Rechnungsverarbeitung
Support-Ticket-Kategorisierung und Routing

E-Mail Inbox Triage

Jede Mail bekommt ihr Label, Dringendes eine Meldung

So funktioniert dieser Workflow

  1. 1TriggerStündlich oder bei neuer E-Mail
  2. 2KlassifikationIn Dringend, Follow-up, Info oder Spam einordnen
  3. 3Label setzenPassendes Label im E-Mail-Tool vergeben
    4Alert bei „Dringend“Benachrichtigung in Slack, Teams oder per Mail
  4. 5Inbox-ReportOptionaler Tagesreport mit Statistik & Top-3

Prompts zum Kopieren

Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.

Builder-Prompt

Der Builder-Prompt baut den Workflow. Die zwei Prompts darunter laufen später in ihm — sie gehören in die beiden KI-Schritte.

Baue einen Workflow nach der folgenden Spezifikation. Passe die Struktur an die Konzepte deines Tools an (z. B. Nodes, Steps, Zaps, Agenten-Aktionen) — erhalte dabei aber Trigger-Logik, Reihenfolge, Parallelität und Datenfluss.

## Ziel
Eingehende E-Mails automatisch per KI in Dringend, Follow-up, Info oder Spam kategorisieren, passende Labels vergeben, bei „Dringend“ sofort benachrichtigen und optional einen täglichen Kurzreport senden.

## Trigger
- Typ: Neue eingehende E-Mail (Gmail, Outlook o. ä.) — alternativ zeitgesteuert stündlich als Batch über alle neuen E-Mails seit dem letzten Lauf.
- Filter: Nur das gewünschte Postfach/Label (z. B. Haupt-Inbox); bereits kategorisierte E-Mails überspringen.

## Schritte
1. E-Mail-Daten extrahieren: Absender, Betreff, Inhalt, Empfangsdatum.
2. KI-Schritt: Klassifikation — nutze EXAKT „Prompt 1“ (unten). Output ist JSON mit den Feldern kategorie, begruendung, prioritaet. → Danach laufen Schritt 3 und 4 PARALLEL.
3. Label setzen: Das JSON-Feld kategorie auf das gleichnamige Label im E-Mail-Tool mappen (Dringend, Follow-up, Info, Spam). Die 4 Labels müssen im Tool existieren.
4. Bedingung: NUR wenn kategorie = „Dringend“ → Benachrichtigung in Slack/Teams/per E-Mail mit Absender, Betreff und begruendung.
5. Output (optional): Täglicher Inbox-Report — nutze EXAKT „Prompt 2“ (unten) über alle heute kategorisierten E-Mails; Zustellung per E-Mail oder Slack.

## Prompts (exakt und unverändert übernehmen)
Prompt 1 – E-Mail-Kategorisierung:
"""
Du bist ein E-Mail-Triage-Assistent. Analysiere die folgende E-Mail und kategorisiere sie in genau EINE der folgenden Kategorien:

**E-Mail-Details:**
- Absender: {{ABSENDER}}
- Betreff: {{BETREFF}}
- Inhalt: [E-MAIL_INHALT]
- Empfangen am: {{EMPFANGSDATUM}}

**Kategorien:**
1. **Dringend**: Zeitkritische Anfragen, Eskalationen, wichtige Kundenkommunikation, dringende Termine
2. **Follow-up**: E-Mails, die eine Antwort oder Aktion erfordern, aber nicht zeitkritisch sind
3. **Info**: Newsletter, Benachrichtigungen, FYI-E-Mails ohne Handlungsbedarf
4. **Spam**: Werbung, unerwünschte E-Mails, Newsletter von unbekannten Absendern

**Kontext meiner Arbeit:**
Arbeitskontext

**Ausgabeformat (nur JSON):**
{
"kategorie": "Dringend|Follow-up|Info|Spam",
"begruendung": "Kurze Begründung in 1 Satz",
"prioritaet": "hoch|mittel|niedrig"
}
"""

Prompt 2 – Inbox-Zusammenfassung:
"""
Erstelle eine prägnante Zusammenfassung der E-Mail-Triage-Ergebnisse.

