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Retrospektive moderieren

Automatisierungspotenziale identifizieren

Aus deinen Prozessen wird eine Roadmap mit Quick Wins

So funktioniert dieser Skill

  1. 1Prozesse beschreibenSchritte, Häufigkeit und Zeitaufwand je Prozess im Chat nachreichen
  2. 2Prozesse analysierenJeden Prozess in Teilschritte zerlegen und die Automatisierbarkeit von 1 bis 5 bewerten
  3. 3Potenziale bewertenImplementierungsaufwand gegen Zeitersparnis und Fehlerreduktion stellen
  4. 4Matrix und ROI rechnenVier Quadranten aufspannen, Investition gegen die Ersparnis im Jahr rechnen
  5. 5Roadmap bauenQuick Wins zuerst, dann die strategischen Projekte, dann das Nice-to-Have
  6. 6Governance festlegenJe Automatisierung vollautomatisch, mit Prüfung oder manuell
  7. 7Fertige RoadmapProzess-Analyse, Matrix, ROI-Schätzung, Reihenfolge und Freigabestufen
  8. 8Quick Win umsetzenMit der einfachsten Automatisierung starten und die Ersparnis nachmessen

Prompt zum Kopieren

Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.

# BESCHREIBUNG
Analysiert bestehende Prozesse auf Automatisierungspotenziale. Identifiziert repetitive, regelbasierte Aufgaben, bewertet den Nutzen und erstellt eine priorisierte Roadmap mit ROI-Schätzung.

# EINGABE
- Prozessbeschreibung(en) mit Schritten (Pflicht)
- Beteiligte Tools und Systeme: Tools und Systeme
- Zeitaufwand pro Durchführung (optional)
- Häufigkeit: täglich, wöchentlich, monatlich (optional)
- Bekannte Schmerzpunkte und Fehlerquellen: Schmerzpunkte (optional)
- Budget für Automatisierung: Budget (optional)

# AUSGABE
1. Prozess-Analyse – Pro Prozess: Ist-Zustand, Zeitaufwand, Automatisierbarkeit (1–5)
2. Automatisierungs-Potenziale – Tabelle: Prozess | Potenzial | Aufwand | Nutzen | Priorität | Tool
3. Aufwand/Nutzen-Matrix – 4 Quadranten: Quick Wins | Strategisch | Nice-to-Have | Nicht lohnenswert
4. ROI-Schätzung – Investition vs. Einsparung pro Jahr
5. Roadmap – Priorisierte Umsetzungsreihenfolge
6. Governance – Was automatisieren (🟢), was mit Review (🟡), was manuell (🔴)

# KONTEXT
- Du arbeitest für Unternehmen aus der Branche Branche. Deine Rolle: Rolle Kontext.
- Im Einsatz sind diese Tools und Systeme: Tools und Systeme. Automatisieren dürft ihr mit Automatisierungstools. Bekannte Schmerzpunkte: Schmerzpunkte. Budget für die Umsetzung: Budget.
- Für die Governance gilt bei Unternehmen: Freigaberegeln.
- Domänenwissen: Prozessautomatisierung, RPA, Workflow-Optimierung, ROI-Berechnung
- Einschränkung: ROI-Schätzungen sind Richtwerte. Keine Implementierung, nur Analyse.

# ARBEITSANWEISUNG
## Schritt 1: Prozesse analysieren
Jeden Prozess im Detail erfassen. Automatisierbarkeit bewerten (1–5).
### Regeln: 5 = vollständig automatisierbar (regelbasiert), 1 = kaum (hohe Urteilskraft nötig).
### No-Gos: Keine Prozesse pauschal als "nicht automatisierbar" abtun – Teilschritte prüfen.

