Pipeline Review
IT-Helpdesk Ticketbearbeitung

Angebotserstellung

Aus der E-Mail-Anfrage wird ein Angebot zur Freigabe

So funktioniert dieser Workflow

  1. 1TriggerNeue E-Mail mit Label „Angebot“
  2. 2Anforderungen extrahierenScope, Timeline und Budget-Hinweise aus der Anfrage
  3. 3Leistungen & Preise zuordnenPassende Produkte aus der Preisquelle wählen
  4. 4Angebot erzeugenDokument mit Scope, Preisstruktur (Netto/MwSt./Brutto) und Konditionen
  5. 5Review & FreigabeSales prüft den Draft und gibt ihn frei
  6. 6Ablage & VersandDokument speichern, Link teilen, optional automatisch versenden

Prompts zum Kopieren

Prompts kopieren

Baue einen Workflow nach der folgenden Spezifikation. Passe die Struktur an die Konzepte deines Tools an (z. B. Nodes, Steps, Zaps, Agenten-Aktionen) — erhalte dabei aber Trigger-Logik, Reihenfolge, das Review-Gate und den Datenfluss.

## Ziel
Aus Kundenanfragen per E-Mail automatisch ein professionelles Angebots-Dokument erzeugen — mit Anforderungsanalyse, Leistungs-/Preiszuordnung und verpflichtendem Review durch Sales vor dem Versand.

## Trigger
- Typ: Neue E-Mail mit Label „Angebot“.
- Filter: exakte Übereinstimmung des Labels (kein Teilstring-Match).

## Schritte
1. KI-Schritt: Anforderungen extrahieren — aus der E-Mail Scope, gewünschte Leistungen, Timeline und Budget-Hinweise als strukturiertes JSON (Schema: scope, leistungen[], timeline, budget_hinweis).
2. Leistungen & Preise zuordnen: die extrahierten Anforderungen gegen die Produkt-/Preisquelle (Datenbank, Sheet oder CRM-Objekt) matchen; nur dort vorhandene Positionen und Preise verwenden — NIEMALS Preise erfinden.
3. KI-Schritt: Angebots-Dokument erzeugen — mit Scope-Beschreibung, Positionsliste, Preisstruktur (Netto/MwSt./Brutto) und Konditionen. Ausgabe über einen Dokumenten-Generator als Word/PDF, keine reine Text-Ausgabe.
4. Ablage: Dokument im definierten Ordner (Drive, SharePoint oder Notion) speichern und einen teilbaren Link erzeugen.
5. REVIEW-GATE (verpflichtend): Vertriebsteam mit Link zum Draft benachrichtigen — KEIN automatischer Versand an den Kunden ohne Freigabe.
6. Output (optional, erst nach Freigabe): Angebot an den Kunden versenden.

## Prompt-Vorgaben
Für diesen Workflow gibt es keine vorgefertigten KI-Prompts — erstelle die Prompts für Schritt 1–3 selbst nach diesen Regeln:
- Schritt 1 muss ein festes JSON-Schema ausgeben (scope, leistungen[], timeline, budget_hinweis); fehlende Angaben als null, nicht raten.
- Schritt 3 darf ausschließlich Positionen und Preise aus der Preisquelle verwenden; Aufbau und Preislogik müssen bei jedem Angebot identisch sein.
- Tonalität und Konditionen (Zahlungsziel, Gültigkeit) als konfigurierbare Vorgaben in den Prompt aufnehmen.

## Datenfluss
- Trigger → 1: E-Mail-Inhalt, Absender, Betreff
- Schritt 1 → 2: Anforderungs-JSON
- Schritt 2 → 3: gematchte Positionen mit Preisen
- Schritt 3 → 4: fertiges Dokument
- Schritt 4 → 5: teilbarer Link

## Fehlerbehandlung
- Keine passende Leistung gefunden: nicht raten — Draft mit deutlich markierter Lücke erzeugen und im Review-Hinweis kennzeichnen (Suchkriterien/Feldnamen der Preisquelle prüfen).
- Fehlende Preisinfo zu einer Position: als „auf Anfrage“ markieren und im Review-Hinweis eskalieren.
- Unklare Anfrage: statt spekulativem Angebot eine Rückfragen-Liste für Sales generieren.
- Angebotssumme über Schwellwert (z. B. > 10.000 €): zusätzlichen Genehmigungs-Schritt vor Versand einbauen.
- Benachrichtigung ohne funktionierenden Link: teilbaren Link im Cloud-Speicher aktivieren.

