Herzlich Willkommen zu den AI FIRST Insights!

In den letzten Wochen haben wir uns mit hands-on Taktiken für den Einsatz von KI beschäftigt. Wer nochmal nachschauen möchte:

• KI-Automation: Hype vs. Realität
• Die Anwendung vom KI-Agenten Manus
• Wie du deinen persönlichen KI-Assistenten erstellst

Heute zoomen wir etwas weiter raus und nehmen wieder die Unternehmensperspektive ein.

Viele Unternehmen beschäftigen sich immer mehr mit Künstlicher Intelligenz. Einige starten gerade erst mit ersten Experimenten, während andere KI bereits tief in ihre Prozesse integriert haben. Doch wie genau verläuft dieser Weg von den ersten Versuchen bis zur umfassenden Nutzung im Unternehmen?

Die Einführung von KI ist selten ein linearer Prozess, sondern gleicht eher einer Reise durch verschiedene Entwicklungsstufen. In meinen früheren Unternehmen und bei meinen Kunden kann ich vier Phasen der KI-Adaption beobachten – vom ersten Kennenlernen bis hin zur grundlegenden Transformation des Geschäfts.

In diesem Newsletter schauen wir uns diese 4 Phasen der KI-Adaption genauer an. Du erfährst, was jede Phase kennzeichnet, welche Mehrwerte realisiert werden und welche Schritte notwendig sind, um Fortschritt auf der KI-Reise zu machen. Dieses Modell kannst du für die Orientierung und Ausrichtung deines Unternehmens nutzen.

Los geht's!

Was bedeutet "KI-Adaption" überhaupt?

Bevor wir in die Phasen eintauchen, lass uns kurz klären, was wir unter KI-Adaption verstehen. Es ist der fortlaufende Prozess, bei dem ein Unternehmen Künstliche Intelligenz systematisch in die Nutzung bringt. Das beinhaltet konkret:

1. Integration von KI-Technologien: Die Einführung von KI-Tools und -Systemen in bestehende oder neue Arbeitsabläufe.
2. Anpassung der Organisation: Die notwendige Veränderung von Geschäftsstrategien, Prozessen, Strukturen und der Unternehmenskultur, um KI effektiv nutzen zu können.
3. Entwicklung von Kompetenzen: Die Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern, damit sie KI-Systeme verstehen, bedienen und mit ihnen zusammenarbeiten können.

Es geht also um viel mehr als nur die Einführung einer neuen Software – es ist ein Wandel, der das ganze Unternehmen betrifft.

Ich habe 4 Phasen beobachtet, in denen dieser Wandel sukzessive foranschreitet und einen immer größeren (positiven) Einfluss auf das Unternehmen entfaltet.

Weder lässt sich eine der Phasen überspringen, noch sind diese zu 100% trennscharf. Meist befindet sich ein Bereich des Unternehmens bereits in einer fortgeschritteneren Phase, als ein anderer.

Schauen wir uns die 4 Phasen im Detail an.

Phase 1: Erkundung – Das Potenzial entdecken

Die allermeisten Unternehmen befinden sich aktuell in der KI-Erkundungsphase. Das Thema ist zwar präsent, aber KI entfaltet noch keine Wirkung. In dieser ersten Phase geht es darum, erste Erfahrungen mit KI zu sammeln und ein Gefühl für die Möglichkeiten zu entwickeln.

Wie wird KI genutzt und welcher Mehrwert entsteht?

Typischerweise nutzen einzelne KI-Enthusiasten (ca. 5-10% der Mitarbeiter) öffentlich zugängliche Tools für einfache, persönliche Produktivitätsaufgaben wie E-Mail-Entwürfe oder Textzusammenfassungen. Der Mehrwert ist noch anekdotisch und nicht systematisch messbar, aber es entsteht ein erstes Bewusstsein für die Technologie und ihre Potenziale.

Was zeichnet die Erkundungsphase aus?

Die Nutzung ist unstrukturiert, oft mit kostenlosen Tools ("Schatten-KI"), und es fehlen unternehmensweite Standards, Richtlinien oder Plattformen. Das Management erkennt zwar den Einfluss von KI, aber es gibt noch keine zentrale Strategie oder Verantwortlichkeit.

Wo liegen der gesetzte Fokus und die Ziele?

Der Fokus liegt auf dem Kennenlernen und Experimentieren. Das Ziel ist, im Management ein grundlegendes Verständnis und Commitment für KI zu schaffen, erste Use Cases zu identifizieren und eine Verantwortlichkeit festzulegen.

Was in dieser Phase getan werden muss:

✅ KI-Awareness Workshop im Management durchführen.

✅ Management Commitment sicherstellen.

✅ Klare Verantwortlichkeit im C-Level für KI definieren.

