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Lead-Qualifizierung

Jeder neue Lead landet bewertet beim richtigen Sales

So funktioniert dieser Workflow

  1. 1TriggerNeuer Lead (Formular-Webhook) mit Budget, Bedarf, Timing
  2. 2Enrichment (optional)Firmengröße, Branche, Tech-Stack via Clearbit/Apollo ergänzen
  3. 3KI-ScoringBudget/Bedarf/Timing je 0–10, Gesamtscore A/B/C/D + Begründung
  4. 4Duplikat-Check & CRMAnlegen oder bestehenden Eintrag mit Score aktualisieren
  5. 5Sales benachrichtigenTeam-Chat mit Score, Begründung und Next Best Action

Prompts zum Kopieren

Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.

Builder-Prompt

Der Builder-Prompt baut den Workflow. Der Prompt darunter läuft später in ihm — er gehört in den KI-Schritt, der das Scoring macht.

Baue einen Workflow nach der folgenden Spezifikation. Passe die Struktur an die Konzepte deines Tools an (z. B. Nodes, Steps, Zaps, Agenten-Aktionen) — erhalte dabei aber Trigger-Logik, Reihenfolge, Parallelität und Datenfluss.

## Ziel
Neue Leads aus Formularen automatisch nach Budget, Bedarf und Timing bewerten (A/B/C/D-Score mit Begründung), sauber ins CRM legen und den zuständigen Sales mit Next Best Action benachrichtigen.

## Trigger
- Typ: Formular-Webhook (Typeform, Google Forms o. ä.) — feuert bei jeder neuen Einsendung.
- Voraussetzung: Pflichtfelder im Formular (E-Mail, Name, Budget, Bedarf, Timing), sonst fehlen CRM-Pflichtdaten.

## Schritte (sequenziell)
1. Optional — Enrichment: Firmengröße, Branche, Tech-Stack via Clearbit/Apollo ergänzen.
2. KI-Schritt: Lead-Scoring — nutze EXAKT „Prompt 1“ (unten). Output ist JSON mit score_gesamt, scoring_kategorie, Teilpunkten, qualifizierung_status, empfohlene_aktion, zusammenfassung.
3. Duplikat-Check: Lead per E-Mail/Firma im CRM suchen — vorhandenen Eintrag mit neuem Score aktualisieren statt Duplikat anzulegen.
4. CRM: Lead anlegen/aktualisieren — mit Score, Kategorie, Begründung und Status im passenden Stage.
5. Output: zuständigen Sales benachrichtigen (Routing nach Region/Branche/Budget) — mit Score, Begründung und empfohlener Aktion; A/B-Leads sofort und prominent, C/D-Leads ins Nurturing.

## Prompts (exakt und unverändert übernehmen)
Prompt 1 – Lead-Scoring:
"""
Du bist ein Lead-Qualifizierungs-Experte. Analysiere folgende Lead-Daten und bewerte die Lead-Qualität:

**Lead-Informationen:**
- Name: {{LEAD_NAME}}
- Unternehmen: {{COMPANY_NAME}}
- Budget: {{BUDGET_INFO}}
- Bedarf/Anforderung: {{NEED_DESCRIPTION}}
- Timing/Zeitrahmen: {{TIMING_INFO}}
- Zusätzliche Informationen: {{ADDITIONAL_INFO}}

**Deine Aufgabe:**
Bewerte den Lead anhand folgender Kriterien und vergebe ein Gesamt-Scoring:

1. **Budget-Fit** (0-10 Punkte): Budgetkriterien
2. **Bedarfs-Fit** (0-10 Punkte): Bedarfskriterien
3. **Timing-Fit** (0-10 Punkte): Timingkriterien

**Scoring-Schema:**
- A-Lead (25-30 Punkte): Hohe Priorität, sofortiger Kontakt
- B-Lead (18-24 Punkte): Gute Qualität, Kontakt innerhalb 24h
- C-Lead (10-17 Punkte): Mittlere Qualität, Nurturing erforderlich
- D-Lead (0-9 Punkte): Niedrige Qualität, automatisches Follow-up

