Skill für deinen Tages-Shutdown mit KI

Herzlich Willkommen zu den AI FIRST Insights! In den letzten 3 Monaten haben wir unser KI-Betriebssystem mit dem Anspruch aufgesetzt, dass KI einen immer größeren Anteil der anfallenden Arbeit unterstützen und uns maximal viel Zeit zurückgeben kann.

Heute möchte ich Dir einen Skill zeigen, den ich für meine persönliche Tages-Shutdown-Routine aufgesetzt habe und jeden Abend durchführe. Am Ende kannst du den Skill für Dich kopieren, anpassen und jeden Abend deine offenen Tabs mit KI-Support schließen.

Los geht’s!

Wie funktioniert der Tages-Shutdown?

Mit dem Tages-Shutdown-Skill unterstützt mich unser OS-Agent beim Schließen aller offenen Tabs und der Vorbereitung des nächsten Tages. Jeden Abend schreibe ich “Tages-Shutdown” und in 15–20 Minuten gehen wir gemeinsam durch drei Funktionen, die mir viele Kopfschmerzen ersparen.

Ausführung des Skills im Chat

1. Heute aufräumen. Der Agent zieht sich alle Aufgaben, die heute fällig waren und noch offen sind, und geht jede einzeln mit mir durch: erledigt, verschoben, geparkt oder gestrichen? Ich entscheide pro Aufgabe, was passieren soll und der Agent führt die entsprechenden Skills direkt aus, um die Aufgaben abzuhaken. Am Ende habe ich keine offenen “Heute-Tasks” mehr und kein „das mach ich morgen früh"-Schuldgefühl, das mit in den Feierabend rutscht.

2. Morgen priorisieren. Aus geplanten Tasks, Kalender, CRM-Pipeline und E-Mails leitet der Agent genau drei Top-Prioritäten (TOPs) für morgen ab. Mit einem Einfluss-Ranking (zB Umsatz vor Strategie vor reaktiver Pflicht) und Zeitslot. Der Agent kennt meine Energiekurve und plant die Aufgaben dementsprechend ein. Zum Beispiel findet Deep Work in den ersten 90 Minuten statt, Calls und Admin folgen am Nachmittag.

3. TOPs vorbereiten. Pro TOP fragt sich der Agent, welcher Skill aus meiner Skill-Bibliothek den TOP vorbereiten kann:

Brauche ich morgen einen Angebots-Draft? Der Skill „Angebot erstellen" wird heute Abend ausgeführt, der Draft liegt zur Review bereit.
Eine Präsentation, die erstellt werden muss? Skill läuft, Draft liegt morgens da.
Recherche zu einem strategischen Thema? Dann baut der Agent mir Briefing mit den Erkenntnissen, Quellen, Szenarien und Handlungsempfehlungen.

Am Ende bekomme ich eine kompakte Zusammenfassung mit der Dokumentation des Tages und Vorbereitung für den kommenden Tag.

Was bringt mir das?

Ich starte den Tag nicht von Null: für jeden TOP liegt morgens Material bereit, und im Idealfall kann ich meine wichtigsten Aufgaben direkt erledigen.
Mein Kopf ist abends frei: was sortiert ist, schwirrt nicht mehr nachts im Kopf weiter.
Compound-Effekt: der OS-Agent erkennt wiederkehrende Aufgaben oder Muster (siehe Screenshot oben) und erstellt daraus neue Skills. So wird das System immer besser.

Skill-Setup

Das komplette Skill-Template findest du hier: Tages-Shutdown-Skill. Du kannst es als Markdown kopieren und als neuen Skill in die KI-Plattform deiner Wahl einsetzen. Gibt es noch keine (gute) Skill-Funktion in deinem Tool, kannst du auch einen eigenen Agent dafür aufsetzen.

Um die Skill-Erstellung zu vereinfachen, kannst du einfach das Template kopieren und mit dem Befehl “Erstelle diesen Skill für mich indem du mir alle Fragen stellst, um die Informationen zu erhalten, die du dafür benötigst: [Template einfügen]”.