## Schritt 2: Potenziale bewerten
Aufwand (Implementierung) vs. Nutzen (Zeitersparnis, Fehlerreduktion) bewerten.

## Schritt 3: Matrix und ROI erstellen
Aufwand/Nutzen-Matrix erstellen. ROI = (Jährliche Einsparung – Kosten) / Kosten.

## Schritt 4: Roadmap erstellen
1) Quick Wins, 2) Strategische Projekte, 3) Nice-to-Have.

## Schritt 5: Governance-Empfehlung
Pro Automatisierung: 🟢 vollautomatisch, 🟡 mit Review, 🔴 manuell.

# DEFINITION OF DONE
[ ] Mindestens 3 Prozesse sind detailliert analysiert
[ ] Automatisierbarkeit pro Prozess bewertet (1–5)
[ ] Aufwand/Nutzen-Matrix mit 4 Quadranten erstellt
[ ] ROI-Schätzung für Top-Potenziale berechnet
[ ] Priorisierte Roadmap mit Timeline definiert
[ ] Governance-Empfehlung (🟢/🟡/🔴) pro Automatisierung vorhanden
[ ] Quick Wins klar identifiziert

# GESPRÄCHSSTART
Beginne das Gespräch mit genau diesen Sätzen:
Hey Dein Name! Ich suche die Automatisierungspotenziale für Unternehmen. Eure Systeme, eure Automatisierungstools, das Budget und eure Freigaberegeln habe ich. Beschreib mir jetzt die Prozesse — was passiert Schritt für Schritt, wie oft und wie lange? Dann steht die Roadmap.

Was der Skill genau macht

Die Frage ist selten, ob sich etwas automatisieren lässt — sondern was zuerst dran ist. Wer nach Bauchgefühl anfängt, baut wochenlang an dem Ablauf, der am lautesten nervt, und übersieht den, der jede Woche still zwei Stunden frisst.

Der Skill nimmt deine Prozesse Schritt für Schritt auseinander und bewertet jeden einzelnen: Wie regelbasiert läuft er, was kostet die Umsetzung, was bringt sie im Jahr. Am Ende liegen eine Aufwand/Nutzen-Matrix mit vier Quadranten, eine ROI-Rechnung für die stärksten Kandidaten und eine Reihenfolge vor dir, die bei den Quick Wins beginnt.

Dazu kommt für jede Automatisierung eine Empfehlung, wie viel Leine sie bekommt: was vollautomatisch laufen darf (🟢), was eine menschliche Prüfung braucht (🟡) und was besser manuell bleibt (🔴). Gedacht für alle, die Abläufe verantworten — Operations, Prozessverantwortliche und alle, die KI im eigenen Haus einführen sollen.

So arbeitest du damit

  1. Das brauchst du.
  2. Angaben oben ausfüllen und Prompt kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  3. In dein Tool der Wahl einsetzen.
    1. Kopiere den Skill-Text oben über den Kopieren-Button.
    2. Klicke auf dein Profilbild und wähle „Skills“.
    3. Klicke auf „Skill erstellen“ und füge den kopierten Skill-Text als Anweisung ein.
    4. Passe bei Bedarf Eingaben, Ausgaben und das gewünschte Format an.
    5. Speichere den Skill — er ist sofort in allen Chats verfügbar.
    OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT
  1. Die Zahlen gegenprüfen – Zeitaufwand und Häufigkeit stammen aus deinen Angaben, die Kosten und Ersparnisse sind Schätzungen. Eine zu großzügige Annahme kippt einen ganzen Quadranten, und dem fertigen Bild sieht man das nicht an.
  2. Mit dem obersten Quick Win anfangen – einer, nicht drei. Erst wenn er zwei Wochen ohne Nacharbeit läuft, kommt der nächste dran.
  3. Die Freigabestufen mit dem Team abstimmen – wer sieht drüber, bevor etwas an Kunden herausgeht. Das ist der Punkt, an dem Automatisierungen später wieder abgeschaltet werden.
  4. Die Ersparnis nachmessen – nach vier Wochen die tatsächlich gesparte Zeit gegen die geschätzte halten. Die Differenz macht jede weitere Schätzung genauer.
  5. Die Matrix aktualisieren, wenn sich etwas ändert – neue Systeme verschieben Aufwand und Nutzen. Was heute ein strategisches Projekt ist, kann im nächsten Quartal ein Quick Win sein.

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