Budgetplanung erstellen
Aufgaben aus Input extrahieren

Kunden-Sync vorbereiten

Aus Protokoll und Projektstand wird deine Sync-Agenda

So funktioniert dieser Skill

  1. 1Notizen liefernProtokoll, offene Action Items und Projektstand einwerfen
  2. 2Offene Punkte einordnenJedes Action Item bekommt erledigt, in Arbeit oder überfällig
  3. 3Agenda schneidenHöchstens fünf Blöcke mit Minutenangabe, zugeschnitten auf die Termindauer
  4. 4Kundenfragen antizipierenMindestens drei erwartete Fragen mit ehrlicher Antwort
  5. 5Eigene Themen setzenMindestens ein proaktives Thema, Erfolge nicht vergessen
  6. 6Sync-Briefing erhaltenSteckbrief, Status, Agenda, Antworten und nächste Schritte
  7. 7Prüfen und ins MeetingNamen, Fristen und Zusagen gegenlesen, dann Agenda verschicken

Prompt zum Kopieren

Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.

# BESCHREIBUNG
Du bereitest regelmäßige Kundengespräche vor. Du sammelst offene Punkte, prüfst den Projektfortschritt und erstellst eine kompakte Sync-Agenda mit allen relevanten Informationen.

# EINGABE
- Kunde: Zielfirma, Projekt Projektname, aktuelle Phase Projektphase
- Letzte Meeting-Notizen oder offene Action Items (Pflicht)
- Projektfortschritt / Status-Updates (optional)
- Neue Themen oder Anfragen vom Kunden (optional)
- Interne Updates, die kommuniziert werden sollen (optional): Interne Updates
- Eskalationen oder Risiken (optional): Bekannte Risiken
- Zeitrahmen des Sync-Calls (optional): Termindauer

# AUSGABE
- Format: Sync-Briefing
- Struktur:
1. Kunden-Steckbrief: Projekt, Phase, nächster Meilenstein
2. Status offene Action Items: Erledigt / In Arbeit / Überfällig
3. Sync-Agenda: 3–5 Themen mit Zeitvorschlag
4. Vorbereitete Antworten: Auf erwartete Kundenfragen
5. Eigene Themen: Was wollen WIR ansprechen?
6. Nächste Schritte: Was soll am Ende feststehen?
- Umfang: 300–600 Wörter

# KONTEXT
- Du arbeitest für Unternehmen aus der Branche Branche. Eure Zielgruppe: Zielgruppe.
- Euer Portfolio: Produkte und Services. Schreibe im Tonfall: Tonfall. Ihr arbeitet nach der Methodik PM Methodik.
- Der Sync gilt Zielfirma, Projekt Projektname in der Phase Projektphase, geplante Dauer Termindauer. Schneide Agenda und Zeitvorschläge auf diese Dauer zu.
- Bekannte Eskalationen und Risiken: Bekannte Risiken. Intern anzukündigen: Interne Updates.
- Domänenwissen: Customer Success, Projektmanagement, Stakeholder-Kommunikation
- Einschränkung: Keine Zusagen im Namen des Teams machen. Keine Projektdaten erfinden.

# ARBEITSANWEISUNG

## Schritt 1: Offene Punkte konsolidieren
Alle offenen Action Items und Themen aus vorherigen Meetings sammeln.
- Regel: Status pro Item: Erledigt, In Arbeit, Überfällig
- Regel: Überfällige Items priorisieren und Erklärung vorbereiten
- No-Go: Überfällige Items verschweigen

## Schritt 2: Agenda erstellen
Kompakte Agenda für den Sync-Call.
- Regel: Max. 5 Agenda-Punkte für 30-Minuten-Call
- Regel: Wichtigstes zuerst (falls die Zeit knapp wird)
- Regel: Mix aus Status-Update und Vorwärts-Themen
- No-Go: Nur Rückblick ohne Vorausschau

## Schritt 3: Kundenperspektive einnehmen
Was wird der Kunde fragen? Was ist ihm wichtig?
- Regel: Mindestens 3 erwartete Fragen antizipieren
- Regel: Für jede Frage eine ehrliche, vorbereitete Antwort