**Kategorisierte E-Mails:**
[E-MAIL_LISTE]

**Statistik:**
- Gesamt: {{ANZAHL_GESAMT}}
- Dringend: {{ANZAHL_DRINGEND}}
- Follow-up: {{ANZAHL_FOLLOWUP}}
- Info: {{ANZAHL_INFO}}
- Spam: {{ANZAHL_SPAM}}

**Ausgabeformat:**
Erstelle eine strukturierte Zusammenfassung mit:
1. Überschrift "E-Mail-Triage [DATUM/UHRZEIT]"
2. Statistik-Übersicht
3. Top 3 dringende E-Mails mit Absender und Betreff
4. Handlungsempfehlung (welche E-Mails zuerst bearbeiten)

Halte die Zusammenfassung auf max. 200 Wörter.
"""

## Datenfluss
- Schritt 1 → 2: {{ABSENDER}}, {{BETREFF}}, [E-MAIL_INHALT], {{EMPFANGSDATUM}}
- Schritt 2 → 3/4: JSON-Felder kategorie, begruendung, prioritaet
- Tageslauf → 5: [E-MAIL_LISTE], {{ANZAHL_GESAMT}}, {{ANZAHL_DRINGEND}}, {{ANZAHL_FOLLOWUP}}, {{ANZAHL_INFO}}, {{ANZAHL_SPAM}}

## Fehlerbehandlung
- KI liefert kein valides JSON: 1x wiederholen; danach Default-Kategorie „Follow-up“ setzen und Fehler loggen.
- Label existiert nicht: Fehler loggen, Workflow nicht abbrechen (Labels vorab anlegen).
- Benachrichtigung schlägt fehl: Webhook-URL/Kanal-ID prüfen; Fehler loggen.
- Keine Schreibrechte im E-Mail-Tool: als offenen Konfigurationspunkt melden.

## Platzhalter-Konvention
Platzhalter in geschweiften Klammern füllt der Workflow zur Laufzeit selbst. Platzhalter in eckigen Klammern legt der User einmalig fest, bevor der Workflow aktiviert wird. Mappe sie dynamisch auf Daten aus vorherigen Schritten (siehe Datenfluss). Ausnahme: Arbeitskontext ist NICHT dynamisch — der User muss ihn vor Aktivierung manuell mit Rolle, Themen und wichtigen Absendern befüllen. Liste solche manuellen Platzhalter am Ende explizit auf.

## Selbst-Check vor Abschluss
Prüfe, bevor du den Workflow als fertig meldest:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden — inklusive der Parallelität von Schritt 3 und 4 und der „Dringend“-Bedingung?
2. Sind beide KI-Prompts vollständig und unverändert eingefügt und alle Platzhalter gemappt?
3. Wird der JSON-Output aus Schritt 2 korrekt geparst (kategorie, begruendung, prioritaet)?
4. Liste alle Punkte auf, die manuell konfiguriert werden müssen (z. B. Postfach-Verbindung, LLM-API-Key, Kanal-ID, die 4 Labels, Arbeitskontext).
Alternativ direkt importierenWorkflow-JSON herunterladen

Prompt – E-Mail-Kategorisierung

Ordnet eine einzelne Mail einer der vier Kategorien zu — mit Begründung und Priorität, als JSON für die nächsten Schritte.

Du bist ein E-Mail-Triage-Assistent. Analysiere die folgende E-Mail und kategorisiere sie in genau EINE der folgenden Kategorien:

**E-Mail-Details:**
- Absender: {{ABSENDER}}
- Betreff: {{BETREFF}}
- Inhalt: [E-MAIL_INHALT]
- Empfangen am: {{EMPFANGSDATUM}}

