Herzlich Willkommen zu den AI FIRST Insights!

Kennst du das? Du scrollst durch LinkedIn, liest einen Blogpost oder öffnest eine E-Mail – und nach drei Sätzen denkst du: "Das hat eindeutig eine KI geschrieben." Generische Formulierungen, merkwürdig formelle Wendungen und dieser unverkennbare "KI-Klang", der sich durch tausende von Texten zieht.

Gleichzeitig höre ich regelmäßig von Unternehmern und Führungskräften: "Ich würde ja gerne KI für meine Kommunikation nutzen, aber sie klingt einfach nicht nach mir. Die Nachbearbeitung frisst mehr Zeit, als ich spare."

Beide Probleme haben die gleiche Ursache: Die wenigsten Menschen wissen, wie man einer KI beibringt, den eigenen Kommunikationsstil zu adaptieren. Dabei ist es überraschend einfach, wenn man den richtigen Prozess kennt.

In diesem Newsletter zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du ein Briefing für deinen persönlichen Kommunikationsstil erstellst und es so einsetzt, dass deine KI-Assistenten texten, als wären sie du – egal ob für E-Mails, Social Media Posts oder längere Texte. Am Ende wirst du genau wissen, wie du jede KI dazu bringst, deinen Stil perfekt zu imitieren.

Los geht's!

Warum KIs ein Kommunikationsstil-Briefing brauchen

Ein LLM wie GPT, Claude oder Gemini funktioniert im Kern wie ein hochentwickelter Textvorhersage-Mechanismus. Vereinfacht gesagt: Die KI analysiert Muster in Texten und sagt voraus, welche Wörter mit hoher Wahrscheinlichkeit als nächstes kommen könnten.

Diese Modelle wurden mit enormen Mengen an Texten aus dem Internet, Büchern und anderen Quellen trainiert. Das bedeutet: Sie kennen die allgemeinen Regeln der Sprache und haben ein breites Wissen über verschiedene Themen und Schreibstile.

Das Kontextproblem

Hier liegt der Knackpunkt. Eine KI weiß nichts über:

• Deinen persönlichen Schreibstil
• Deine Zielgruppe und deren Erwartungen
• Den spezifischen Kontext deiner Kommunikation
• Deine Markensprache oder Unternehmenswerte
• Deine Präferenzen bezüglich Tonalität und Formulierungen

Ohne diese Informationen greift die KI auf einen "Durchschnittsstil" für den jeweiligen Kontext zurück - basierend auf den Trainingsdaten. Das ist der Grund, warum so viele KI-generierte Texte ähnlich klingen und leicht zu erkennen sind.

Das Lernmissverständnis

Ein häufiges Missverständnis ist die Annahme, dass KI-Systeme automatisch deinen Stil lernen, wenn du nur oft genug mit ihnen interagierst. Nach dem Motto: "Wenn ich 100 E-Mails mit der KI schreibe und korrigiere, wird sie meinen Stil verstehen."

So funktionieren die aktuellen KI-Systeme jedoch nicht. Wenn du Änderungen an einem KI-generierten Text vornimmst, lernt das System nicht automatisch daraus für zukünftige Interaktionen.

Stattdessen arbeiten diese Modelle mit einem "gefrorenen" Wissensstand – sie wurden während ihrer Trainingsphase mit enormen Datenmengen trainiert und dann "eingefroren". Jede neue Anfrage beginnt gewissermaßen bei null, mit Ausnahme der Informationen, die du innerhalb einer einzelnen Konversation bereitstellst.

Das bedeutet:

• Deine Korrekturen und Anpassungen werden nicht automatisch für zukünftige Gespräche gespeichert
• Die KI entwickelt kein "Gedächtnis" für deinen persönlichen Stil über Konversationen hinweg
• Jede neue Sitzung erfordert erneute Anleitung, wenn du keinen festen Rahmen festlegst

Einige Plattformen bieten zwar die Möglichkeit, Feedback zu geben, aber dieses fließt bestenfalls in zukünftige Modellversionen ein, nicht in deine persönliche KI-Instanz.

