Willkommen zur neuen AI FIRST Ausgabe!

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In den letzten beiden Wochen habe ich 10 Kundeninterviews geführt, um die aktuell größten Herausforderungen im KI-Kontext zu verstehen.

Der absolute Spitzenreiter:"Die KI-Nutzung ist zu gering"

Begleitet von:

"Wir haben einige Power User, die tolle Ergebnisse erzielen, aber bekommen diesen Effekt nicht in die Breite."

Kennst Du das auch? Wenn ja, bist Du nicht allein.

‍Heute möchte ich Dir einen umfassenden Leitfaden an die Hand geben, wie Du die AI-Adoption in Deinem Unternehmen erfolgreich vorantreiben kannst.

Los geht's!

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AI-Adoption: Was bringt das überhaupt?

Lass uns vorab noch klären, warum das Level der AI-Nutzung im Unternehmen überhaupt wichtig ist.

Ich sehe 2 Gründe:

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Grund 1: Leistungsfähigkeit:

• Wer mit AI arbeitet, ist produktiver.
• Und hat mehr Zeit für wertvolle Tätigkeiten.
• Multiplizieren wir den Effekt auf n-Mitarbeiter, entsteht eine deutlich leistungsfähigere Organisation.
• Ergebnis: profitableres Wachstum

Grund 2: Innovationskraft

• Wer mit AI arbeitet, lernt die Stärken und Schwächen kennen.
• Dieses Verständnis hilft, AI immer besser in Prozesse zu integrieren.
• Oder Produkte/Services mit AI zu verbessern/neu zu denken.
• AI wird nie wieder schlechter als heute. Ein "AI-skilled" Team kann auf neue Entwicklungen viel schneller reagieren und umsetzen.
• Ergebnis: AI-First gedachte Prozesse und Produkte.

Aktuell haben wir ein Zeitfenster in dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil haben, wenn Sie den Einsatz von Künstlicher Intelligenz schnell vorantreiben.

Dieser Wettbewerbsvorteil wird sich in den kommenden Jahren in eine notwendige Grundvoraussetzung wandeln, um überhaupt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ein Team, das AI versteht und einsetzt, ist dafür DER Grundbaustein.

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Die Gewinnerunternehmen denken AI überall mit: AI-First

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1. C-Level Commitment: Ohne geht's nicht

Der erste und vielleicht wichtigste Schritt zur erfolgreichen AI-Adoption ist das klare Bekenntnis der Unternehmensführung.

Künstliche Intelligenz verändert jeden Bereich des Unternehmens. Diese durchdringende Veränderung kann nicht allein durch Bottom-Up getrieben werden.

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Ohne die volle Unterstützung des Top-Managements wird jede AI-Initiative früher oder später ins Stocken geraten.

Hier sind die Kernpunkte, die von der Geschäftsführung klar kommuniziert werden müssen:

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• Die AI-Vision: Wie sieht die Führungsebene die Rolle von AI im Unternehmen? Es ist entscheidend, dass hier eine klare, positive und zukunftsorientierte Haltung kommuniziert wird.
• Die strategische Bedeutung: Warum ist AI für euer Unternehmen wichtig? Verknüpfe die AI-Strategie mit den übergeordneten Unternehmenszielen und der langfristigen Vision.
• Konkrete Chancen durch AI: Wo sieht die Geschäftsführung die größten Potenziale? Sei es Effizienzsteigerung, Produktinnovation oder verbesserte Kundenbeziehungen - mache die Chancen greifbar.
• Auswirkungen auf die Belegschaft: Adressiere proaktiv die Sorgen und Fragen der Mitarbeiter. Wie wird sich AI auf einzelne Jobs und Abteilungen auswirken? Betone, dass ihr in Weiterbildung investiert und jeden Einzelnen fit macht in Umgang mit AI.
• Konkreter Fahrplan: Präsentiere einen klaren Zeitplan für die AI-Integration. Welche Meilensteine sind geplant? Wann können erste Ergebnisse erwartet werden?

