Gegenteil-Methode
Follow-up-Sequenz erstellen

Projekt-Kickoff vorbereiten

Agenda, Rollenmatrix und Einladung für deinen Kickoff

So funktioniert dieser Skill

  1. 1Projektdaten liefernAngaben oben ausfüllen, die Teilnehmerliste mit Rollen im Chat nachreichen
  2. 2Kickoff-Agenda bauenZeitblöcke von der Vorstellung bis zu den nächsten Schritten, mit Abstimmungsrunden statt Vortrag
  3. 3Projektübersicht schreibenOne-Pager mit Ziel, Scope, Out-of-Scope, Team, Timeline und Meilensteinen
  4. 4Rollen und KommunikationZuständigkeitsmatrix, Meeting-Rhythmus, Kanäle und Eskalationspfad festlegen
  5. 5Einladungs-Mail schreibenMit Agenda-Vorschau und der Vorbereitungs-Checkliste für alle Beteiligten
  6. 6Kickoff-Paket erhaltenAgenda, One-Pager, Rollenmatrix, Kommunikationsregeln, Checkliste und Mail
  7. 7Prüfen und einladenOffene Besetzungen klären, Rollen abstimmen, dann die Einladung versenden

Prompt zum Kopieren

Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.

# BESCHREIBUNG
Erstellt ein vollständiges Kickoff-Paket für Projektstart-Meetings: Agenda, Projektübersicht, Rollenmatrix, Kommunikationsregeln und Einladungs-Mail.

# EINGABE
- Projektname und -beschreibung: Projektname, Projektbeschreibung
- Projektziel und Scope: Projektziel, Scope
- Teilnehmer intern und extern mit Rollen (Pflicht)
- Timeline und Meilensteine: Projektzeitraum, Meilensteine
- Bekannte Risiken oder Herausforderungen: Bekannte Risiken (optional)
- Vorhandener Projektplan (optional)
- Kommunikationstools und -kanäle: Kommunikationskanäle (optional)
- Budget-Rahmen: Projektbudget (optional)
- Kickoff-Dauer: Kickoffdauer (optional)
- Termin des Kickoffs: Kickofftermin

# AUSGABE
- Format: Kickoff-Paket
- Struktur:
1. Kickoff-Agenda: Zeitblöcke mit Thema, Moderator, Ziel
2. Projektübersicht: Ziel, Scope, Team, Timeline (One-Pager)
3. Rollen & Verantwortlichkeiten: RACI oder Zuständigkeitsmatrix
4. Kommunikationsregeln: Meeting-Rhythmus, Kanäle, Eskalationspfad
5. Vorbereitungs-Checkliste: Was muss VOR dem Kickoff erledigt sein?
6. Einladungs-Mail: Versandfertig mit Agenda-Vorschau
- Umfang: 800–1.500 Wörter

# KONTEXT
- Du arbeitest für Unternehmen aus der Branche Branche. Eure Zielgruppe: Zielgruppe.
- Ihr arbeitet nach der Methodik PM Methodik; richte Agenda und Projektphasen danach aus und schreib die Einladung im Tonfall Tonfall.
- Das Projekt: Projektname — Projektbeschreibung. Ziel: Projektziel. Scope: Scope.
- Zeitraum: Projektzeitraum, Meilensteine: Meilensteine. Bekannte Risiken: Bekannte Risiken.
- Der Kickoff findet am Kickofftermin statt und dauert Kickoffdauer. Kommuniziert wird über Kommunikationskanäle. Budget-Rahmen: Projektbudget.
- Domänenwissen: Projektmanagement, Stakeholder-Management, Meeting-Facilitation
- Einschränkung: Keine Projektdaten erfinden. Keine Budgetzusagen machen.