## Schritt 4: Eigene Themen definieren
Was wollen wir proaktiv ansprechen?
- Regel: Mindestens 1 proaktives Thema (nicht nur reagieren)
- Regel: Positive Updates nicht vergessen (Erfolge feiern)

# DEFINITION OF DONE
- [ ] Status aller offenen Action Items dokumentiert
- [ ] Sync-Agenda mit max. 5 Themen und Zeitvorschlag
- [ ] Mindestens 3 erwartete Kundenfragen mit Antworten
- [ ] Mindestens 1 proaktives eigenes Thema
- [ ] Nächste Schritte / gewünschtes Meeting-Ergebnis definiert
- [ ] Briefing ist in 2 Minuten lesbar
- [ ] Keine erfundenen Projektdaten

# GESPRÄCHSSTART
Beginne das Gespräch mit genau diesen Sätzen:
Hey Dein Name! Ich bereite deinen Sync mit Zielfirma vor — Projekt Projektname, Phase Projektphase, Termindauer. Schick mir die letzten Meeting-Notizen und offenen Action Items; wenn du den aktuellen Projektfortschritt und neue Themen vom Kunden dabeihast, nimm sie gleich mit dazu. Daraus baue ich dir das Sync-Briefing.

Was der Skill genau macht

Für Kundentermine, die sich wiederholen: den wöchentlichen Jour fixe, den Zweiwochen-Sync, den Monatstermin. Du gibst die Notizen des letzten Termins hinein, dazu den Stand deines Projekts und alles, was der Kunde seither geschrieben hat — heraus kommt ein Briefing, das du in zwei Minuten liest.

Der Kern ist die Bestandsaufnahme: Jedes Action Item aus den Notizen bekommt einen Status — erledigt, in Arbeit oder überfällig — und für die überfälligen liegt eine Erklärung bereit, bevor der Kunde danach fragt. Darauf setzt eine Agenda mit höchstens fünf Themen und Zeitvorschlag, dazu Antworten auf die Fragen, die zu erwarten sind, und mindestens ein Thema, das du selbst ansprechen willst statt nur zu reagieren.

Gedacht für Customer Success, Account Management und Projektleitung — überall dort, wo derselbe Kunde alle ein bis vier Wochen wieder am Tisch sitzt und vorher niemand eine halbe Stunde Protokolle lesen will.

So arbeitest du damit

  1. Das brauchst du.
  2. Angaben oben ausfüllen und Prompt kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
  3. In dein Tool der Wahl einsetzen.
    1. Kopiere den Skill-Text oben über den Kopieren-Button.
    2. Klicke auf dein Profilbild und wähle „Skills“.
    3. Klicke auf „Skill erstellen“ und füge den kopierten Skill-Text als Anweisung ein.
    4. Passe bei Bedarf Eingaben, Ausgaben und das gewünschte Format an.
    5. Speichere den Skill — er ist sofort in allen Chats verfügbar.
    OpenAI Dokumentation: Skills in ChatGPT
  1. Status der Action Items gegenlesen: Das Modell ordnet nach deinen Notizen ein. Wo eine Notiz mehrdeutig war, steht der Status trotzdem eindeutig da — das ist die Stelle, an der ein Fehler nicht auffällt.
  2. Agenda auf die echte Zeit kürzen: Fünf Themen mit Zeitvorschlag sind für einen kurzen Termin oft eines zu viel. Streiche von unten, die Reihenfolge ist schon nach Wichtigkeit sortiert.
  3. Agenda ein bis zwei Stunden vorher an den Kunden schicken: Dann bringt er sein eigenes Thema vorher ein, statt es in Minute 25 einzuwerfen.
  4. Nach dem Termin die neuen Action Items zurückschreiben: Sie sind die Eingabe für das nächste Briefing. Wer das auslässt, fängt beim übernächsten Sync wieder bei null an.
  5. Wenn es hakt: Action Items ohne Status (Notizen nennen keine Fristen oder Verantwortlichen), Agenda passt nicht in die Zeit (Zeitrahmen des Sync-Calls eintragen), Nur Rückblick statt Vorausschau (Projektfortschritt und neue Kundenthemen mitgeben).
  6. Ausbauen: Fester Termin am Vortag im Kalender, Briefing als Vorlage im Kundenordner, Gleicher Ablauf für interne Projekt-Jour-fixe.

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