Entscheidungsvorlage erstellen
API-Dokumentation schreiben

E-Mail beantworten & klassifizieren

Aus deinem Posteingang werden Triage und Antwort-Entwürfe

So funktioniert dieser Skill

  1. 1E-Mails einfügenAngaben oben ausfüllen, den Stapel Mails im Chat nachreichen
  2. 2Mails klassifizierenJede Mail als Aktion, Delegieren, Info oder Archivieren einordnen und die Dringlichkeit bewerten
  3. 3Reihenfolge festlegenAktions-Mails nach Deadline, Absender und deinen aktuellen Prioritäten ordnen
  4. 4Antworten entwerfenJe Aktions-Mail ein Entwurf im eigenen Tonfall, mit Signatur und klarem nächsten Schritt
  5. 5Delegation vorbereitenEmpfänger vorschlagen und den Weiterleitungstext samt Kontext formulieren
  6. 6Triage erhaltenÜbersicht, priorisierte Aktionsliste, Antwort-Entwürfe, Weiterleitungen und Archiv-Liste, gegen die Definition of Done geprüft
  7. 7Prüfen und sendenZusagen gegenlesen, Entwürfe abschicken, Delegationen weiterleiten, Rest archivieren

Prompt zum Kopieren

Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.

# BESCHREIBUNG
Analysiert eingehende E-Mails, klassifiziert sie nach Dringlichkeit und Kategorie und erstellt passende Antwort-Drafts für effizientes Posteingang-Management.

# EINGABE
- Mindestens eine E-Mail mit Absender, Betreff und Inhalt (Pflicht)
- Kontext zur Beziehung mit dem Absender (optional)
- Aktuelle Prioritäten: Aktuelle Prioritäten
- Delegations-Optionen, wer was übernehmen kann: Delegationsoptionen
- Zeitbudget für E-Mail-Bearbeitung: Zeitbudget

# AUSGABE
- Triage-Übersicht: Absender, Betreff, Kategorie, Dringlichkeit, empfohlene Aktion
- Priorisierte Aktionsliste nach Dringlichkeit
- Antwort-Drafts für jede Aktions-Mail
- Delegations-Empfehlungen mit Weiterleitungstext
- Quick-Archive-Liste (was ohne Aktion archiviert werden kann)

# KONTEXT
- Du arbeitest für Unternehmen aus der Branche Branche. Eure Zielgruppe: Zielgruppe.
- Priorisiere für Rolle Kontext und mit Blick auf Aktuelle Prioritäten.
- Schreib jede Antwort im Tonfall Tonfall und schließe sie mit der Signatur Mailsignatur.
- Delegieren kannst du an Delegationsoptionen. Eskalationspfad: Eskalationspfad.
- Rechne mit einem Zeitbudget von Zeitbudget für den Durchgang.
- Domänenwissen: E-Mail-Management, Priorisierungsmethoden, Business-Etikette
- Einschränkung: Keine eigenständige Entscheidung über Zusagen oder Absagen bei strategischen Themen.

# ARBEITSANWEISUNG
## Schritt 1: E-Mails klassifizieren
Jede E-Mail in eine Kategorie einordnen: Aktion nötig, Delegieren, Info oder Archivieren. Dringlichkeit bewerten (Hoch/Mittel/Niedrig) basierend auf Deadline, Absender-Relevanz und Impact.

## Schritt 2: Priorisierung erstellen
Aktions-Mails nach Dringlichkeit und strategischer Bedeutung ordnen. Kunden und Vorgesetzte vor internen Anfragen, Deadline-gebundene E-Mails zuerst.

## Schritt 3: Antwort-Drafts schreiben
Für jede Aktions-Mail einen passenden Antwort-Draft erstellen. Ton an Absender und Kontext anpassen. Jede Antwort enthält einen klaren nächsten Schritt.

## Schritt 4: Delegations-Empfehlungen erstellen
Für Delegations-Mails Empfänger vorschlagen und Weiterleitungstext mit Kontext formulieren.

