Dafür kannst du es nutzen
Programme miteinander verbinden
Was in einem Werkzeug passiert, löst im nächsten etwas aus — über 500 fertige Anbindungen an gängige Dienste
Alles im eigenen Haus behalten
Die Software läuft auf euren eigenen Servern, und die Daten verlassen das Haus nicht — das kann von den großen Ablauf-Werkzeugen sonst keines
Sprachmodelle mitten in den Ablauf setzen
Ein KI-Schritt sortiert die eingehende Kundenmail ein oder fasst sie zusammen, bevor der nächste Schritt weiterarbeitet
KI-Assistenten bauen, die selbst entscheiden
Auf der Fläche wird mitgezeichnet, welchen Weg der Assistent genommen hat — nachvollziehbar statt Blackbox
Eigenen Code einschieben
Wo die fertigen Bausteine nicht reichen, schreibt man ein paar Zeilen JavaScript oder Python direkt in einen Schritt hinein
Auslöser und Zeitpläne festlegen
Ein Auslöser ist das Ereignis, das einen Ablauf startet — jede Nacht um drei, oder sobald ein Formular ausgefüllt wird
Aus Vorlagen starten
Über 10.000 fertige Abläufe aus der Gemeinschaft, die man abwandelt, statt vor einer leeren Fläche zu sitzen
Kosten und Grenzen
Community, selbst betrieben
0 €
Die Software auf dem eigenen Server, fast voller Funktionsumfang, ohne Mengenbegrenzung
Starter (Cloud)
ab 20 € im Monat
Der Einstieg ohne eigenen Server: 2.500 Abläufe im Monat
Pro (Cloud)
ab 50 € im Monat
Regelmäßige Arbeit: 10.000 Abläufe im Monat, mehr gleichzeitige Läufe
Business
ab 667 € im Monat
40.000 Abläufe, Anmeldung übers Firmenkonto, Versionsstände über Git — auch für den Selbstbetrieb
Enterprise
auf Anfrage
Große Häuser mit eigenen Sicherheitsauflagen und fester Betreuung
Darauf musst du achten
Abgerechnet wird je Ablauf, nicht je Schritt.
Ein Durchlauf zählt einmal, egal ob er aus zwei oder aus zwanzig Schritten besteht. Das ist der wichtigste Unterschied zu Make und Zapier, wo jeder einzelne Schritt einzeln zählt — und für viele der Grund, dorthin zu wechseln.
Selbst betreiben heißt: jemand betreibt es.
Die Software ist gratis, der Betrieb nicht. Server, Aktualisierungen, Sicherungen und die Frage, wer nachts aufsteht, wenn nichts mehr läuft, bleiben bei euch. Wer diese Person nicht hat, nimmt die Cloud-Fassung des Anbieters — oder gleich Zapier.
Kostenlos ist nicht dasselbe wie frei verwendbar.
Der Anbieter nennt sein Modell ausdrücklich nicht Open Source, sondern „fair-code“: Der Quelltext ist einsehbar, die Nutzung aber eingeschränkt. Erlaubt ist der Einsatz für die eigenen Zwecke im Betrieb, ausdrücklich auch das Bauen von Abläufen für Kunden als Dienstleistung. Nicht erlaubt ist, n8n selbst zu verkaufen oder als eigenen Dienst gegen Geld anzubieten — dafür braucht es eine Vereinbarung mit dem Hersteller. Ob euer Fall darunter fällt, ist eine Rechtsfrage; dieses Blatt kann sie nicht beantworten.
Es ist das technischste der drei.
Die Fläche ist zwar zum Klicken gebaut, aber die Beispiele, die Hilfeseiten und die Gemeinschaft setzen voraus, dass man mit Datenformaten und ein paar Zeilen Code umgehen kann. Make und Zapier verzeihen mehr.
Die Cloud-Fassung steht in Frankfurt.
Für personenbezogene Daten aus Deutschland ist das ein echter Vorteil gegenüber Anbietern, die in den USA hosten. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gehört trotzdem vorher geklärt, nicht nachher.
Für wen es passt
Passt, wenn
Wer die Daten im eigenen Haus behalten muss oder will. n8n ist das einzige der großen Ablauf-Werkzeuge, das man vollständig auf eigenen Servern betreiben kann — kostenlos und ohne Mengenbegrenzung, aber eben nur, wenn jemand da ist, der sich um diesen Server kümmert. Wer viele Läufe im Monat hat und sich an der Abrechnung je Schritt stört: Hier zählt der ganze Ablauf einmal, und das kann den Unterschied zwischen dreistelligen und zweistelligen Monatskosten ausmachen. Und wer Sprachmodelle nicht nur anhängen, sondern mitten in einen Ablauf setzen will und dabei sehen möchte, wie der Assistent entschieden hat.
Eher nicht, wenn
Wer niemanden hat, der einen Server betreut. Dann bleibt die Cloud-Fassung des Anbieters, und damit fällt der wichtigste Grund für n8n weg — für einfache Abläufe ist Zapier in einer Stunde eingerichtet und Make übersichtlicher. Wer genau einen Handgriff automatisieren will: Dafür ist n8n zu groß. Und wer sich mit Datenformaten, Schnittstellen und gelegentlichem Code nicht anfreunden mag — die Hilfe rundherum ist von Technikerinnen für Technikerinnen geschrieben, und das merkt man.
Ähnliche Tools
So legst du los
Auf n8n.io ein Konto anlegen und den kostenlosen Test starten — so brauchst du für den ersten Versuch keinen eigenen Server
Eine Vorlage aus der Sammlung öffnen und einmal laufen lassen, statt vor einer leeren Fläche zu sitzen
Den ersten eigenen Ablauf klein halten: ein Auslöser und zwei Schritte, mehr nicht
Ihn von Hand starten und nach jedem Schritt nachsehen, welche Daten wirklich angekommen sind
Erst scharf schalten, wenn er zweimal hintereinander richtig gelaufen ist
Die Frage nach dem Selbstbetrieb bewusst später stellen: zuerst herausfinden, ob n8n das richtige Werkzeug ist — dann klären, wo es laufen soll
Rechne früh aus, wie viele Läufe im Monat zusammenkommen.
Das ist die einzige Zahl, die über den Tarif entscheidet — wie viele Schritte ein Ablauf hat, spielt hier keine Rolle.
Nimm den Selbstbetrieb nur, wenn jemand ihn wirklich betreut.
Ein Ablauf, der drei Wochen stillsteht, weil der Server nach einer Aktualisierung nicht mehr hochkam, kostet mehr als jeder Tarif.
Leg von Anfang an fest, was passieren soll, wenn ein Schritt scheitert.
Ohne diese Regel hört ein Ablauf still auf zu arbeiten, und niemand merkt es, bis etwas fehlt.
Gib jedem Ablauf einen Namen, den du in sechs Monaten noch verstehst.
„Workflow 14“ sagt dir dann nichts mehr.
Sieh dir bei jedem KI-Schritt an, was der Assistent tatsächlich entschieden hat.
Der Weg wird auf der Fläche mitgezeichnet — genau dafür baut man einen KI-Schritt hier ein und nicht anderswo.