Im Dezember saß ich beim Notar und habe die "AI FIRST GmbH" gegründet. Zuvor startete ich den Newsletter und Podcast unter diesem Namen.

Man könnte also meinen, dass ich mir was dabei gedacht habe :)

Ich habe diesen Namen aus der tiefen Überzeugung gewählt, dass Künstliche Intelligenz enorme Potenziale für Menschen bietet, wenn wir traditionelle Arbeitsweisen hinterfragen und die Fähigkeiten von KI wertstiftend einsetzen. Wenn wir ein AI-First Mindset entwickeln.

Der Begriff wird allerdings oft als "KI = Lösung für Alles" und menschlicher Ersatz missverstanden. Ob bewusst oder unbewusst sei mal dahingestellt.

Heute machen wir einen Deep Dive, was AI-First wirklich bedeutet, wie du dieses Mindset entwickelst und welche Vorteile es dir bietet.

Los geht's.

Was bedeutet AI-First?

AI-First ist für mich viel mehr als ein Buzzword oder eine Marketingphrase.

AI-First ist die Haltung, Potenziale von Künstlicher Intelligenz maximal wirkungsvoll zu nutzen und mit menschlichen Stärken zu kombinieren.

Aus dieser Haltung heraus fragen wir uns konsequent:

Kann KI uns bei [Aufgabe] unterstützen, um schneller und/oder besser zum Ziel zu kommen?

Das heißt nicht, dass wir mit dem KI-Hammer nach Nägeln suchen. Manchmal ist das Ergebnis auch einfach: Hier bringt uns KI aktuell keinen Mehrwert.

Dieses AI-First Mindset etabliert sich so langsam in der Wirtschaft. Insbesondere in Tech-Unternehmen und Start-Ups sehe ich vermehrt Gründer nach Menschen suchen, die KI tief in ihre Arbeitsweise integriert haben:

Die Gründe, warum Menschen mit AI-First Mindset immer begehrter werden, beschreibe ich weiter unten :)

Aber warum jetzt AI-First? KI gibt's doch schon so lange…

Künstliche Intelligenz hat sich in den letzten Jahrzenten extrem weiterentwickelt, war jedoch die meiste Zeit ein starkes Entwicklungs/Daten-Thema. Erst mit Generativer KI und insbesondere Large Language Modelshat der Einfluss von KI auf die Art und Weise wie Arbeit in Büros erledigt wird, ein ganz anderes Ausmaß angenommen.

Während traditionelle KI-Anwendungen und Software in der Regel auf vordefinierten Regeln und Algorithmen basieren und bestimmte Aufgaben (z. B. Datenanalyse, Entscheidungsunterstützung) automatisieren, geht Generative KI weit darüber hinaus: Sie erschafft originelle Outputs und ermöglicht damit gänzlich neue Formen der Interaktion zwischen Mensch und Maschine.

Wenn wir eine intelligente Maschine haben, die auf dem Weltwissen trainiert wurde, natürliche Sprache extrem akkurat verarbeiten und erzeugen kann, dann eröffnet das ein nie dagewesenes Anwendungsfeld für Künstliche Intelligenz.

Wir haben es hier mit einem anderen Kaliber an Technologie zu tun, das alles übersteigt, was wir bisher gewohnt waren.

Mit Large Language Models und GenAI werden wir ab jetzt immer schneller neue Dinge erschaffen. In fast allen Bereichen.

Dieses Video und die darin vorgestellten Prototypen von Google verdeutlichen die wachsenden Fähigkeiten von Künstlicher Intelligenz und den Einfluss auf unser Arbeitsleben sehr gut:

Link zum Video

Das ist alles keine Science-Fiction mehr sondern in der Entwicklungspipeline. Auch Microsoft, OpenAI, salesforce, Anthropic, Meta, Perplexity & Co. arbeiten an ähnlichen KI-Lösungen.

Also stell Dir vor, Du hast einen KI-Assistenten/Agenten der das kann:

• Wissen zusammentragen aus deinen E-Mails, Teams, Sharepoint etc.
• Nächste Schritte planen, um eine Aufgabe zu lösen
• Entscheidungen treffen anhand deiner Ziele
• Aus Ergebnissen lernen und sich verbessern

Und jetzt stell dir vor, dass diese Fähigkeiten mit multimodalen Sprachmodellen verstärkt werden, die nicht nur Text verarbeiten und generieren, sondern:

• Sehen: Bilder und Videos auswerten
• Hören: Spracheingaben verarbeiten
• Sprechen: Per Audio antworten oder anrufen
• PC bedienen: Browser, Mail-Programm, andere Tools

Und jetzt gehen wir noch davon aus, dass Sprachmodelle auch qualitativ besser werden. Das hat sich gerade wieder mit der o3-Ankündigung von OpenAI und dem DeepSeek R1 Modell bestätigt.