Durch diese offene und transparente Kommunikation schaffst Du Vertrauen und Motivation in der Belegschaft.

Jeder Mitarbeiter sollte verstehen, warum AI wichtig ist und wie sie oder er davon profitieren kann.

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2. AI Ambassadors: Wegbereiter für den Wandel

Nachdem die Führungsebene den Kurs vorgegeben hat, brauchst Du engagierte Mitstreiter, die die AI-Vision in die Praxis umsetzen.

Hier kommen Deine AI Ambassadors ins Spiel.

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Diese Schlüsselfiguren sind entscheidend für den Erfolg Deiner AI-Initiative.

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Was machen AI Ambassadors?‍

• Entwicklung konkreter Use Cases in ihren jeweiligen Abteilungen
• Sammeln und Weitergeben von Feedback aus dem Team
• Unterstützung beim Upskilling ihrer Kollegen
• Förderung einer positiven Einstellung gegenüber AI im gesamten Unternehmen

Empfehlung: AI Ambassadors sollten nicht von oben bestimmt, sondern durch einen Bewerbungsprozess ausgewählt werden. So stellst Du sicher, dass Du wirklich motivierte und engagierte Mitarbeiter für diese wichtige Rolle gewinnst.

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Tipp: Organisiere von Anfang an Treffen Deiner AI Ambassadors, um Erfahrungen auszutauschen und voneinander zu lernen. Dies fördert nicht nur die Vernetzung, sondern auch die Entwicklung bereichsübergreifender AI-Lösungen.

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Interne AI Ambassadors im Team

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3. Sandkasten: Raum zum Experimentieren

Um die Kreativität und den Innovationsgeist Deiner AI Ambassadors voll zur Entfaltung zu bringen, musst Du ihnen einen sicheren Raum zum Experimentieren bieten.

Dieser "Sandkasten" ermöglicht es, schnell und unkompliziert neue AI-Lösungen zu testen, ohne Angst vor rechtlichen oder sicherheitstechnischen Konsequenzen haben zu müssen.

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Folgende Elemente sollten in Deinem AI-Sandkasten nicht fehlen:

• Klare Richtlinien: Definiere präzise, welche Daten für AI-Experimente genutzt werden dürfen und wie mit den Ergebnissen umzugehen ist. Halte es einfach: keine personenbezogenen Daten und Geschäftsgeheimnisse.
• Flexibler Tool-Stack: Fang erstmal mit einem Tool an, das sehr flexibel ist. Lösungen wie ChatGPT Team, Copilot, Langdock oder Claude sind gut für den Start.
• Agiles Budget: Richte ein flexibles Budget ein, das es den AI Ambassadors ermöglicht, bei Bedarf schnell und unkompliziert neue Tools zu testen oder externe Expertise einzuholen.
• Regelmäßige Review-Prozesse: Implementiere einen Prozess, bei dem vielversprechende Experimente schnell identifiziert und für einen breiteren Einsatz vorbereitet werden können.

Durch diesen sicheren Rahmen können Ideen schnell getestet und auf die Straße gebracht werden.

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AI Unternehmensnutzung: Datenschutz, Compliance, Haftung muss beachtet werden

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4. Use Cases: An den richtigen Dingen arbeiten

Um sicherzustellen, dass Deine AI-Initiative nicht in bloßer Spielerei endet, sondern echten Mehrwert für das Unternehmen schafft, ist ein strukturierter Ansatz zur Use-Case-Entwicklung unerlässlich.

Das ist mein pragmatischer Prozess:

(Hier im Detail beschrieben)

Schritt 1: Dokumentation wiederkehrender Aufgaben

Lass Deine AI Ambassadors die häufigsten und zeitintensivsten Aufgaben in ihren jeweiligen Bereichen identifizieren und dokumentieren.