Damit der Skill bei dir läuft, brauchst du drei Dinge.

1. Platzhalter ersetzen. Im Template stehen Platzhalter wie [USER_NAME], [TASK_TOOL], [KALENDER_TOOL] oder [IMPACT_PRIO_1]. Geh einmal durch und trage deine Realität ein: dein Name, dein Aufgaben-Tool (Notion, Asana, Todoist, ClickUp, Linear, Things — egal welches), dein Kalender, dein CRM, deine Prioritäts-Logik. Eine Tabelle im Template führt dich durch alle Felder. Solltest du einen Input nicht benötigen, dann lösche einfach den jeweiligen Platzhalter.

2. Tools anbinden. Pflicht ist Lese- und Schreibzugriff auf dein Aufgaben-Tool, da sonst das aktive Aufräumen nicht funktioniert, weil der Agent Status nicht ändern und Datum nicht verschieben kann. Lesezugriff auf den Kalender ist ebenfalls wichtig. Je mehr zusätzliche Datenquellen du anbindest, desto mehr Kontext kann der Agent mit dem Skill ziehen und einen größeren Aufgabenbereich für dich umsetzen.

3. Freigabe-Regeln definieren. Leg fest, was der Agent autonom ausspielen darf (interne Notizen, eigene Briefings, Recherchen) und was du reviewst (externe Mails, Content-Drafts, Angebote, alles markenrelevante). Diese Regel steht im Template unter [FREIGABE_REGELN] — eine Stelle, die sich wirklich lohnt, sauber zu beantworten. Als Inspiration kannst du dafür unser Governance Handbuch adaptieren.

Weitere Tipps:

Verwende ein Reasoning Modell wie GPT 5.4 oder Opus 4.6 - oder besser 🙂
Gib dem Agent nach der Skill-Ausführung Feedback mit dem Anhang “integriere das Feedback in den Skill” - so wird der Skill mit jeder Runde etwas besser
Du musst nicht direkt alle Datenquellen und Tools anschließen. Starte lieber klein und füge dann weitere Quellen hinzu, wenn sie dir fehlen.

Fazit

Im AI-First-Prinzip versuchen wir, KI für möglichst viele Routinen wertstiftend einzusetzen. Nicht nur, um einzelne Aufgaben effizienter zu erledigen, sondern auch, um Verhaltensmuster zu fördern, die uns den Tag und den Kopf strukturieren. Der Tages-Shutdown ist genau so eine Routine: Am Ende des Tages stehen alle offenen Punkte sortiert, die Prioritäten für morgen sind gesetzt und im besten Fall schon vorbereitet. So kann ich mit der verfügbaren Zeit mehr erreichen und trage gleichzeitig weniger mentale Last mit mir herum.

Was du aus diesem Newsletter mitnehmen kannst:

KI kann nicht nur einzelne Aufgaben übernehmen, sondern auch Routinen verankern, die deinen Arbeitsalltag strukturieren.
Der Tages-Shutdown schließt den Tag aktiv ab und bereitet den nächsten vor: keine offenen Tabs im Kopf, kein Kaltstart am Morgen.
Vorbereitete Prioritäten schlagen leere Aufgabenlisten: du startest mit Material in der Hand und kommst direkt in die Umsetzung.
Der Skill ist plattformneutral: egal welches Tool du nutzt, die Logik bleibt die gleiche.

Wenn du den Skill aufsetzt, schreib mir gerne eine Antwort auf diese Mail, wie es bei dir läuft. Vor allem, wo der Agent dich überrascht hat oder wo du nachschärfen musstest. Damit kann ich das Template und unser Setup weiter verbessern.

Mein Ziel mit den Insights ist, dir Bausteine in die Hand zu geben, die du direkt heute Abend einsetzen kannst. Wenn dieser Skill bei dir landet, hat der Artikel seinen Job gemacht.

Bis nächsten Sonntag,

Felix