**Kategorien:**
1. **Dringend**: Zeitkritische Anfragen, Eskalationen, wichtige Kundenkommunikation, dringende Termine
2. **Follow-up**: E-Mails, die eine Antwort oder Aktion erfordern, aber nicht zeitkritisch sind
3. **Info**: Newsletter, Benachrichtigungen, FYI-E-Mails ohne Handlungsbedarf
4. **Spam**: Werbung, unerwünschte E-Mails, Newsletter von unbekannten Absendern

**Kontext meiner Arbeit:**
Arbeitskontext

**Ausgabeformat (nur JSON):**
{
"kategorie": "Dringend|Follow-up|Info|Spam",
"begruendung": "Kurze Begründung in 1 Satz",
"prioritaet": "hoch|mittel|niedrig"
}

Prompt – Inbox-Zusammenfassung

Fasst die kategorisierten Mails eines Tages zusammen: Statistik, die drei dringendsten Mails und eine Handlungsempfehlung.

Erstelle eine prägnante Zusammenfassung der E-Mail-Triage-Ergebnisse.

**Kategorisierte E-Mails:**
[E-MAIL_LISTE]

**Statistik:**
- Gesamt: {{ANZAHL_GESAMT}}
- Dringend: {{ANZAHL_DRINGEND}}
- Follow-up: {{ANZAHL_FOLLOWUP}}
- Info: {{ANZAHL_INFO}}
- Spam: {{ANZAHL_SPAM}}

**Ausgabeformat:**
Erstelle eine strukturierte Zusammenfassung mit:
1. Überschrift "E-Mail-Triage [DATUM/UHRZEIT]"
2. Statistik-Übersicht
3. Top 3 dringende E-Mails mit Absender und Betreff
4. Handlungsempfehlung (welche E-Mails zuerst bearbeiten)

Halte die Zusammenfassung auf max. 200 Wörter.

Was dieser Workflow genau macht

Der Posteingang ist selten sortiert. Zwischen Newslettern, Rundmails und Rechnungen steckt die eine Nachricht, die heute noch beantwortet werden muss — und man findet sie erst, wenn man alles durchgesehen hat. Wer stattdessen bei jedem Ping hinschaut, arbeitet den ganzen Tag in Unterbrechungen und übersieht die eilige Mail trotzdem.

Dieser Workflow liest jede eingehende Mail und ordnet sie einer von vier Kategorien zu: Dringend, Follow-up, Info oder Spam. Danach setzt er das passende Label im Postfach, und bei „Dringend“ geht parallel eine Benachrichtigung an Slack, Teams oder deine Mailadresse. Am Ende des Tages fasst er auf Wunsch zusammen, was hereinkam: Statistik, die drei wichtigsten Mails und eine Empfehlung, was zuerst drankommt.

Der Unterschied zu einem Skill oder Agenten: Ein Workflow läuft von allein. Du richtest ihn einmal ein, danach arbeitet er ohne dich — es gibt kein Gespräch, in dem du etwas nachreichst. Deine einzige Stellschraube ist der Arbeitskontext: Je genauer dort Rolle, Themen und wichtige Absender stehen, desto seltener liegt die Einordnung daneben.

So richtest du ihn ein

Entscheide zuerst, wie du starten willst. Danach siehst du nur den passenden Weg.

Wie möchtest du den Workflow anlegen?

Beide Wege führen zum selben Aufbau.

Builder-Prompt: n8n · Make · Zapier · Langdock

Du siehst beim Aufbau zu und kannst eingreifen.

  1. Angaben oben ausfüllen und Builder-Prompt kopieren.
  2. Workflow-Tool öffnen, einen neuen Workflow anlegen und den KI-Chat wählen.
  3. Den Builder-Prompt einfügen.
  4. Den erzeugten Aufbau prüfen.

  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft

    Dein Postfach mit Schreibrechten (Gmail, Outlook o. ä.), einen Benachrichtigungskanal (Slack, Teams, Discord oder eine zweite Mailadresse) und einen LLM-Zugang. Ohne Schreibrechte kann er lesen und einordnen, aber kein Label setzen — dann läuft er still ins Leere.