Schritt 2: Priorisierung nach Machbarkeit und Einfluss

Bewerte jeden potenziellen Use Case nach zwei Kriterien:

• Machbarkeit: Wie einfach ist die Umsetzung hinsichtlich verfügbarer Daten, notwendiger Integrationen etc.?
• Einfluss: Welchen Effekt hätte eine erfolgreiche Umsetzung auf Zeitersparnis, Umsatz oder andere KPIs?

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Schritt 3: Pilotierung mit No-Code Tools

Starte mit den am höchsten priorisierten Use Cases und setze sie zunächst mit einfach zu bedienenden AI-Assistenten um. Dies ermöglicht schnelle Erfolge und Lerneffekte.

Schritt 4: Integration in Zielplanung

Verankere die Arbeit an AI-Projekten fest in der Zielplanung der Teams, z.B. durch Integration in OKRs (Objectives and Key Results). Dies unterstreicht die strategische Bedeutung und schafft Verbindlichkeit.

Schritt 5: Regelmäßige Erfolgsmessung

Implementiere ein System zur kontinuierlichen Messung und Bewertung der Ergebnisse. Dies hilft nicht nur bei der Feinjustierung, sondern liefert auch wertvolle Argumente für die weitere Skalierung erfolgreicher Lösungen.

Durch diesen strukturierten Ansatz stellst Du sicher, dass Deine AI-Initiativen von Anfang an auf Wertschöpfung ausgerichtet sind und nicht im luftleeren Raum stattfinden.

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Unternehmenswertschöpfung mit AI, Priorisierung von Aufgaben

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5. Standards aufbauen: Mach's leicht

Eine der größten Herausforderungen bei der AI-Adoption ist es, die Technologie für alle Mitarbeiter zugänglich und nutzbar zu machen.

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Erfahrungsgemäß werden etwa 80% der Belegschaft Tools wie ChatGPT nicht umfassend oder effektiv nutzen, wenn sie auf sich allein gestellt sind.

5 Punkte, die Dir helfen, die Nutzungsraten zu steigern:

• Maßgeschneiderte AI-Assistenten: Entwickle spezifische AI-Assistenten für häufige Aufgaben in verschiedenen Abteilungen. Diese sollten so gestaltet sein, dass sie ohne tiefgreifende AI-Kenntnisse bedient werden können.
• Einfacher Zugang: Integriere die AI-Assistenten nahtlos in die bestehende Arbeitsumgebung der Mitarbeiter. Wenn möglich direkt in Teams oder Slack.
• Prozessintegration: Wo immer möglich, integriere AI direkt in bestehende Geschäftsprozesse. Automatisiere Routineaufgaben, sodass Mitarbeiter AI "im Hintergrund" nutzen, ohne aktiv damit interagieren zu müssen.
• Schulungen und Support: Biete regelmäßige Schulungen an, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Vorkenntnisse der verschiedenen Teams zugeschnitten sind. Die AI-Ambassadors sind dafür genau die Richtigen.
• Best Practices Sammlung: Erstelle eine leicht zugängliche Sammlung von Best Practices und Erfolgsgeschichten aus dem eigenen Unternehmen. Dies inspiriert und motiviert andere Mitarbeiter, AI in ihrer täglichen Arbeit einzusetzen.

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Durch diese Maßnahmen machst Du AI zu einem selbstverständlichen Teil des Arbeitsalltags – auch für jene Mitarbeiter, die sich bisher wenig mit der Technologie auseinandergesetzt haben.

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Unternehmen nutzen AI derzeit im Marketing, Support, HR, Sales, Legal, Einkauf

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6. Erfolge feiern: Sichtbarkeit und Motivation

Um die Dynamik Deiner AI-Initiative aufrechtzuerhalten und weitere Mitarbeiter zu inspirieren, ist es entscheidend, Erfolge sichtbar zu machen und gebührend zu feiern.

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Ein bewährter Ansatz ist die Einführung eines festen AI-Slots in regelmäßigen Allhands-Meetings.