Deshalb ist ein explizites Kommunikationsstil-Briefing so wichtig: Es gibt der KI bei jeder Interaktion die notwendigen Informationen, um von Anfang an in deinem Stil zu schreiben, statt auf generische Muster zurückzugreifen.

Wie du deinen Kommunikationsstil analysierst

Bevor du einer KI beibringen kannst, wie du kommunizierst, musst du zunächst selbst ein klares Bild davon haben. Die systematische Analyse deines Kommunikationsstils ist der Grundstein für ein effektives KI-Briefing.

Schritt 1: Sammle deine Texte

Der erste Schritt ist denkbar einfach: Sammle Beispiele deiner eigenen Kommunikation. Je mehr, desto besser. Wähle dabei bewusst ein spezifisches Format aus:

• E-Mails (besonders wichtig: Frage und deine Antwort als Kontext)
• Social Media Posts (LinkedIn, Twitter, etc.)
• Blogartikel oder Newsletter
• Interne Memos oder Berichte
• Präsentationen oder Vortragsnotizen
• Pressemitteilungen oder öffentliche Statements
• Kundenkommunikation oder Verkaufstexte
• Transkripte von Videos, Podcasts oder Meetings

Wichtig: Konzentriere dich auf ein Format pro Analyse. Dein Kommunikationsstil variiert natürlich zwischen E-Mails, Social Media und anderen Formaten – und genau so sollte auch deine KI später kommunizieren können.

Tipp: Achte darauf, dass du Texte sammelst, die wirklich deinen natürlichen Stil repräsentieren, nicht solche, die bereits stark von Vorlagen oder fremden Vorgaben geprägt sind.

Schritt 2: Strukturiere deine Beispiele

Organisiere die gesammelten Texte des gewählten Formats in einem Dokument. Achte dabei auf eine sinnvolle Struktur:

• Bei E-Mails: Ordne sie nach Kontext (z.B. Kundenanfragen, interne Kommunikation) und füge sowohl die ursprüngliche Anfrage als auch deine Antwort ein
• Bei Social Media: Kategorisiere nach Themen oder Anlässen
• Bei längeren Texten: Füge Informationen zum Kontext und zur Zielgruppe hinzu

So könnte ein strukturiertes Dokument für Social Media Posts aussehen:

Du siehst, dass es keine Raketenwissenschaft ist.

Schritt 3: Führe eine Tone of Voice Analyse durch

Hier kommt die KI ins Spiel – aber zunächst als Analysewerkzeug, nicht als Autor. Ich nutze dafür einen speziellen Prompt, der systematisch die verschiedenen Elemente meines Schreibstils analysiert.

Eine umfassende Tone of Voice Analyse sollte folgende Elemente untersuchen:

• Wortwahl und Vokabular: Fachjargon vs. Alltagssprache, formell vs. informell, positiv vs. negativ konnotierte Wörter, Verwendung von Anglizismen
• Satzstruktur und Syntax: Kurze, prägnante Sätze vs. lange, komplexe Sätze; aktiv vs. passiv; Satzbauvarianten
• Ton und Stimmung: Humorvoll, seriös, enthusiastisch, nüchtern, empathisch, direkt, indirekt
• Rhythmus und Fluss: Wie liest sich der Text? Flüssig, abgehackt, schnell, langsam?
• Verwendung von rhetorischen Mitteln: Fragen, Ausrufe, Wiederholungen, Vergleiche
• Perspektive und Ansprache: "Ich"-Form, "Wir"-Form, direkte Ansprache "Du"/"Sie", neutrale Perspektive
• Gestaltung von Absätzen und Übergängen: Länge der Absätze, logische Verbindungen

Um dir diesen Prozess zu erleichtern, habe ich einen speziellen KI-Assistenten erstellt, der genau diese Analyse für dich durchführen kann:

