AI für Meetings: 3 produktive Workflows

Bist Du auch 23 Stunden pro Woche in Meetings, wovon 71% ineffizient sind? Diese Zahlen habe ich neulich im Harvard Business Review gelesen.

Das war auch mal meine Realität.

Deshalb habe ich alle Meeting-Prozesse mit AI unterstützt:

↳ Vorbereitung

↳ Protokollierung

↳ Nachbereitung

Die Zeiten sind vorbei, wo ich:

• mehr Notizen mache, als zuzuhören
• vergesse, was besprochen wurde
• unvorbereitet in ein Meeting laufe
• kein klares Ziel & Agenda habe
• ewig am Follow-Up sitze

Aber das ist noch die Realität bei Vielen.

Damit Du in Zukunft mehr Zeit für die Dinge hast, die wirklich zählen, zeige ich Dir heute meinen Workflow!

Let's go.

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Überblick Workflow

Ich setze AI in 3 Meeting-Phasen ein:

1. Recherche & Vorbereitung

2. Durchführung & Protokollierung

3. Nachbereitung & Follow-Up

Schauen wir uns den Workflow und die Tools an.

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Vorbereitung - Recherche

Zur Recherche für Meeting-Themen und Gesprächspartner nutze ich die Collections/Sammlungen in Perplexity.

Lege Dir dafür einen kostenlosen Account auf www.perplexity.ai an.

Gehe in der Navigation auf der linken Seite auf "Bibliothek" und wählen dann "Sammlung" aus:

Anschließend öffnet sich die Sammlung und Du kannst einen Standard-Prompt für wiederkehrende Aufgaben hinterlegen:

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In diesem Video führe ich Dich Schritt für Schritt durch:

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Vorbereitung - Meeting Struktur

Zur Strukturierung von Meetings habe ich einen GPT erstellt, den Du hier nutzen kannst.

Der GPT erstellt:

1. Mögliche Fragen der Teilnehmer
2. Inhaltliche Struktur
3. Text für Einladung
4. Mögliche Einwände
5. Fragen, um das Meeting voranzubringen
6. Post-Meeting Checkliste

Dazu habe ich diesen Prompt genutzt:

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Das Ergebnis:

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Durchführung

Wer möchte schon Notizen während eines Meeting machen, diese dann strukturieren, zusammenfassen, eine Follow-Up Mail senden und alles irgendwo ablegen?

Absolut niemand :)

Deswegen automatisiere ich diesen Prozess mit tldv.io.

Wie das funktioniert, erfährst Du hier:

Wenn Du tldv.io selbst ausprobieren willst, sparst Du über diesen Link 30% für die ersten 6 Monate.

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Oder nutzt Du Microsoft 365?

Dann kannst Du (mit der Copilot 365 Lizenz) Deine Meetings auch mit dem Copilot zusammenfassen lassen:

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Nachbereitung

tldv.io schickt automatisch eine Follow-Up Mail raus, wenn Du das willst.

Die Mail sieht so aus:

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Alternativ empfehle ich Dir einen GPT zu bauen, um Dich bei der Nachbereitung und der Follow-Up Mail zu unterstützen.

Ich nutze dafür Gretchen und lade einfach das Transkript hoch.

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🏁 Fazit

Wir verbringen schon genug Zeit in Meetings.

Die Vor- und Nachbereitung kann AI machen.

Diese Workflows sparen Dir min. 2 Stunden pro Woche:

1. Erledige Deine Recherche mit Perplexity.
2. Protokolliere Deine Meetings mit tldv.io oder Copilot.
3. Lege die Notizen automatisch ab und lass das Follow-Up von AI schreiben.
4. Lege Dir Prompt-Templates an, die Du wieder verwendest.