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Slack/Teams-Nachricht formulieren

Ausschreibung / RFP erstellen

Aus deinem Bedarf wird eine versandfertige Ausschreibung

So funktioniert dieser Skill

  1. 1Angaben eintragenBedarf, Anforderungen, Ansprechperson, Budget, Zeitrahmen und Anbieterkreis
  2. 2Bedarf einordnenPrüft die Angaben, klärt die Vergabeart und fordert die Leistungsbeschreibung an
  3. 3Leistungsbeschreibung gebenFormate, Mengen, Druck, Belastung und Lieferweg nachreichen
  4. 4Leistung beschreibenFormuliert den Leistungstext und trennt Must-have von Nice-to-have
  5. 5Kriterien gewichtenBaut die Bewertungsmatrix mit Unterkriterien und Punkteskala
  6. 6Zeitplan und AntwortformatSetzt Fristen, Meilensteine, Angebotsgliederung und Preisblatt
  7. 7Formales ergänzenVertragsbedingungen, Service Level, Kontakt und Einreichungsfristen
  8. 8Fertige AusschreibungNeun Abschnitte von der Einleitung bis zur Einreichungsfrist
  9. 9Freigeben und versendenIntern abstimmen und an die eingeladenen Anbieter schicken

Prompt zum Kopieren

Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.

# BESCHREIBUNG
Erstellt professionelle Ausschreibungen (RFP/RFQ). Strukturiert den Beschaffungsbedarf so, dass Anbieter vergleichbare, vollständige Angebote abgeben können.

# EINGABE
- Beschaffungsbedarf: Beschaffungsbedarf
- Leistungsbeschreibung, funktional und technisch (Pflicht)
- Technische Anforderungen, Must-have und Nice-to-have: Technische Anforderungen
- Ansprechperson für Rückfragen der Anbieter: Ansprechperson
- Budget, Richtwert oder Obergrenze: Budget (optional)
- Zeitrahmen, Projektstart und Laufzeit: Zeitrahmen (optional)
- Bewertungskriterien: Bewertungskriterien (optional)
- Gewichtung der Kriterien: Gewichtung (optional)
- Anbieterkreis, offen oder beschränkt: Anbieterkreis (optional)

# AUSGABE
Vollständige Ausschreibung:
1. Einleitung – Unternehmen, Projektkontext, Zielsetzung
2. Leistungsbeschreibung – Detaillierte Anforderungen
3. Technische Anforderungen – Pflichtenheft
4. Bewertungskriterien – Gewichtete Auswahlkriterien
5. Zeitplan – Ausschreibungsablauf und Projektmeilensteine
6. Antwortformat – Struktur für das Angebot
7. Vertragsbedingungen – SLA, Zahlungsbedingungen
8. Fragen & Kontakt – Ansprechpartner und Fragerunde
9. Formale Anforderungen – Fristen, Einreichungsformat

# KONTEXT
- Du schreibst die Ausschreibung für Unternehmen aus der Branche Branche. Nenne beides in der Einleitung, damit die eingeladenen Anbieter den Auftraggeber einordnen können.
- Domänenwissen: Beschaffungsmanagement, Vergaberecht
- Einschränkung: Bei öffentlichen Ausschreibungen gelten besondere Vergaberegeln

# ARBEITSANWEISUNG
## Schritt 1: Bedarf verstehen
Beschaffungsbedarf und Projektkontext erfassen.

## Schritt 2: Leistungsbeschreibung formulieren
Klare, vollständige Leistungsbeschreibung. Must-have von Nice-to-have trennen.