✅ KI-Botschafter identifizieren und erste Use Cases sammeln.

✅ Experimente fördern und Austausch ermöglichen.

✅ Das Thema KI in die interne Kommunikation aufnehmen.

Phase 2: Standardisierung – Gemeinsame Grundlagen schaffen

Nach den ersten individuellen Gehversuchen geht es nun darum, Struktur und Einheitlichkeit in die KI-Nutzung zu bringen. In der Standardisierungsphase wird das Fundament für die KI-Transformation gelegt!

Wie wird KI genutzt und welcher Mehrwert entsteht?

Die Nutzung wird breiter (ca. 30% tägliche Nutzung) und strukturierter, oft über eine zentrale Plattform und mit Zugriff auf erste Unternehmensdaten. KI dient als Erweiterung im Arbeitsalltag, erste Workflows werden integriert. Messbare Produktivitätsgewinne (5% in der Breite, 10%+ bei Power Usern) und größere Effizienzsteigerungen (z.B. 20%+ in Support, Marketing) werden in Piloten sichtbar.

Was zeichnet die Standardisierungsphase aus?

Klare GenAI-Richtlinien und eine zentrale KI-Plattform werden eingeführt. Ein erstes KI-Zielbild wird kommuniziert, Budgets werden zugewiesen und Use Cases priorisiert. Eine abteilungsübergreifende Taskforce und eine KI-Botschafter-Community werden etabliert.

Wo liegen der gesetzte Fokus und die Ziele?

Der Fokus liegt auf der Einführung von Standards (Plattform, Richtlinien) und der breiten Mitarbeiter-Befähigung durch Grundlagenschulungen. Ziel ist eine unternehmensweit standardisierte KI-Nutzung, die Erzielung erster messbarer Produktivitätsgewinne und die Etablierung strukturierter Prozesse für Anwendungsfälle.

Was in dieser Phase getan werden muss:

✅ Zielbild und Richtlinien entwickeln und kommunizieren.

✅ Use Cases strukturiert identifizieren und priorisieren (Quick Wins, Value Cases).

✅ KI-Botschafter-Community aufbauen und fördern.

✅ Zentrale KI-Plattform pilotieren und ausrollen.

✅ Grundlagenschulung ("KI-Führerschein") für alle Mitarbeiter anbieten.

✅ Regelmäßige Austauschformate etablieren.

✅ Erfolge sichtbar machen (z.B. im Allhands) und ersten Hackathon organisieren.

Phase 3: Integration – KI wird Teil der Wertschöpfung

In dieser Phase wird KI gezielt in Kernprozesse und Fachbereiche eingebettet, um konkrete Probleme zu lösen und als strategischer Hebel zu wirken. In der Integrationsphase steigt die Integrationstiefe deutlich und der Automatisierungsgrad nimmt zu. KI wird fest in Prozessen verankert und Ergebnisse sind klar messbar.

Wie wird KI genutzt und welcher Mehrwert entsteht?

Die tägliche Nutzung ist hoch (>50%). Produktive KI-Assistenten sind in allen Abteilungen im Einsatz, KI-Automationen und Agenten übernehmen Aufgaben. Der Mehrwert ist signifikant: Produktivitätsgewinne von 10%+ über alle Mitarbeiter, deutliche Effizienzsteigerungen (30-50%) in Kernprozessen und erste positive Auswirkungen auf Umsatz/Profitabilität (z.B. durch Einstellungsstopps).

Was zeichnet die Integrationsphase aus?

KI ist als strategischer Pfeiler in der Unternehmensstrategie verankert, mit klarer Roadmap und Integration in Zielsysteme (OKRs). Es gibt etablierte Governance-Strukturen mit klaren Rollen (z.B. KI-Manager). Die technische Integration ist tief: Die KI-Plattform ist an Kernsysteme und Wissensdatenbanken angebunden. Kompetenzentwicklung erfolgt systematisch über Lernpfade und etablierte Formate (Newsletter, Hackathons, AI Day).

Wo liegen der gesetzte Fokus und die Ziele?

Der Fokus liegt auf der tiefen, gezielten Integration von KI in Kernprozesse zur Prozessoptimierung und -automatisierung. Ziel ist die Verankerung von KI als integraler Bestandteil wichtiger Geschäftsprozesse mit signifikanten, messbaren Verbesserungen. Etablierte Governance, umfassende technische Integration und systematische Kompetenzentwicklung sind erreicht.

Was in dieser Phase getan werden muss:

✅ KI-Verantwortlichen benennen.

✅ KI-Ziele in Zielvereinbarungen (OKRs) integrieren.

✅ KI-Nutzung und Erfolge systematisch monitoren.

✅ Roadmap für Value Cases entwickeln und umsetzen (zentral & dezentral).