**Antworte im folgenden JSON-Format:**
{
"score_gesamt": [Gesamtpunktzahl],
"scoring_kategorie": "[A/B/C/D]",
"budget_punkte": [0-10],
"bedarf_punkte": [0-10],
"timing_punkte": [0-10],
"qualifizierung_status": "[Qualifiziert/Bedingt qualifiziert/Nicht qualifiziert]",
"empfohlene_aktion": "[Konkrete Handlungsempfehlung]",
"zusammenfassung": "[2-3 Sätze Begründung des Scorings]"
}
"""

## Datenfluss
- Trigger/Schritt 1 → 2: Formular-Felder → {{LEAD_NAME}}, {{COMPANY_NAME}}, {{BUDGET_INFO}}, {{NEED_DESCRIPTION}}, {{TIMING_INFO}}; Enrichment-Daten → {{ADDITIONAL_INFO}}
- Schritt 2 → 4: JSON-Felder → CRM-Properties (Score, Kategorie, Status, Begründung)
- Schritt 2 → 5: scoring_kategorie (Routing/Priorisierung), empfohlene_aktion, zusammenfassung

## Fehlerbehandlung
- Formular-Felder nicht gemappt: jeden Platzhalter explizit mit dem Feldnamen des Formulars verbinden — nicht raten.
- KI liefert kein valides JSON: „nur JSON“-Anweisung beibehalten, Output validieren, 1x wiederholen; danach Lead unbewertet ins CRM legen und Sales-Hinweis senden.
- Unvollständige Lead-Daten: fehlende Angaben mit „nicht angegeben“ bewerten lassen — nicht raten.
- Spam/Fake-Einträge: als D-Lead behandeln bzw. per Plausibilitätsprüfung (E-Mail-Domain) aussortieren.
- Duplikat gefunden: aktualisieren statt neu anlegen (Schritt 3).
- Scoring wirkt willkürlich: die drei Kriterien-Platzhalter konkret befüllen und mit echten Deals kalibrieren; erste 20 Leads manuell gegenprüfen.

## Platzhalter-Konvention
Platzhalter in geschweiften Klammern füllt der Workflow zur Laufzeit selbst. Platzhalter in eckigen Klammern legt der User einmalig fest, bevor der Workflow aktiviert wird. Dynamisch gemappt werden: {{LEAD_NAME}}, {{COMPANY_NAME}}, {{BUDGET_INFO}}, {{NEED_DESCRIPTION}}, {{TIMING_INFO}}, {{ADDITIONAL_INFO}} (siehe Datenfluss). NICHT dynamisch sind: Budgetkriterien, Bedarfskriterien, Timingkriterien — das sind die firmenspezifischen Scoring-Kriterien, die der User vor Aktivierung manuell definieren muss. Die eckigen Klammern im JSON-Format sind Format-Anweisungen ans LLM und bleiben unverändert. Liste manuelle Platzhalter am Ende explizit auf.

## Selbst-Check vor Abschluss
Prüfe, bevor du den Workflow als fertig meldest:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden — inklusive Duplikat-Check VOR dem CRM-Anlegen?
2. Ist der KI-Prompt vollständig und unverändert eingefügt und sind alle Formular-Felder auf die Platzhalter gemappt?
3. Wird das JSON validiert und greift das Routing (A/B sofort, C/D Nurturing)?
4. Liste alle Punkte auf, die manuell konfiguriert werden müssen (z. B. Formular-Webhook + Pflichtfelder, CRM-Zugang + Stage-Mapping, Sales-Routing, Budgetkriterien, Bedarfskriterien, Timingkriterien, LLM-API-Key).
Alternativ direkt importierenWorkflow-JSON herunterladen

Prompt – Lead-Scoring

Bewertet Budget, Bedarf und Timing und liefert A/B/C/D-Score plus Handlungsempfehlung.

