Kurze Beschreibung] (Dauer: [Zeitangabe])

Zusätzliche Anforderungen

Prompt – Welcome-Mail

Schreibt die persönliche Willkommens-Mail: Vorstellung des CSM, nächste Schritte aus der Checkliste und Vorschläge für den Kick-off-Call.

Du bist der Customer Success Manager CSM Name von Unternehmensname. Schreibe eine herzliche, professionelle Willkommens-E-Mail an einen neuen Kunden.

**Kundendaten:**
- Ansprechpartner: {{ANSPRECHPARTNER_NAME}}
- Unternehmen: {{KUNDENUNTERNEHMEN}}
- Produkt/Service: {{PRODUKT}}

**Onboarding-Checkliste:**
{{ONBOARDING_CHECKLISTE}}

**E-Mail-Struktur:**
1. Persönliche Begrüßung und Willkommen
2. Kurze Vorstellung von dir als Customer Success Manager
3. Überblick über die nächsten Schritte (beziehe dich auf die Onboarding-Checkliste)
4. Einladung zu einem Kick-off-Call (schlage 2-3 Zeitfenster vor: Zeitfenster)
5. Kontaktinformationen und Verfügbarkeit
6. Motivierender Abschluss

**Tonalität:** Tonfall (z.B. professionell-freundlich, locker-modern, formell)

**Wichtig:**
- Halte die E-Mail auf maximal 250 Wörter
- Verwende eine klare Struktur mit Absätzen
- Integriere einen klaren Call-to-Action für den Kick-off-Call
- Unterschreibe mit: CSM Name, CSM Position, Kontaktdaten

Was dieser Workflow genau macht

Wenn ein Deal zum Kunden wird, fängt die Arbeit erst an: Checkliste zusammenstellen, Aufgaben verteilen, Willkommens-Mail schreiben, den zuständigen Customer Success Manager einweisen. Das macht heute jemand von Hand — und je nach Tag, Auslastung und Erfahrung fällt es unterschiedlich vollständig aus.

Dieser Workflow übernimmt genau diesen Anfang. Er zieht die Kundendaten aus dem CRM, baut daraus eine Checkliste mit fünf bis acht Aufgaben, die zu Branche, Produkt und Unternehmensgröße passen, legt jede davon im Onboarding-Board an und weist sie dem zuständigen CSM zu. Danach schreibt er die Willkommens-Mail — als Entwurf, nicht als Versand — und meldet dem CSM im Team-Chat, dass alles bereitliegt.

Der Unterschied zu einem Skill oder Agenten: Ein Workflow läuft von allein. Du richtest ihn einmal ein, danach arbeitet er ohne dich — es gibt kein Gespräch, in dem du etwas nachreichst. Deine Stellschrauben sind der Ton der Mail, die Zeitfenster für den Kick-off und das, was in jeder Checkliste zusätzlich stehen soll.

So richtest du ihn ein

Entscheide zuerst, wie du starten willst. Danach siehst du nur den passenden Weg.

Wie möchtest du den Workflow anlegen?

Beide Wege führen zum selben Aufbau.

Builder-Prompt: n8n · Make · Zapier · Langdock

Du siehst beim Aufbau zu und kannst eingreifen.

  1. Angaben oben ausfüllen und Builder-Prompt kopieren.
  2. Workflow-Tool öffnen, einen neuen Workflow anlegen und den KI-Chat wählen.
  3. Den Builder-Prompt einfügen.
  4. Den erzeugten Aufbau prüfen.

  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft

    Ein CRM, das den Status „Kunde“ meldet (HubSpot, Salesforce o. ä.), ein Projekt-Werkzeug für die Aufgaben (Asana, Trello, Monday), ein Mail-Werkzeug für den Entwurf, ein Team-Chat für die Meldung an den CSM und ein LLM-Zugang. Am Auslöser scheitert es am häufigsten — feuert er nicht, passiert gar nichts, und zwar lautlos.

  2. Die zwei Teil-Prompts in die KI-Schritte einsetzen

    Unverändert. Der zweite arbeitet mit der Checkliste aus dem ersten; wer einen umschreibt, muss die Verdrahtung des anderen mitziehen.