✅ Quick Wins durch Assistenten/Automationen in allen Abteilungen umsetzen.

✅ Schnittstellen zwischen KI-Plattform und Kernsystemen schaffen.

✅ Schulungsangebote ausweiten und institutionalisieren (Hackathons, AI Day).

Phase 4: Transformation – Das AI-First Unternehmen gestalten

Transformation bezeichnet einen grundlegenden Wandel. Dieser grundlegende Wandel der Arbeitsweise, des Kundenerlebnisses und vielleicht sogar des Geschäftsmodells tritt in der letzten Phase der KI-Adaption endgültig ein.

KI ist integraler Treiber der Unternehmensstrategie. Eine "AI-First"-Kultur ist etabliert.

Wie wird KI genutzt und welcher Mehrwert entsteht?

KI wird von fast allen (>90%) täglich genutzt. Menschen orchestrieren KI-Systeme, autonome Agenten übernehmen komplexe Prozesse. Es gibt mehr KI-Assistenten als Mitarbeiter. Die Produktivitäts- und Effizienzgewinne sind unternehmensweit hoch (20%+ bzw. 50%+). Neue KI-basierte Geschäftsmodelle entstehen, Wachstum erfolgt oft über KI statt über mehr Personal ("AI-First Strategie").

Was zeichnet die Transformation aus?

KI ist Kernbestandteil der Vision und Strategie. Die AI-First-Logik prägt Einstellungsentscheidungen. Organisationsstrukturen und Rollen sind auf Mensch-KI-Kollaboration ausgerichtet. Ein erweitertes zentrales KI-Team steuert Daten, Use Cases und Change. Technologisch sind Multi-Agenten-Systeme und eine zentrale Datenplattform im Einsatz. Kontinuierliches Lernen und Anpassen sind selbstverständlich.

Wo liegen der gesetzte Fokus und die Ziele?

Der Fokus liegt darauf, KI als integralen Treiber zu nutzen, um das Geschäft grundlegend neu zu gestalten und eine AI-First-Kultur zu etablieren. Ziel ist die Transformation zu einem AI-First Unternehmen, bei dem KI Strategie, Geschäftsmodelle und Wachstum prägt. Die Arbeitsweise basiert auf Mensch-KI-Kollaboration und hoher Automatisierung.

Was in dieser Phase getan werden muss:

✅ Wertschöpfungskette und Kundenerlebnis aus KI-Perspektive neu denken.

✅ Prozesse fortlaufend mit KI durchdringen und Automationsgrad steigern.

✅ Konsequenten Einstellungsstopp prüfen. Wachstum über KI & Automation.

✅ Zentrales KI-Team erweitern mit Kompetenzen in Data Science, Change und Engineering.

✅ Integration von Multi-Agenten-Systemen für die Abwicklung immer mehr repetitiver Aufgaben.

✅ Mitarbeiter für neue Rollen weiterbilden (Reskilling/Upskilling, insb. zu KI-Orchestratoren).

✅ Formate für kontinuierliches Lernen beibehalten.

KI-Adaption GPT

Wenn du Unterstützung bei der Einordnung eurer Adaptionsphase benötigst, habe ich einen KI-Assistenten erstellt, der dich dabei unterstützt.

Funktionsweise:

1. "Start" drücken
2. Der Assistent stellt Dir Fragen
3. Am einfachsten per Spracheingabe beantworten
4. Du bekommst eine Einordung sowie die wichtigsten To Do's

👉 Hier geht's zum KI-Adaption GPT

Fazit

Die Reise der KI-Adaption verläuft in Phasen, die aufeinander aufbauen. Jede Stufe bringt neue Möglichkeiten, aber auch neue Herausforderungen mit sich.

• Phasen erkennen: Zu verstehen, wo das eigene Unternehmen steht, hilft, die richtigen nächsten Schritte zu planen.
• Von Experimenten zu Standards: Der Übergang von der Erkundung (Phase 1) zur Standardisierung (Phase 2) schafft die Basis für breite Nutzung und messbare Erfolge.
• Integration bringt Tiefe: Die gezielte Einbettung in Prozesse (Phase 3) hebt den strategischen Wert von KI.
• Transformation als Vision: Das AI-First Unternehmen (Phase 4) erfindet sich durch KI neu und sichert sich nachhaltige Wettbewerbsvorteile.
• Mensch im Mittelpunkt: Erfolgreiche KI-Adaption braucht Management-Commitment, klare Kommunikation und die kontinuierliche Befähigung der Mitarbeiter.

Wo siehst Du Dein Unternehmen auf dieser Reise? Was sind Deine nächsten Schritte zur effektiven KI-Nutzung? Teile gerne Deine Gedanken!

Bis nächsten Sonntag,

Felix