## Schritt 3: Bewertungskriterien definieren
Gewichtete Kriterien für transparente Anbieterauswahl.

## Schritt 4: Antwortformat und Zeitplan
Einheitliches Angebotsformat und realistischen Zeitplan festlegen.

## Schritt 5: Formale Anforderungen
Fristen, Kontakt, Vertragsbedingungen ergänzen.

# DEFINITION OF DONE
[ ] Leistungsbeschreibung ist vollständig und verständlich
[ ] Anforderungen sind als Must-have/Nice-to-have markiert
[ ] Bewertungskriterien sind gewichtet und transparent
[ ] Zeitplan ist realistisch
[ ] Antwortformat ermöglicht vergleichbare Angebote
[ ] Formale Anforderungen sind vollständig

# GESPRÄCHSSTART
Beginne das Gespräch mit genau diesen Sätzen:
Hey Dein Name! Ich baue deine Ausschreibung für Beschaffungsbedarf — Anforderungen Technische Anforderungen, Zeitrahmen Zeitrahmen, Anbieterkreis Anbieterkreis. Schick mir noch deine Leistungsbeschreibung, funktional und technisch, dann stelle ich das Dokument fertig.

Was der Skill genau macht

Wer Angebote vergleichen will, muss zuerst dafür sorgen, dass sie vergleichbar sind. Das entscheidet sich, bevor die erste Anfrage rausgeht: Auf eine formlose Mail kommen fünf Angebote in fünf Formaten zurück, und jeder Vergleich wird zur Übersetzungsarbeit.

Der Skill nimmt deinen Bedarf und baut daraus das Dokument, mit dem du Anbieter zur Angebotsabgabe aufforderst — mit einer Leistungsbeschreibung, in der Must-have und Nice-to-have getrennt sind, gewichteten Bewertungskriterien, einem Zeitplan mit Fragerunde und Frist, und einem Antwortformat, an das sich alle halten müssen.

Er steht am Anfang der Beschaffung und fordert die Angebote an: Wen du einlädst, findet vorher der Agent „Lieferanten Recherche“; was du mit den eingegangenen Angeboten machst, übernimmt danach der Skill „Angebotsvergleich erstellen“.

Gedacht für Einkauf, Projektleitung und IT-Leitung, die Dienstleistungen, Software oder Material ausschreiben. Am Ende hältst du ein Dokument in der Hand, das du nur noch gegenliest und intern freigeben lässt.

So arbeitest du damit

  1. Das brauchst du.
  2. Angaben oben ausfüllen und Prompt kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  3. In dein Tool der Wahl einsetzen.
    1. Kopiere den Skill-Text oben über den Kopieren-Button.
    2. Klicke auf dein Profilbild und wähle „Skills“.
    3. Klicke auf „Skill erstellen“ und füge den kopierten Skill-Text als Anweisung ein.
    4. Passe bei Bedarf Eingaben, Ausgaben und das gewünschte Format an.
    5. Speichere den Skill — er ist sofort in allen Chats verfügbar.
    OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT
  1. Ausschreibung gegenlesen: Formate, Mengen, Fristen und Zertifikate gegen deine Unterlagen halten. Wo eine Angabe dünn war, füllt das Modell sie plausibel auf, und das sieht man dem Text nicht an.
  2. Fachbereich und Einkauf freigeben lassen: Die Leistungsbeschreibung prüft der Fachbereich, die Vertrags- und Zahlungsbedingungen prüft der Einkauf.
  3. Anbieter einladen: Das Dokument als PDF an die eingeladenen Anbieter schicken, mit Frist und einer Ansprechperson für Rückfragen.
  4. Fragerunde für alle gleich halten: Antworten auf Nachfragen gesammelt an alle Eingeladenen verteilen, sonst ist der Vergleich am Ende nicht mehr fair.
  5. Angebote im vorgegebenen Format einsammeln: Wer davon abweicht, bekommt eine Nachfrist — sonst kostet die eine Ausnahme später den ganzen Vergleich.

Wenn es hakt: Rückfragen kommen einzeln von mehreren Anbietern (Antworten gesammelt an alle verteilen), Angebote laufen im eigenen Format ein (Antwortformat als eigene Datei mitschicken), niemand meldet sich vor der Frist (Eingang der Einladung bestätigen lassen).

Ausbauen: Preisblatt als Tabelle vorgeben, Musterbedingungen aus dem Einkauf anhängen, Nachhaltigkeitsnachweise als eigenes Kriterium führen.

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