  3. Ein Detail, das leicht durchrutscht

    Der Firmenname kommt zweimal vor — einmal als Unternehmen des Kunden, das aus dem CRM stammt, und einmal als dein eigenes im Absender der Willkommens-Mail. Beim Verdrahten getrennt halten, sonst begrüßt du deinen neuen Kunden im Namen seiner eigenen Firma.

  4. Mit einem Testkunden starten, dessen Daten vollständig sind

    Branche, Produkt, Größe, Ansprechpartner. Prüf drei Dinge — passen die fünf bis acht Aufgaben wirklich zur Branche, hängen sie am richtigen Board und beim richtigen CSM, und liest sich die Mail wie von einem Menschen geschrieben?

  5. Die Grenzfälle durchspielen, bevor du live gehst

    Ein Kunde ohne Branchenangabe, ein Einzelunternehmen neben einem Konzern, eine Anfrage in anderer Sprache, mehrere Ansprechpartner. Genau dort entsteht die Mail mit leeren Stellen, die beim Kunden ankommt.

  6. Konservativ starten

    Ein Kundensegment, und die Mail bleibt ein Entwurf, den der CSM abschickt. Erst wenn er über mehrere Kunden hinweg nichts mehr korrigiert, lohnt der nächste Schritt — automatischer Versand, Kalender-Einladung zum Kick-off, Nachfassen nach zwei Wochen.

Wenn dein Workflow läuft

Du bist fertig. Diese Hinweise brauchst du erst, wenn etwas hakt oder du den Workflow erweitern möchtest.

  • Der Auslöser feuert nichtWebhook und Status-Wert prüfen
  • Die Aufgaben landen im falschen ProjektZiel-Board und Berechtigungen prüfen
  • Die Mail enthält leere StellenPflichtfelder im CRM füllen
  • Die Checkliste bleibt generischbranchenspezifische Beispiele in die zusätzlichen Anforderungen schreiben

So richtest du ihn ein

  1. Angaben oben ausfüllen und Prompts kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft: ein CRM, das den Status „Kunde“ meldet (HubSpot, Salesforce o. ä.), ein Projekt-Werkzeug für die Aufgaben (Asana, Trello, Monday), ein Mail-Werkzeug für den Entwurf, ein Team-Chat für die Meldung an den CSM und ein LLM-Zugang. Am Auslöser scheitert es am häufigsten — feuert er nicht, passiert gar nichts, und zwar lautlos.
  2. Die zwei Teil-Prompts in die KI-Schritte einsetzen: Unverändert. Der zweite arbeitet mit der Checkliste aus dem ersten; wer einen umschreibt, muss die Verdrahtung des anderen mitziehen.
  3. Ein Detail, das leicht durchrutscht: Der Firmenname kommt zweimal vor — einmal als Unternehmen des Kunden, das aus dem CRM stammt, und einmal als dein eigenes im Absender der Willkommens-Mail. Beim Verdrahten getrennt halten, sonst begrüßt du deinen neuen Kunden im Namen seiner eigenen Firma.
  4. Mit einem Testkunden starten, dessen Daten vollständig sind: Branche, Produkt, Größe, Ansprechpartner. Prüf drei Dinge — passen die fünf bis acht Aufgaben wirklich zur Branche, hängen sie am richtigen Board und beim richtigen CSM, und liest sich die Mail wie von einem Menschen geschrieben?
  5. Die Grenzfälle durchspielen, bevor du live gehst: ein Kunde ohne Branchenangabe, ein Einzelunternehmen neben einem Konzern, eine Anfrage in anderer Sprache, mehrere Ansprechpartner. Genau dort entsteht die Mail mit leeren Stellen, die beim Kunden ankommt.
  6. Konservativ starten: ein Kundensegment, und die Mail bleibt ein Entwurf, den der CSM abschickt. Erst wenn er über mehrere Kunden hinweg nichts mehr korrigiert, lohnt der nächste Schritt — automatischer Versand, Kalender-Einladung zum Kick-off, Nachfassen nach zwei Wochen.
  7. Wenn es hakt, sind es fast immer dieselben vier Stellen: der Auslöser feuert nicht (Webhook und Status-Wert prüfen), die Aufgaben landen im falschen Projekt (Ziel-Board und Berechtigungen prüfen), die Mail enthält leere Stellen (Pflichtfelder im CRM füllen), die Checkliste bleibt generisch (branchenspezifische Beispiele in die zusätzlichen Anforderungen schreiben).

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