👉 Tone of Voice Analyse-Assistent (Prompt + GPT)

Dieser Assistent führt dich Schritt für Schritt durch den Analyseprozess und liefert dir eine strukturierte Auswertung deines Kommunikationsstils:

Schritt 4: Identifiziere deine Stil-Konstanten und -Variablen

Nach der Analyse wirst du feststellen, dass bestimmte Elemente deines Stils konstant bleiben, während andere je nach Kontext variieren:

• Stil-Konstanten könnten sein: Deine generelle Direktheit, bestimmte Lieblingsformulierungen, oder wie du Absätze strukturierst.
• Stil-Variablen könnten sein: Der Formalitätsgrad je nach Empfänger, die Länge deiner Texte je nach Medium, oder die Verwendung von Fachjargon je nach Zielgruppe.

Diese Erkenntnis ist wichtig für das spätere Briefing, da du der KI sowohl deine grundlegenden Stilmerkmale als auch Regeln für kontextabhängige Anpassungen mitgeben musst.

Wie du dein KI-Briefing für deinen Kommunikationsstil erstellst

Nachdem du deinen Kommunikationsstil analysiert hast, ist der nächste Schritt, dieses Wissen in ein effektives Briefing für deine KI zu überführen. Dieser Schritt entscheidet darüber, ob deine KI tatsächlich "nach dir klingt" oder nur eine blasse Imitation liefert.

Integration der Tone-of-Voice-Analyse in dein KI-Briefing

Die Tone-of-Voice-Analyse wird jetzt zum zentralen Bestandteil des Prompts, den du deinem KI-Assistenten oder Agenten gibst. Egal ob du einen Assistenten für E-Mail-Kommunikation, Social Media Content oder andere Textformate erstellst – die Analyse liefert die notwendigen Informationen für authentische Kommunikation.

Der beste Ansatz ist, die Tone-of-Voice-Informationen direkt in den Prompt zu integrieren:

Alternative: Externe Dokumente für umfangreiche Stilbriefings

Wenn dein Stilbriefing sehr umfangreich ist oder das Prompt-Fenster deines KI-Tools begrenzt ist, kannst du die Tone-of-Voice-Analyse auch als separates Dokument bereitstellen:

Wichtige Hinweise für die Nutzung externer Dokumente:

1. Verwende Word-Dokumente (.docx) statt PDFs, da diese von den meisten KI-Tools besser verarbeitet werden können
2. Strukturiere das Dokument klar mit Überschriften und Abschnitten
3. Verweise im Prompt explizit auf das Dokument und gib klare Anweisungen zur Verwendung:

   ## KOMMUNIKATIONSSTIL UND TONE OF VOICE

   Für die Kommunikation nutze ausschließlich den im beigefügten Dokument "Mein_Kommunikationsstil.docx" beschriebenen Tone of Voice. Studiere das Dokument gründlich und wende alle dort beschriebenen Elemente konsequent an. Bei Unsicherheiten bezüglich des Stils orientiere dich immer an den Beispielen im Dokument.

Wichtige Elemente eines vollständigen KI-Briefings

Ein effektives KI-Briefing für deinen Kommunikationsstil sollte neben dem Tone-of-Voice-Abschnitt auch folgende Elemente enthalten:

1. Rollenbeschreibung: Definiere klar, welche Rolle die KI einnehmen soll (z.B. "Du bist mein E-Mail-Assistent" oder "Du unterstützt mich bei der Erstellung von LinkedIn-Posts")
2. Kontextinformationen: Gib der KI relevante Informationen über dich, dein Unternehmen, deine Zielgruppe und typische Kommunikationsanlässe
3. Aufgabenbeschreibung: Erkläre genau, welche Art von Texten die KI erstellen soll und in welchen Situationen
4. Format-Vorgaben: Definiere die gewünschte Struktur der Texte (z.B. Aufbau einer E-Mail oder eines Social Media Posts)
5. Tone-of-Voice-Anweisungen: Wie oben beschrieben
6. Beispiele: Füge 2-3 konkrete Beispiele deiner eigenen Texte ein, die als direkte Referenz dienen können
7. Regeln und Einschränkungen: Definiere klare Grenzen (z.B. "Verwende nie diese Begriffe..." oder "Halte dich immer an diese Grundsätze...")

