AI für Meetings: 3 produktive Workflows
Maximiere Deine Effizienz mit AI-gestützter Vor-, Während- und Nachbereitung
Bist Du auch 23 Stunden pro Woche in Meetings, wovon 71% ineffizient sind? Diese Zahlen habe ich neulich im Harvard Business Review gelesen.
Das war auch mal meine Realität.
Deshalb habe ich alle Meeting-Prozesse mit AI unterstützt:
↳ Vorbereitung
↳ Protokollierung
↳ Nachbereitung
Die Zeiten sind vorbei, wo ich:
- mehr Notizen mache, als zuzuhören
- vergesse, was besprochen wurde
- unvorbereitet in ein Meeting laufe
- kein klares Ziel & Agenda habe
- ewig am Follow-Up sitze
Aber das ist noch die Realität bei Vielen.
Damit Du in Zukunft mehr Zeit für die Dinge hast, die wirklich zählen, zeige ich Dir heute meinen Workflow!
Let's go.
Überblick Workflow
Ich setze AI in 3 Meeting-Phasen ein:
1. Recherche & Vorbereitung
2. Durchführung & Protokollierung
3. Nachbereitung & Follow-Up
Schauen wir uns den Workflow und die Tools an.
Vorbereitung — Recherche
Zur Recherche für Meeting-Themen und Gesprächspartner nutze ich die Collections/Sammlungen in Perplexity.
Lege Dir dafür einen kostenlosen Account auf www.perplexity.ai an.
Gehe in der Navigation auf der linken Seite auf „Bibliothek“ und wählen dann „Sammlung“ aus:
Anschließend öffnet sich die Sammlung und Du kannst einen Standard-Prompt für wiederkehrende Aufgaben hinterlegen:
In diesem Video führe ich Dich Schritt für Schritt durch:
Vorbereitung — Meeting Struktur
Zur Strukturierung von Meetings habe ich einen GPT erstellt, den Du hier nutzen kannst.
Der GPT erstellt:
- Mögliche Fragen der Teilnehmer
- Inhaltliche Struktur
- Text für Einladung
- Mögliche Einwände
- Fragen, um das Meeting voranzubringen
- Post-Meeting Checkliste
Dazu habe ich diesen Prompt genutzt:
Das Ergebnis:
Durchführung
Wer möchte schon Notizen während eines Meeting machen, diese dann strukturieren, zusammenfassen, eine Follow-Up Mail senden und alles irgendwo ablegen?
Absolut niemand :)
Deswegen automatisiere ich diesen Prozess mit tldv.io.
Wie das funktioniert, erfährst Du hier:
Wenn Du tldv.io selbst ausprobieren willst, sparst Du über diesen Link 30% für die ersten 6 Monate.
Oder nutzt Du Microsoft 365?
Dann kannst Du (mit der Copilot 365 Lizenz) Deine Meetings auch mit dem Copilot zusammenfassen lassen:
Nachbereitung
tldv.io schickt automatisch eine Follow-Up Mail raus, wenn Du das willst.
Die Mail sieht so aus:
Alternativ empfehle ich Dir einen GPT zu bauen, um Dich bei der Nachbereitung und der Follow-Up Mail zu unterstützen.
Ich nutze dafür Gretchen und lade einfach das Transkript hoch.
Fazit
Wir verbringen schon genug Zeit in Meetings.
Die Vor- und Nachbereitung kann AI machen.
Diese Workflows sparen Dir min. 2 Stunden pro Woche:
- Erledige Deine Recherche mit Perplexity.
- Protokolliere Deine Meetings mit tldv.io oder Copilot.
- Lege die Notizen automatisch ab und lass das Follow-Up von AI schreiben.
- Lege Dir Prompt-Templates an, die Du wieder verwendest.