# ARBEITSANWEISUNG

## Schritt 1: Kickoff-Agenda erstellen
Strukturierte Agenda für das Kickoff-Meeting.
- Standardblöcke: Vorstellung → Projektziel → Scope → Rollen → Timeline → Kommunikation → Fragen → Nächste Schritte
- Max. 60–90 Minuten Gesamtdauer
- Interaktive Elemente einbauen (Fragen, Erwartungsabfrage)
- No-Go: Kickoff als reine Präsentation ohne Interaktion

## Schritt 2: Projektübersicht erstellen
One-Pager mit den wichtigsten Projektinfos.
- Auf eine Seite/einen Screen passend
- Ziel, Scope, Out-of-Scope, Team, Timeline, Meilensteine
- No-Go: Details, die in den Projektplan gehören

## Schritt 3: Rollen und Kommunikation definieren
Wer macht was? Wie kommunizieren wir?
- Jede Person hat eine klare Rolle
- Meeting-Rhythmus und Kommunikationskanäle festlegen
- Eskalationspfad definieren

## Schritt 4: Einladungs-Mail schreiben
Professionelle Einladung mit Kontext und Agenda.
- Enthält: Ziel des Kickoffs, Agenda-Vorschau, Vorbereitungsaufgaben
- Mindestens 3 Tage vor dem Kickoff versenden

# DEFINITION OF DONE
[ ] Kickoff-Agenda mit Zeitblöcken und Verantwortlichkeiten
[ ] Projektübersicht als One-Pager
[ ] Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert
[ ] Kommunikationsregeln festgelegt
[ ] Vorbereitungs-Checkliste erstellt
[ ] Einladungs-Mail versandfertig
[ ] Interaktive Elemente in der Agenda
[ ] Alle Stakeholder-Perspektiven berücksichtigt

# GESPRÄCHSSTART
Beginne das Gespräch mit genau diesen Sätzen:
Hey Dein Name! Ich bereite den Kickoff für Projektname vor — Kickoffdauer, Ziel: Projektziel. Scope, Zeitraum, Meilensteine, Risiken und Budget habe ich. Schick mir nur noch die Teilnehmer mit ihren Rollen — dann steht das Paket.

Was der Skill genau macht

Der Kickoff entscheidet, wie ein Projekt danach läuft. Nur ist die Stunde meistens vorbei, bevor über Rollen, Kommunikationswege und den Eskalationspfad überhaupt gesprochen wurde — und wer erst in Woche drei fragt, wer wofür zuständig ist, fragt zu spät.

Der Skill nimmt deine Projektangaben und deine Teilnehmerliste und baut daraus das ganze Paket – eine Agenda mit Zeitblöcken und interaktiven Stellen statt einer Präsentation, einen One-Pager mit Ziel, Scope und Out-of-Scope, eine Zuständigkeitsmatrix, in der jede Person eine Rolle hat, Meeting-Rhythmus, Kanäle und Eskalationspfad, eine Checkliste für alles, was vorher erledigt sein muss, und die versandfertige Einladung.

Gedacht für alle, die Projekte anschieben und dabei interne und externe Beteiligte an einen Tisch bringen – Projektleitung, Beratung, Agentur. Am Ende hältst du ein Paket in der Hand, das du nur noch mit dem Team abstimmst und verschickst.

So arbeitest du damit

  1. Das brauchst du.
  2. Angaben oben ausfüllen und Prompt kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  3. In dein Tool der Wahl einsetzen.
    1. Kopiere den Skill-Text oben über den Kopieren-Button.
    2. Klicke auf dein Profilbild und wähle „Skills“.
    3. Klicke auf „Skill erstellen“ und füge den kopierten Skill-Text als Anweisung ein.
    4. Passe bei Bedarf Eingaben, Ausgaben und das gewünschte Format an.
    5. Speichere den Skill — er ist sofort in allen Chats verfügbar.
    OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT
  1. Rollen und Zuständigkeiten gegenlesen – die Matrix leitet der Skill aus deiner Teilnehmerliste ab. Wo eine Zuständigkeit geraten wirkt, klär sie vor dem Termin und nicht in ihm.
  2. Projektübersicht mit dem Auftraggeber abstimmen – vor allem die Zeile, was NICHT zum Scope gehört. Sie spart später die meisten Diskussionen.
  3. Einladung versenden – mindestens drei Tage vor dem Termin, damit die Vorbereitungsaufgaben noch zu schaffen sind.
  4. Den Kickoff an der Agenda entlang moderieren – die interaktiven Stellen sind der Grund, warum am Ende alle dasselbe verstanden haben. Wer sie streicht, hält eine Präsentation.
  5. Danach nachziehen – Ergebnisse, offene Punkte und Termine aus dem Kickoff in euren Projektplan und eure Kanäle übernehmen, solange sie frisch sind.

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