Du bist ein Lead-Qualifizierungs-Experte. Analysiere folgende Lead-Daten und bewerte die Lead-Qualität:

**Lead-Informationen:**
- Name: {{LEAD_NAME}}
- Unternehmen: {{COMPANY_NAME}}
- Budget: {{BUDGET_INFO}}
- Bedarf/Anforderung: {{NEED_DESCRIPTION}}
- Timing/Zeitrahmen: {{TIMING_INFO}}
- Zusätzliche Informationen: {{ADDITIONAL_INFO}}

**Deine Aufgabe:**
Bewerte den Lead anhand folgender Kriterien und vergebe ein Gesamt-Scoring:

1. **Budget-Fit** (0-10 Punkte): Budgetkriterien
2. **Bedarfs-Fit** (0-10 Punkte): Bedarfskriterien
3. **Timing-Fit** (0-10 Punkte): Timingkriterien

**Scoring-Schema:**
- A-Lead (25-30 Punkte): Hohe Priorität, sofortiger Kontakt
- B-Lead (18-24 Punkte): Gute Qualität, Kontakt innerhalb 24h
- C-Lead (10-17 Punkte): Mittlere Qualität, Nurturing erforderlich
- D-Lead (0-9 Punkte): Niedrige Qualität, automatisches Follow-up

**Antworte im folgenden JSON-Format:**
{
"score_gesamt": [Gesamtpunktzahl],
"scoring_kategorie": "[A/B/C/D]",
"budget_punkte": [0-10],
"bedarf_punkte": [0-10],
"timing_punkte": [0-10],
"qualifizierung_status": "[Qualifiziert/Bedingt qualifiziert/Nicht qualifiziert]",
"empfohlene_aktion": "[Konkrete Handlungsempfehlung]",
"zusammenfassung": "[2-3 Sätze Begründung des Scorings]"
}

Was dieser Workflow genau macht

Über das Kontaktformular kommt alles gemischt herein: jemand mit Budget und konkretem Termin steht neben jemandem, der sich nur umsieht. Wer das sortiert, liest jede Einsendung von Hand, schätzt sie ein und legt sie im CRM an — und der gute Lead wartet währenddessen im Posteingang, während der Wettbewerber schon zurückgerufen hat.

Dieser Workflow nimmt jede Formular-Einsendung entgegen und bewertet sie nach denselben drei Kriterien: Budget, Bedarf und Timing, je null bis zehn Punkte. Daraus wird ein Gesamtscore von A bis D mit einer Begründung in zwei bis drei Sätzen. Bevor er etwas anlegt, sucht er den Kontakt im CRM — steht er schon dort, aktualisiert er ihn, statt ein Duplikat zu erzeugen. Zum Schluss geht eine Nachricht an den zuständigen Sales, mit Score, Begründung und einer empfohlenen nächsten Aktion. A- und B-Leads liegen damit in Minuten auf dem Tisch, C und D laufen ins Nurturing.

Der Unterschied zu einem Skill oder Agenten: Ein Workflow läuft von allein. Du richtest ihn einmal ein, danach arbeitet er ohne dich — es gibt kein Gespräch, in dem du etwas nachreichst. Deine Stellschrauben sind die drei Kriterien: Ab welchem Budget, bei welchem Bedarf und in welchem Zeitrahmen ist ein Lead für euch ein A?

So richtest du ihn ein

Entscheide zuerst, wie du starten willst. Danach siehst du nur den passenden Weg.

Wie möchtest du den Workflow anlegen?

Beide Wege führen zum selben Aufbau.

Builder-Prompt: n8n · Make · Zapier · Langdock

Du siehst beim Aufbau zu und kannst eingreifen.

  1. Angaben oben ausfüllen und Builder-Prompt kopieren.
  2. Workflow-Tool öffnen, einen neuen Workflow anlegen und den KI-Chat wählen.
  3. Den Builder-Prompt einfügen.
  4. Den erzeugten Aufbau prüfen.

  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft

    Ein Formular mit Webhook (Typeform, Google Forms o. ä.), ein CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), ein Team-Chat für die Sales-Nachricht und ein LLM-Zugang. Im Formular müssen E-Mail, Name, Budget, Bedarf und Timing Pflichtangaben sein — fehlt eine davon, kippt der Lead später an den CRM-Pflichtfeldern.

  2. Die drei Kriterien festlegen, bevor du aktivierst.

    Sie sind die einzige Stelle, an der euer Geschäft im Workflow steckt: ab welcher Summe ein Budget passt, welcher Bedarf zu eurem Angebot gehört, welcher Zeitrahmen für euch nah ist. Ohne sie bewertet das Modell nach eigenem Gefühl, und die Scores wirken willkürlich.

  3. Jedes Formular-Feld mit seiner Marke verbinden

    Nicht das Werkzeug raten lassen. Falsch verdrahtet fällt es nicht auf — der Lead bekommt trotzdem einen Score, nur eben aus den falschen Angaben.