Summieren wir das zusammen, dann wird KI die Art und Weise wie Arbeit in Büros erledigt wird, fundamental verändern.

Genau diese zunehmenden Fähigkeiten von KI-Modellen und der daraus entstehende Einfluss auf unsere Arbeit erfordert ein konsequentes AI-First-Mindset.

Traditionelle Prozesse und Arbeitsweisen werden verschwinden und durch KI-gestütztes Arbeiten abgelöst.

Chancen entstehen für diejenigen, die die Technologie am besten einsetzen aka ein AI-First Mindset haben.

Wie Dir ein AI-First Mindset hilft

Mit einem AI-First Mindset prüfst Du immer wieder:

1. Wo entstehen gerade Reibungsverluste oder repetitive Abläufe?
2. Muss diese Aufgabe wirklich von einem Menschen gemacht werden?
3. Wie kann ich KI einsetzen, um schneller das gleiche oder ein besseres Ergebnis zu erzielen?

Mit dieser Haltung verändert sich dein Verhalten:

• Texte Korrektur lesen -> KI nutzen.
• Meetings vorbereiten -> KI nutzen.
• Gedanken strukturieren -> KI nutzen.
• Dokumente vergleichen -> KI nutzen.
• Nächste Schritte planen -> KI nutzen.
• Dokumentation erstellen -> KI nutzen.
• Excel Tapeten auswerten -> KI nutzen.
• Passende Grafiken suchen -> KI nutzen.
• Meeting-Protokoll schreiben -> KI nutzen.
• Vor dem weißen Blatt grübeln -> KI nutzen.
• 10 Google Links durchsuchen -> KI nutzen.
• Ersten Draft händisch erstellen -> KI nutzen.
• Informationen im Dokument suchen -> KI nutzen.

Je mehr du anfängst, deine Arbeitsweise aus KI-Perspektive zu hinterfragen und die Fähigkeiten in deine Routinen zu integrieren, desto natürlich wird es, mit KI als Kollaborationspartner zu arbeiten.

Wer einmal in diese Haltung gekommen ist, will nie wieder zu traditionellen Arbeitsweisen zurück. Zumindest kenne ich niemanden.

Warum auch?

Du profitierst von einem AI-First Mindset:

• Mehr Fokus auf wertschöpfende Arbeit: Durch die Beschleunigung nerviger Standard-Aufgaben.
• Schnellere Entscheidungen: Dank strukturierter Analysen und Insights.
• Höhere Qualität: KI kann Feedback geben, korrigieren, mehr Daten ranziehen.
• Keine Blockade: Egal welche Aufgabe, du hast schneller einen Startpunkt.

Seit ich intensiv KI in meine Arbeit integriert habe, macht mir die Arbeit mehr Spaß. Weil ich mehr erledigt bekomme und gleichzeitig mehr Zeit mit dem verbringe, was mir Freude macht. Außerdem gehe ich viel mutiger an neue Herausforderungen ran, weil ich eine Technologie an meiner Seite habe, die meine Fähigkeiten fantastisch erweitert.

Schauen wir uns das einmal an.

AI-First Mindset an meinem Beispiel

Jetzt fragst Du dich vielleicht: "Okay, verstanden. Aber was heißt das jetzt konkret?"

6 Beispiele an denen ich meine AI-First Haltung fest mache:

Konsequentes Hinterfragen: Jedes Quartal prüfe ich, ob ich das was ich mache, mit KI deutlich besser machen kann. Das ist besonders wichtig, da sich Sprachmodelle & Co. so schnell weiterentwickeln.

Beispiel: ich arbeite gerade an einer KI-gestützten Toolbox, die ich meinen Kunden zur Verfügung stellen kann, um selbst KI besser zu nutzen. Wenn ich einen KI-Agenten habe, der KI-Agenten baut, dann muss das mein Kunde nicht mehr selbst machen. Ich erstelle das Konzept, die Vorgaben, den Prozess - KI nimmt die stupide Erstellung von Assistenten ab.

Team aus KI-Assistenten: Für alle wiederkehrenden Aufgaben habe ich KI Assistenten erstellt, die ich für diese Aufgabe nutze. Von der Workshop Vorbereitung, über das Meeting Follow-Up bis zur Erstellung der Podcast Shownotes. Die Assistenten sind perfekt auf meine Anforderungen, Workflows und mein Wissen trainiert. Außerdem stelle ich sicher, dass alle Mitarbeiter und Freelancer ebenfalls damit arbeiten, um konsistente Ergebnisse zu gewährleisten. Die Assistenten überarbeiten wir ebenfalls quartalsweise.

