Dafür kannst du es nutzen
Programme verbinden
Über 8.000 Webdienste lassen sich koppeln, ohne dass jemand programmiert
Anfragen weiterleiten
Was in einem Formular ankommt, landet automatisch im Kundensystem und als Nachricht im Chat
Wiederkehrendes abgeben
Belege ablegen, Termine eintragen, Listen pflegen — jedes Mal derselbe Handgriff
Den Ablauf diktieren statt klicken
Ein eingebauter Assistent baut aus einem Satz einen ersten Entwurf
Kleine Datenbanken und Formulare führen
Tables und Forms gehören zum Tarif, ein zweites Werkzeug entfällt
KI-Assistenten mitlaufen lassen
Die „Agents“ bearbeiten Aufgaben selbstständig — praktisch, aber weniger vorhersehbar als eine feste Regel
Andere KI-Werkzeuge andocken
Über eine Schnittstelle namens MCP dürfen ChatGPT oder Claude die verbundenen Programme selbst bedienen
Kosten und Grenzen
Free
0 $
Ausprobieren, mit 100 Aufgaben im Monat
Professional
ab 19,99 $ im Monat
Eine Person, ab 750 Aufgaben im Monat
Team
ab 69 $ im Monat
Mehrere Personen, ab 2.000 Aufgaben im Monat
Enterprise
auf Anfrage
Große Häuser mit eigenen Sicherheits- und Rechtsauflagen
Darauf musst du achten
Du zahlst je Aufgabe, nicht je Ablauf.
Als Aufgabe zählt jeder Schritt, den Zapier erfolgreich ausführt — ein Ablauf mit vier Schritten verbraucht bei jedem Durchlauf vier davon. Gescheiterte Schritte zählen nicht mit.
Die Rechnung wächst schnell.
Der Einstieg ist billig, aber ab einigen tausend Läufen im Monat wird Zapier teurer als Werkzeuge, die nach Rechenaufwand abrechnen.
Bei verzweigter Logik ist früher Schluss.
Wiederholungen über Listen, mehrstufige Fehlerbehandlung und große Datenmengen kann Make besser — Zapier ist auf Einfachheit gebaut, und das ist zugleich seine Grenze.
Viele kleine Abläufe werden unübersichtlich.
Nach einem Jahr weiß niemand mehr, welcher der siebzig Zaps was tut; feste Namensregeln und Ordner von Anfang an ersparen das große Aufräumen.
Gehostet wird in den USA.
Für personenbezogene Daten aus Deutschland heißt das: Standardvertragsklauseln prüfen und vorher entscheiden, welche Daten überhaupt durch den Dienst laufen dürfen.
Für wen es passt
Passt, wenn
Wer heute Nachmittag zwei Programme verbinden will, ohne jemanden zu fragen. Wer eine feste, immer gleiche Regel braucht — „wenn eine Anfrage eingeht, lege einen Eintrag an und schicke eine Nachricht“ — und dem ein vorhersagbares Ergebnis wichtiger ist als ein kluges. Und wer ohnehin mit Werkzeugen arbeitet, für die es hier eine Anbindung gibt: Es sind mehr als bei jedem anderen Anbieter.
Eher nicht, wenn
Wer Abläufe mit Verzweigungen, Wiederholungen und Sonderfällen bauen will — das kann Make besser und billiger. Wer sehr viele Läufe im Monat erwartet: Die Abrechnung je Aufgabe wird dann zum größten Kostenblock, und der Wechsel später ist Arbeit. Wer mit Personen-, Gesundheits- oder Mandantendaten arbeitet, ohne das Hosting in den USA vorher geklärt zu haben.
Ähnliche Tools
So legst du los
Auf zapier.com ein kostenloses Konto anlegen — 100 Aufgaben im Monat reichen für die ersten Versuche
Einen einzigen Ablauf bauen: ein Auslöser, eine Aktion. Etwa eine neue Antwort in einem Formular, daraus ein Eintrag im Kundensystem
Den Ablauf mit echten Testdaten laufen lassen und das Ergebnis im Zielprogramm nachsehen
Erst danach einschalten
Einen Termin setzen, um nach einer Woche zu prüfen, ob er noch läuft
Fang mit einem Ablauf an, dessen Nutzen du messen kannst.
„Spart mir zehn Minuten am Tag“ ist eine Zahl, „ist moderner“ nicht.
Zähl vor dem Bauen die Schritte.
Jeder Schritt kostet bei jedem Lauf eine Aufgabe; ein Ablauf mit sechs Schritten ist dreimal so teuer wie einer mit zwei.
Gib Abläufen sprechende Namen und leg sie in Ordner.
Nach zwanzig Stück ist das der Unterschied zwischen Pflege und Neuaufbau.
Fasse ähnliche Abläufe zusammen.
Ein Ablauf mit einer Verzweigung ist meist billiger als drei fast gleiche.
Sieh regelmäßig in die Fehlerübersicht.
Ein Ablauf, der seit drei Wochen scheitert, fällt sonst erst auf, wenn jemand das Ergebnis vermisst.