  4. Mit einem Test-Lead prüfen, den du selbst einschätzen kannst

    Vollständige Angaben, klarer Fall. Sieh dir drei Dinge an: Kommen alle Felder im Workflow an? Ist die Begründung nachvollziehbar? Liegt der Lead im CRM im richtigen Stage?

  5. Die Grenzfälle durchspielen, bevor du live gehst

    Unvollständige Angaben, ein Kontakt, der schon im CRM steht, ein sehr kleines Budget und ein offensichtlicher Spam-Eintrag. Genau dort entscheidet sich, ob ein guter Lead durchrutscht oder ein Duplikat entsteht.

  6. Konservativ starten

    Die ersten zwanzig Leads von Hand gegenprüfen, dann die Kriterien nachschärfen. Ein A, das keines war, kostet Vertriebszeit; ein B, das als C ins Nurturing rutscht, kostet den Abschluss.

Wenn dein Workflow läuft

Du bist fertig. Diese Hinweise brauchst du erst, wenn etwas hakt oder du den Workflow erweitern möchtest.

  • Formular-Felder nicht verbundenjede Marke einzeln mit dem Feldnamen verknüpfen
  • Kein gültiges JSON aus dem KI-SchrittAusgabe validieren, einmal wiederholen, danach den Lead unbewertet ins CRM legen
  • CRM-Pflichtfelder leerim Formular als Pflicht setzen
  • Scoring wirkt willkürlichKriterien konkreter fassen und an echten Deals kalibrieren

So richtest du ihn ein

  1. Angaben oben ausfüllen und Prompts kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft: ein Formular mit Webhook (Typeform, Google Forms o. ä.), ein CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), ein Team-Chat für die Sales-Nachricht und ein LLM-Zugang. Im Formular müssen E-Mail, Name, Budget, Bedarf und Timing Pflichtangaben sein — fehlt eine davon, kippt der Lead später an den CRM-Pflichtfeldern.
  2. Die drei Kriterien festlegen, bevor du aktivierst. Sie sind die einzige Stelle, an der euer Geschäft im Workflow steckt: ab welcher Summe ein Budget passt, welcher Bedarf zu eurem Angebot gehört, welcher Zeitrahmen für euch nah ist. Ohne sie bewertet das Modell nach eigenem Gefühl, und die Scores wirken willkürlich.
  3. Jedes Formular-Feld mit seiner Marke verbinden: Nicht das Werkzeug raten lassen. Falsch verdrahtet fällt es nicht auf — der Lead bekommt trotzdem einen Score, nur eben aus den falschen Angaben.
  4. Mit einem Test-Lead prüfen, den du selbst einschätzen kannst — vollständige Angaben, klarer Fall. Sieh dir drei Dinge an: Kommen alle Felder im Workflow an? Ist die Begründung nachvollziehbar? Liegt der Lead im CRM im richtigen Stage?
  5. Die Grenzfälle durchspielen, bevor du live gehst: unvollständige Angaben, ein Kontakt, der schon im CRM steht, ein sehr kleines Budget und ein offensichtlicher Spam-Eintrag. Genau dort entscheidet sich, ob ein guter Lead durchrutscht oder ein Duplikat entsteht.
  6. Konservativ starten: Die ersten zwanzig Leads von Hand gegenprüfen, dann die Kriterien nachschärfen. Ein A, das keines war, kostet Vertriebszeit; ein B, das als C ins Nurturing rutscht, kostet den Abschluss.
  7. Wenn es hakt, sind es fast immer dieselben vier Stellen: Formular-Felder nicht verbunden (jede Marke einzeln mit dem Feldnamen verknüpfen), kein gültiges JSON aus dem KI-Schritt (Ausgabe validieren, einmal wiederholen, danach den Lead unbewertet ins CRM legen), CRM-Pflichtfelder leer (im Formular als Pflicht setzen), Scoring wirkt willkürlich (Kriterien konkreter fassen und an echten Deals kalibrieren).
  8. Ausbauen, wenn der Kern läuft: Enrichment über Clearbit oder Apollo, Nurturing-Strecken für B- und C-Leads, Routing nach Region oder Branche statt an ein Sammelpostfach.

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