Hier können Deine AI Ambassadors:

• Spannende Use Cases vorstellen
• Konkrete Ergebnisse und Erfolge präsentieren
• Ihre Erfahrungen und Learnings teilen
• Nächste Schritte und Ziele kommunizieren

Dieser regelmäßige Austausch hat mehrere positive Effekte:

1. Er steigert das Interesse und die Neugier im gesamten Team.
2. Er motiviert andere Mitarbeiter, sich ebenfalls mit AI auseinanderzusetzen.
3. Er fördert Wissensaustausch und Zusammenarbeit.
4. Er unterstreicht die strategische Bedeutung von AI für das Unternehmen.

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Tipp: Überlege Dir kreative Wege, um besonders innovative oder erfolgreiche AI-Projekte zu würdigen. Das könnte von speziellen Auszeichnungen bis hin zu Bonusprogrammen reichen. Die öffentliche Anerkennung wird nicht nur die direkt Beteiligten motivieren, sondern auch andere inspirieren, sich stärker einzubringen.

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7. Schritt-für-Schritt ausrollen: Nachhaltiges Wachstum

An diesem Punkt hast Du die Grundlagen geschaffen.

Jetzt gilt es am Ball zu bleiben, AI in die Breite zu bringen und auf neue Entwicklungen am Markt zu reagieren.

Ich baue mit der Zeit folgende Formate auf, die dabei helfen:

• AI-Führerschein für jeden Mitarbeiter: Entwickle ein Basis-Schulungsprogramm, das jeder Mitarbeiter durchlaufen muss. Dies schafft ein gemeinsames Grundverständnis und baut Berührungsängste ab.
• 30-Tage-AI-Challenge: Starte für Neueinsteiger eine 30-Tage-Challenge mit täglichen, kleinen AI-Aufgaben. Dies fördert spielerisches Lernen und hilft, AI in die tägliche Routine zu integrieren.
• Monatliches Best Practice Meeting: Organisiere regelmäßige Treffen, bei denen Teams ihre erfolgreichsten AI-Anwendungen vorstellen und Tipps austauschen können.
• Quartalsweise Hackathons/Promptathons: Veranstalte regelmäßige Events, bei denen Teams in kurzer Zeit innovative AI-Lösungen für reale Geschäftsprobleme entwickeln.
• Interner AI-Newsletter: Starte einen regelmäßigen Newsletter, der neue AI-Entwicklungen, interne Erfolgsgeschichten und Tipps & Tricks teilt.

Dieses Setup kann und sollte sich organisch weiterentwickeln.

Es stellt sicher, dass ein Grundlevel an AI-Fähigkeiten im gesamten Unternehmen aufgebaut wird und das Thema permanent präsent bleibt.

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7 Schritte zur AI Adoption im Unternehmen

🏁 Fazit

Die erfolgreiche Integration von AI in Dein Unternehmen ist kein Sprint, sondern ein Marathon.

Es erfordert klare Führung, engagierte Mitarbeiter und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Durch die konsequente Umsetzung der vorgestellten Schritte schaffst Du sukzessive eine Unternehmenskultur, in der AI nicht mehr als Bedrohung oder komplizierte Technologie wahrgenommen wird, sondern als selbstverständlicher Teil des Arbeitsalltags.

Hier nochmal die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

1. Sichere das volle Commitment des Top-Managements und kommuniziere die AI-Vision klar an alle Mitarbeiter.
2. Etabliere ein Netzwerk von AI Ambassadors als Treiber und Multiplikatoren.
3. Schaffe einen sicheren Raum zum Experimentieren mit klaren Regeln und flexiblem Budget.
4. Fokussiere auf wertschöpfende Use Cases und integriere AI-Projekte in die Zielplanung der Teams.
5. Baue Standards auf, die AI für alle Mitarbeiter zugänglich machen.
6. Feiere Erfolge sichtbar und regelmäßig, um Motivation und Interesse hochzuhalten.
7. Rolle AI schrittweise aus mit einem strukturierten Programm zum Kompetenzaufbau.

Der Weg zur AI-First Organisation ist ein kontinuierlicher Prozess und kein Projekt.