Anwendung deines Kommunikationsstil-Briefings in verschiedenen Kontexten

Hier sind drei konkrete Beispiele, wie ich mein Kommunikationsstil-Briefing in unterschiedlichen Szenarien einsetze:

1. Chief of Staff Assistent "Donna"

Donna verwendet einen umfassenden Kommunikationsstil-Guide, der meinen persönlichen Stil für verschiedene Formate abbildet. Besonders wichtig ist die Konsistenz über alle Textarten hinweg – von formellen Berichten bis zu informellen E-Mails muss alles klingen, als hätte ich es selbst geschrieben.

2. LinkedIn Content Assistent

Diesem Assistenten habe ich einen LinkedIn-spezifischen Kommunikationsstil beigebracht – direkter, prägnanter und dialogorientierter als meine allgemeine Kommunikation. Der Stil-Guide enthält zusätzlich Anweisungen für verschiedene Post-Formate und typische Engagement-Elemente.

3. Kundenservice-Bot für Intercom

Der Bot nutzt einen Marken-Tone-of-Voice, der freundlich, kompetent und lösungsorientiert ist. Der Kommunikationsstil variiert leicht je nach Anfrageart – technische Fragen werden präziser beantwortet, während bei allgemeinen Anfragen ein wärmerer Ton herrscht.

Ich schreibe die System-Prompts übrigens immer auf englisch, weil LLMs englische Sprache noch besser verarbeiten (weil es mehr Trainingsdaten gibt). Die Antworten können lasse ich in der Sprache der Eingabe erzeugen.

🏁 Fazit

Die Personalisierung von KI-generierter Kommunikation ist keine Spielerei, sondern entscheidend für jeden, der KI ernsthaft nutzen möchte. Eine KI, die deinen Stil beherrscht, wird zu einer echten Erweiterung deiner selbst – und nicht nur zu einem Tool, das ständige Nacharbeit erfordert.

Mit dem in diesem Newsletter beschriebenen Prozess hast du alle Werkzeuge, um deine KI-Assistenten zu perfekten Sprachrohren deiner Kommunikation zu machen.

Key Takeaways

• KIs kommunizieren nicht automatisch in deinem Stil – sie greifen auf einen generischen "Durchschnittsstil" zurück, wenn sie keine spezifischen Anweisungen erhalten.
• Eine systematische Tone-of-Voice-Analyse ist der Grundstein für authentische KI-Kommunikation. Analysiere deine Texte nach Wortwahl, Satzstruktur, Ton, Rhythmus und anderen Stilmerkmalen.
• Das Kommunikationsstil-Briefing gehört direkt in den Prompt deines KI-Assistenten – nur so ist sichergestellt, dass jede Interaktion deinen Stil berücksichtigt.
• Format-spezifische Analysen liefern bessere Ergebnisse – dein E-Mail-Stil unterscheidet sich wahrscheinlich von deinem Social-Media-Stil, und deine KI sollte diese Unterschiede kennen.
• Gut gebrieften KI-Assistenten können in verschiedensten Kontexten eingesetzt werden – von der persönlichen Kommunikation über Content-Erstellung bis hin zum Kundenservice.

Accountability Challenge: Nimm dir jetzt ein Format vor, in dem du regelmäßig Texte schreibst, erstelle dafür den Tone of Voice, trainiere ihn deinem Assistenten an und beobachte, wie sich die Qualität der Ergebnisse spürbar verbessert.

Bis nächsten Sonntag,

Felix