## Platzhalter-Konvention
Platzhalter in geschweiften Klammern füllt der Workflow zur Laufzeit selbst. Platzhalter in eckigen Klammern legt der User einmalig fest, bevor der Workflow aktiviert wird. Dynamisch gemappt werden: Mappe E-Mail- und Preisquellen-Daten dynamisch (siehe Datenfluss). NICHT dynamisch sind Konfigurationswerte wie Tonalität, Konditionen und der Genehmigungs-Schwellwert — diese muss der User vor Aktivierung festlegen. Liste manuelle Platzhalter am Ende explizit auf.

## Selbst-Check vor Abschluss
Prüfe, bevor du den Workflow als fertig meldest:
1. Sind alle Schritte korrekt verbunden — und ist das Review-Gate VOR jedem Versand wirklich verpflichtend?
2. Ist sichergestellt, dass keine Preise erfunden werden (nur Positionen aus der Preisquelle)?
3. Wird das Dokument als Word/PDF erzeugt, gespeichert und mit teilbarem Link verlinkt?
4. Liste alle Punkte auf, die manuell konfiguriert werden müssen (z. B. Label „Angebot“, Preisquelle inkl. Feldnamen, Ablageordner, Empfänger, Genehmigungs-Schwellwert, LLM-API-Key).

Was dieser Workflow genau macht

Eine Anfrage kommt per E-Mail herein, und die Arbeit beginnt jedes Mal von vorn: Anforderungen herauslesen, die passenden Leistungen in der Preisliste suchen, Positionen und Summen in eine Vorlage übertragen, Konditionen ergänzen. Im Vertrieb kostet das regelmäßig Stunden — und weil es jeder ein bisschen anders macht, sieht am Ende auch jedes Angebot ein bisschen anders aus.

Der Workflow horcht auf E-Mails mit dem Label „Angebot“. Er zieht Scope, gewünschte Leistungen, Timeline und Budget-Hinweise aus der Anfrage, ordnet ihnen Positionen und Preise aus deiner Produkt- und Preisquelle zu — ausschließlich vorhandene, nie erfundene — und erzeugt daraus ein Angebots-Dokument mit Scope-Beschreibung, Positionsliste, Preisstruktur aus Netto, Mehrwertsteuer und Brutto sowie den Konditionen. Das Dokument legt er ab, erzeugt einen teilbaren Link und benachrichtigt den Vertrieb. Zum Kunden geht es erst, wenn dort jemand freigegeben hat.

Der Unterschied zu einem Skill oder Agenten: Ein Workflow läuft von allein. Du richtest ihn einmal ein, danach arbeitet er ohne dich — es gibt kein Gespräch, in dem du etwas nachreichst. Drei Stellschrauben sitzen im Workflow selbst: die Tonalität der Angebote, die Konditionen wie Zahlungsziel und Gültigkeit, und der Schwellwert, ab dem eine Angebotssumme zusätzlich genehmigt werden muss.

So richtest du ihn ein

Entscheide zuerst, wie du starten willst. Danach siehst du nur den passenden Weg.

Wie möchtest du den Workflow anlegen?

Beide Wege führen zum selben Aufbau.

Builder-Prompt: n8n · Make · Zapier · Langdock

Du siehst beim Aufbau zu und kannst eingreifen.

  1. Builder-Prompt oben kopieren.
  2. Workflow-Tool öffnen, einen neuen Workflow anlegen und den KI-Chat wählen.
  3. Den Builder-Prompt einfügen.
  4. Den erzeugten Aufbau prüfen.

  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft

    Das E-Mail-Postfach mit Labels, die Produkt- und Preisquelle, den Ablageort für die Dokumente und einen LLM-Zugang. Ohne die Preisquelle hat Schritt 2 nichts zum Zuordnen.

  2. Das Label „Angebot“ im Postfach anlegen

    Der Trigger vergleicht exakt und nicht als Teilstring — „Angebote“ oder „Angebot neu“ lösen nicht aus.

  3. Die Feldnamen der Preisquelle gegenprüfen

    Leistungsbezeichnung und Preis müssen so heißen, wie der Workflow sie sucht. Findet er nichts, entsteht ein Angebot mit markierter Lücke statt mit der Position.