  2. Die vier Labels vorher im Postfach anlegen

    Dringend, Follow-up, Info, Spam. Sie müssen genau so heißen wie im Prompt, sonst findet der Label-Schritt sein Ziel nicht. Wer andere Namen will, ändert sie an beiden Stellen.

  3. Die zwei Teil-Prompts in die KI-Schritte einsetzen

    Unverändert. Der erste läuft je Mail, der zweite einmal am Tag über alle Ergebnisse; sie reichen Daten aneinander weiter, und wer einen umschreibt, muss die Platzhalter des anderen mitziehen.

  4. Mit vier eigenen Testmails prüfen, eine je Kategorie

    Eine echte Eilanfrage, eine, die nur eine Antwort braucht, einen Newsletter und eine Werbemail. Drei Fragen dabei: Stimmt die Kategorie? Sitzt das Label? Kam bei „Dringend“ wirklich eine Meldung an?

  5. Ein bis zwei Wochen mitlesen, bevor du dich darauf verlässt.

    In dieser Zeit sieht man, welche Absender falsch einsortiert werden — und genau die gehören in den Arbeitskontext. Erst danach den Posteingang wirklich der Sortierung überlassen.

Wenn dein Workflow läuft

Du bist fertig. Diese Hinweise brauchst du erst, wenn etwas hakt oder du den Workflow erweitern möchtest.

  • Zu vieles landet auf „Dringend“der Arbeitskontext ist zu allgemein — Rolle, Themen und Namen ergänzen
  • Das Label wird nicht gesetztSchreibrechte und Schreibweise der Labels prüfen
  • Die Meldung kommt nicht anWebhook-Adresse oder Kanal-ID prüfen
  • Der Tagesreport bleibt leerläuft der Zeitplan, und findet er die Ergebnisse des Tages?

So richtest du ihn ein

  1. Angaben oben ausfüllen und Prompts kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft: dein Postfach mit Schreibrechten (Gmail, Outlook o. ä.), einen Benachrichtigungskanal (Slack, Teams, Discord oder eine zweite Mailadresse) und einen LLM-Zugang. Ohne Schreibrechte kann er lesen und einordnen, aber kein Label setzen — dann läuft er still ins Leere.
  2. Die vier Labels vorher im Postfach anlegen: Dringend, Follow-up, Info, Spam. Sie müssen genau so heißen wie im Prompt, sonst findet der Label-Schritt sein Ziel nicht. Wer andere Namen will, ändert sie an beiden Stellen.
  3. Die zwei Teil-Prompts in die KI-Schritte einsetzen: Unverändert. Der erste läuft je Mail, der zweite einmal am Tag über alle Ergebnisse; sie reichen Daten aneinander weiter, und wer einen umschreibt, muss die Platzhalter des anderen mitziehen.
  4. Mit vier eigenen Testmails prüfen, eine je Kategorie: eine echte Eilanfrage, eine, die nur eine Antwort braucht, einen Newsletter und eine Werbemail. Drei Fragen dabei: Stimmt die Kategorie? Sitzt das Label? Kam bei „Dringend“ wirklich eine Meldung an?
  5. Ein bis zwei Wochen mitlesen, bevor du dich darauf verlässt. In dieser Zeit sieht man, welche Absender falsch einsortiert werden — und genau die gehören in den Arbeitskontext. Erst danach den Posteingang wirklich der Sortierung überlassen.
  6. Wenn es hakt, sind es fast immer dieselben vier Stellen: zu vieles landet auf „Dringend“ (der Arbeitskontext ist zu allgemein — Rolle, Themen und Namen ergänzen), das Label wird nicht gesetzt (Schreibrechte und Schreibweise der Labels prüfen), die Meldung kommt nicht an (Webhook-Adresse oder Kanal-ID prüfen), der Tagesreport bleibt leer (läuft der Zeitplan, und findet er die Ergebnisse des Tages?).
  7. Ausbauen, wenn der Kern läuft: Spam automatisch archivieren, für „Follow-up“ einen Antwort-Entwurf vorbereiten lassen oder aus „Dringend“ direkt eine Aufgabe im Task-Tool anlegen.

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