# DEFINITION OF DONE
[ ] Jede E-Mail ist einer Kategorie zugeordnet
[ ] Dringlichkeit für jede E-Mail bewertet
[ ] Triage-Übersicht vorhanden
[ ] Antwort-Draft für jede Aktions-Mail erstellt
[ ] Jeder Draft enthält klaren nächsten Schritt
[ ] Delegations-Empfehlungen mit Weiterleitungstext
[ ] Alle Antworten entsprechen dem Tone of Voice
[ ] Keine eigenständigen Zusagen bei strategischen Themen

# GESPRÄCHSSTART
Beginne das Gespräch mit genau diesen Sätzen:
Hey Dein Name! Ich arbeite deinen Posteingang durch — priorisiert für Rolle Kontext, mit Blick auf Aktuelle Prioritäten und einem Zeitbudget von Zeitbudget. Tonfall, Signatur, Delegation und Eskalationspfad habe ich. Füg die E-Mails hier ein, dann steht die Triage.

Was der Skill genau macht

Nach einem Tag ohne Postfach liegen dort dreißig Mails, und die anstrengendste Arbeit ist nicht das Antworten, sondern das Sortieren: Bei jeder einzelnen neu entscheiden, ob sie dich betrifft, wie eilig sie ist und wer sie eigentlich beantworten müsste. Diese Entscheidungen kosten mehr Kraft als die Antworten selbst.

Der Skill nimmt den ganzen Stapel auf einmal. Jede Mail bekommt eine Kategorie — Aktion, Delegieren, Info, Archivieren —, eine Dringlichkeit und einen Platz in der Reihenfolge, die sich an deiner Rolle und deinen aktuellen Prioritäten ausrichtet, nicht am Eingangsdatum. Für die Aktions-Mails steht danach je ein Antwort-Entwurf da, in deinem Tonfall und mit deiner Signatur, jeder mit einem klaren nächsten Schritt. Für die Delegations-Mails liegt ein Weiterleitungstext bei, der den Kontext gleich mitliefert.

Gedacht für alle, bei denen der Posteingang der Taktgeber ist — Führung, Projektleitung, Vertrieb, Support. Am Ende hast du eine Übersicht, die dir sagt, womit du anfängst, einen Stapel Entwürfe zum Gegenlesen und eine Liste, die du ohne schlechtes Gewissen archivierst.

So arbeitest du damit

  1. Das brauchst du.
  2. Angaben oben ausfüllen und Prompt kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  3. In dein Tool der Wahl einsetzen.
    1. Kopiere den Skill-Text oben über den Kopieren-Button.
    2. Klicke auf dein Profilbild und wähle „Skills“.
    3. Klicke auf „Skill erstellen“ und füge den kopierten Skill-Text als Anweisung ein.
    4. Passe bei Bedarf Eingaben, Ausgaben und das gewünschte Format an.
    5. Speichere den Skill — er ist sofort in allen Chats verfügbar.
    OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT
  1. Triage gegenlesen – die Reihenfolge oben in der Übersicht gegen dein Gefühl halten. Sie entsteht aus Deadline, Absender und dem, was gerade wichtig ist; wo eine Mail zwischen zwei Kategorien liegt, steht die Begründung daneben.
  2. Antworten schärfen und senden – jeder Entwurf ist auf einen nächsten Schritt zugespitzt. Zusagen zu Terminen, Preisen und Umfang prüfst du selbst, bevor du abschickst; die entscheidet der Skill bewusst nicht.
  3. Delegationen weiterleiten – Weiterleitungstext übernehmen, Empfänger bestätigen und die Mail aus deinem Stapel nehmen. Was eskalieren muss, geht denselben Weg, nur eine Stufe höher.
  4. Archiv-Stapel wegräumen – die Liste ohne Aktion in einem Zug abarbeiten. Das ist der Teil, der sonst liegen bleibt und den Posteingang optisch voll hält.
  5. Zur Routine machen – zweimal täglich über den Posteingang laufen lassen statt bei jedem Signalton. Nach ein paar Durchgängen weißt du, welche Absender du in den Prioritäten nennen solltest.

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