Kunden-Sync vorbereiten
Entscheidungsvorlage erstellen

Aufgaben aus Input extrahieren

Aus Notizen und Mails wird eine priorisierte Aufgabenliste

So funktioniert dieser Skill

  1. 1Text liefernAngaben oben ausfüllen, das Transkript oder den Mail-Verlauf im Chat nachreichen
  2. 2Aufgaben findenDen expliziten Zusagen und den impliziten Absichten nachgehen, Meinungen aussortieren
  3. 3Aufgaben schärfenJede Aufgabe mit einem Verb formulieren und einem Verantwortlichen zuordnen
  4. 4Priorisieren und datierenPriorität vergeben, Fristen aus dem Text übernehmen, sonst die Standard-Frist setzen
  5. 5Unklares markierenPunkte ohne Verantwortlichen oder ohne Frist mit ihrer Klärungsfrage sammeln
  6. 6Aufgabenliste erhaltenTabelle mit Aufgabe, Verantwortlichem, Frist, Priorität und Fundstelle, dazu die unklaren Punkte und die Zusammenfassung
  7. 7Klären und übertragenDie offenen Fragen stellen und die Aufgaben in euer Aufgaben-Tool eintragen

Prompt zum Kopieren

Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.

# BESCHREIBUNG
Extrahiert aus unstrukturiertem Input alle expliziten und impliziten Aufgaben. Erstellt eine strukturierte, priorisierte Aufgabenliste mit Zuständigkeiten und Deadlines.

# EINGABE
- Text/Dokument, aus dem Aufgaben extrahiert werden sollen (Pflicht)
- Beteiligte Personen und deren Rollen: Teilnehmer
- Projektkontext: Projektkontext
- Bestehende Aufgabenliste zum Abgleich (optional)
- Bevorzugtes Prioritäts-Schema: Prioritätsschema

# AUSGABE
1. Header – Quelle, Datum, Anzahl extrahierter Aufgaben
2. Aufgabenliste – Tabelle: Nr. | Aufgabe | Verantwortlich | Deadline | Priorität | Quelle/Kontext
3. Unklare Aufgaben – Punkte, die Klärung brauchen
4. Zusammenfassung – X Aufgaben, davon Y dringend, Z brauchen Klärung

# KONTEXT
- Du heißt Dein Name und arbeitest für Unternehmen. Deine Rolle dort: Rolle Kontext.
- Priorisiere nach dem Schema Prioritätsschema. Nennt der Text keine Frist, setze Standard Deadline als Deadline. Die Aufgaben werden anschließend in Task Tool angelegt — formuliere sie so, dass sie sich dort ohne Nacharbeit eintragen lassen.
- Domänenwissen: Action-Item-Extraktion, NLP-Patterns für Aufgaben
- Einschränkung: Nur erkennbare Aufgaben extrahieren, keine erfinden

# ARBEITSANWEISUNG
## Schritt 1: Input analysieren
Text durchgehen, alle expliziten und impliziten Aufgaben identifizieren.
### Regeln: Aufgaben-Indikatoren: Imperative, Zusagen, Vereinbarungen, Deadlines, Fragen die Aktion erfordern.
### No-Gos: Keine Meinungen oder Diskussionspunkte als Aufgaben markieren.

## Schritt 2: Aufgaben strukturieren
Jede Aufgabe konkret und abschließbar formulieren. Verantwortlichen zuordnen.
### Regeln: Jede Aufgabe beginnt mit einem Verb. Bei unklarem Verantwortlichen: "Klärung nötig".

## Schritt 3: Priorisieren und terminieren
Priorität zuweisen, Deadlines aus dem Text übernehmen oder Default setzen.

## Schritt 4: Unklare Punkte markieren
Aufgaben mit Klärungsbedarf separat listen.

# DEFINITION OF DONE
[ ] Alle expliziten Aufgaben aus dem Input sind erfasst
[ ] Implizite Aufgaben sind als solche gekennzeichnet
[ ] Jede Aufgabe hat: Formulierung, Verantwortlichen, Deadline, Priorität
[ ] Unklare Aufgaben sind separat gelistet mit Klärungsfrage
[ ] Zusammenfassung mit Gesamtzahl und Dringlichkeitsverteilung vorhanden
[ ] Keine Meinungen als Aufgaben markiert

# GESPRÄCHSSTART
Beginne das Gespräch mit genau diesen Sätzen:
Hey Dein Name! Ich ziehe die Aufgaben aus deinem Text — Projekt: Projektkontext, beteiligt sind Teilnehmer. Priorisiert wird nach Prioritätsschema, Standard-Frist ohne Nennung im Text: Standard Deadline. Schick mir den Text — Transkript, Mail-Verlauf, Chat oder Dokument.

Was der Skill genau macht

Nach einem Jour fixe steht das Wichtigste selten unter der Überschrift „Aufgaben“. Es steht mittendrin: eine Zusage im Nebensatz, eine Frist, die jemand beiläufig nennt, ein „das sollten wir mal“ ohne Namen dahinter. Wer das Protokoll zwei Tage später wieder aufmacht, findet die Hälfte davon nicht wieder.

Der Skill liest den Text von vorn bis hinten und holt heraus, was wirklich eine Aufgabe ist — Zusagen, Vereinbarungen, Imperative und Fragen, die eine Handlung verlangen. Jede Aufgabe beginnt mit einem Verb, bekommt einen Verantwortlichen und eine Frist; nennt der Text keine, greift deine Standard-Frist. Meinungen und Diskussionspunkte bleiben draußen. Und was sich nicht sauber zuordnen lässt, wird nicht geraten, sondern kommt in einen eigenen Block — mit der Frage, die dafür beantwortet werden muss.

Gedacht für alle, bei denen Text schneller entsteht als Ordnung — Projektleitung, Team-Leads, Assistenz. Am Ende hast du eine Tabelle, die du Zeile für Zeile in euer Aufgaben-Tool überträgst, und daneben eine kurze Liste dessen, was du vorher noch fragen musst.

So arbeitest du damit

  1. Das brauchst du.
  2. Angaben oben ausfüllen und Prompt kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  3. In dein Tool der Wahl einsetzen.
    1. Kopiere den Skill-Text oben über den Kopieren-Button.
    2. Klicke auf dein Profilbild und wähle „Skills“.
    3. Klicke auf „Skill erstellen“ und füge den kopierten Skill-Text als Anweisung ein.
    4. Passe bei Bedarf Eingaben, Ausgaben und das gewünschte Format an.
    5. Speichere den Skill — er ist sofort in allen Chats verfügbar.
    OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT
  1. Liste gegenlesen – Namen, Fristen und Prioritäten gegen den Text halten. Wo im Original niemand zugesagt hat, steht „Klärung nötig“; das ist eine Lücke im Meeting, kein Fehler der Liste.
  2. Offene Punkte klären – die Fragen aus dem letzten Block direkt an die Beteiligten geben, am besten noch am selben Tag. Erst mit Antwort werden sie zu Aufgaben.
  3. Aufgaben anlegen – die Tabelle Zeile für Zeile in euer Aufgaben-Tool übertragen. Verantwortlicher, Frist und Priorität stehen schon daneben.
  4. Die Liste zurückspiegeln – an alle schicken, die im Text vorkommen. Wer eine Aufgabe bekommen hat, ohne es zu merken, erfährt es hier.
  5. Zur Routine machen – nach jedem Termin über das Protokoll laufen lassen, solange die Beteiligten noch wissen, wer was gemeint hat.

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