  4. Tonalität, Konditionen und Genehmigungs-Schwellwert festlegen

    Zahlungsziel und Gültigkeit gehören in jedes Angebot, und ab welcher Summe zusätzlich jemand genehmigt, entscheidest du hier einmal für alle.

  5. Drei Anfragen zur Probe durchspielen

    Eine einfache, eine komplexe und eine unklare. Bei der unklaren muss eine Rückfragen-Liste für den Vertrieb herauskommen, kein spekulatives Angebot.

  6. Den Draft gegen die Preisquelle gegenlesen

    Positionen, Netto, Mehrwertsteuer und Brutto Zeile für Zeile vergleichen. Ein falscher Preis fällt in einem sauber formatierten Dokument nicht von selbst auf.

  7. Die ersten fünf bis zehn Angebote von Hand freigeben

    Daran siehst du, ob Tonalität und Aufbau tragen, bevor der Ablauf zur Routine wird.

  8. Den automatischen Versand zuletzt zuschalten

    Er ist optional und greift ohnehin erst nach der Freigabe — bis dahin endet der Workflow beim Link zum Draft.

Wenn dein Workflow läuft

Du bist fertig. Diese Hinweise brauchst du erst, wenn etwas hakt oder du den Workflow erweitern möchtest.

  • Keine passende Leistung gefundenSuchkriterien und Feldnamen der Preisquelle prüfen
  • Label löst nicht ausFilter auf exakte Übereinstimmung setzen
  • Dokument kommt als reiner TextDokumenten-Generator statt Text-Ausgabe einsetzen
  • Benachrichtigung ohne funktionierenden Linkteilbaren Link im Cloud-Speicher aktivieren

So richtest du ihn ein

  1. Prompts kopieren —Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  1. Zugänge verbinden, bevor der Workflow das erste Mal läuft: das E-Mail-Postfach mit Labels, die Produkt- und Preisquelle, den Ablageort für die Dokumente und einen LLM-Zugang. Ohne die Preisquelle hat Schritt 2 nichts zum Zuordnen.
  2. Das Label „Angebot“ im Postfach anlegen: Der Trigger vergleicht exakt und nicht als Teilstring — „Angebote“ oder „Angebot neu“ lösen nicht aus.
  3. Die Feldnamen der Preisquelle gegenprüfen: Leistungsbezeichnung und Preis müssen so heißen, wie der Workflow sie sucht. Findet er nichts, entsteht ein Angebot mit markierter Lücke statt mit der Position.
  4. Tonalität, Konditionen und Genehmigungs-Schwellwert festlegen: Zahlungsziel und Gültigkeit gehören in jedes Angebot, und ab welcher Summe zusätzlich jemand genehmigt, entscheidest du hier einmal für alle.
  5. Drei Anfragen zur Probe durchspielen: eine einfache, eine komplexe und eine unklare. Bei der unklaren muss eine Rückfragen-Liste für den Vertrieb herauskommen, kein spekulatives Angebot.
  6. Den Draft gegen die Preisquelle gegenlesen: Positionen, Netto, Mehrwertsteuer und Brutto Zeile für Zeile vergleichen. Ein falscher Preis fällt in einem sauber formatierten Dokument nicht von selbst auf.
  7. Die ersten fünf bis zehn Angebote von Hand freigeben: Daran siehst du, ob Tonalität und Aufbau tragen, bevor der Ablauf zur Routine wird.
  8. Den automatischen Versand zuletzt zuschalten: Er ist optional und greift ohnehin erst nach der Freigabe — bis dahin endet der Workflow beim Link zum Draft.
  9. Wenn es hakt: Keine passende Leistung gefunden (Suchkriterien und Feldnamen der Preisquelle prüfen), Label löst nicht aus (Filter auf exakte Übereinstimmung setzen), Dokument kommt als reiner Text (Dokumenten-Generator statt Text-Ausgabe einsetzen), Benachrichtigung ohne funktionierenden Link (teilbaren Link im Cloud-Speicher aktivieren).
  10. Ausbauen: Angebote in weiteren Sprachen, Nachfassen ohne Kundenantwort, Rückschreiben ins CRM, Auswertung der Abschlussquote je Leistung.

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