In Routinen integrieren: Ich denke meine Routinen aus KI-Perspektive. Wenn ich mit meinem Hund Gassi gehe, dann schreibe ich E-Mails per Spracheingabe, indem ich meine wirren Gedanken in einen KI-Assistenten einspreche und er das in meinem Sprachstil als Mail umformuliert. Wenn ich ein neues Produkt- oder Schulungskonzept erarbeite, dann führe ich einen Dialog indem ich ChatGPT die Rolle eines Kunden gebe, der meine Ideen kritisch hinterfragen und die Kundenperspektive einbringen soll.

Beispiel: Zur Jahresreflexion für 2024 hat mir ein Freund sein Reflexionstemplate mit den Lebensbereichen und jeweils mehreren Reflexionsfragen geschickt. Ich wollte unbedingt die Reflexion machen, hatte aber keine Lust, 50 Fragen händisch auszufüllen. Also habe ich mich gefragt, wie KI mir dabei helfen kann.

Das Ergebnis: Ein GPT mit der Vorlage gefüttert, ihm gesagt er soll mich Schritt für Schritt durchführen und Rückfragen stellen wenn ich unklare Antworten gebe. Ich habe die Reflexion dann per Spracheingabe gemacht und hatte am Ende eine perfekt strukturierte Jahresreflexion.

Marktbeobachtung mit Augenmaß: Ich behalte immer einen Blick auf neue Entwicklungen, ohne mich davon verrückt machen zu lassen. Wenn ein neues Features oder Modell auf den Markt kommt, lasse ich das durch meine Workflows laufen und kann schnell entscheiden, ob es mich weiterbringt oder nicht. Das was funktioniert, implementiere ich natürlich. Ich teste selten neue Tools, weil die Ablenkung den (möglicherweise) zusätzlichen Mehrwert meist nicht überwiegt.

Immer verfügbar: Ich habe einen KI-Chatbot immer auf einem 2. Bildschirm offen, die Apps sind auf meinem Smartphone, mit Shortcuts kann ich sofort auf bestimmte Assistenten zugreifen, ich habe Browser-Extensions installiert wenn sinnvoll. Meine KI-Funktionen sind so einfach zugänglich, dass ich sie auch wirklich konsequent einsetze. Außerdem habe ich meinen Google Drive und Wissensdatenbank an meine wichtigsten KI-Assistenten angebunden, damit ich unkompliziert auf Dateien zugreifen kann.

Menschlichkeit bewahren: Ich erhalte mir Aufgaben, die mir Freude bereiten. Beispielsweise dieser Newsletter. Ich nutze KI zwar für die Strukturierung und Ausformulierung einzelner Absätze oder auch mal für das Finden eines passenden Betreffs. 90% schreibe ich jedoch selbst. Einfach weil mir die Reflektion wichtig ist und das Schreiben Spaß macht.

Am Ende ist es ganz einfach: Hinterfrage deine Aufgaben und Routinen aus KI-Perspektive und nutze die Fähigkeiten von KI, um schneller und/oder besser ans Ziel zu kommen.

AI-First in Unternehmen

Besonders spannend wird eine AI-First Haltung, wenn sie nicht nur von Einzelnen gelebt wird, sondern eine richtige Bewegung im Unternehmen wird.

AI-First wächst in 3 Phasen: erst auf der individuellen Ebene, dann im Team, schlussendlich im ganzen Unternehmen.

Mit zunehmender Entwicklung entstehen 3 Vorteile:

1. Kleine Teams, großer Output:

Mit der Unterstützung von KI können kleine Teams Ergebnisse erzielen, die früher ganze Abteilungen erfordert hätten. Teams, die eng mit KI zusammenarbeiten, werden unsere neue Realität. Unternehmen wachsen, ohne immer mehr Mitarbeiter einzustellen.

2. Skalierbare Prozesse:

Menschen werden in Prozessen von repetitiven, langweiligen und wenig-wertstiftenden Aufgaben durch KI befreit. Weniger Engpässe in Prozessen und menschliche Zeit für das, was zählt: Kundenbeziehungen und Innovationen.

3. Das beste Produkt für den Kunden:

AI-First Unternehmen schaffen es, Produkte und Dienstleistungen anzubieten, die schneller, günstiger und kundenorientierter sind – und damit einen echten Wettbewerbsvorteil sichern.

5 Beispiele für AI-First Ansätze in Produkten und der Customer Experience:

• Choco's AI-First Ansatz
• Klarna's Customer Support Assistent
• Ant Group's 310 Kreditmodell
• DoNotPay's KI-Anwalt
• Serviceplan's Masumi Agent

Das sind nur wenige der rasant wachsenden Anzahl an AI-First Organisationen und Geschäftsmodelle.

Diese Organisationen, und die Menschen dahinter, sind die Gewinner der AI-Ära.

Typische Einwände gegen AI-First und warum sie keinen Sinn machen

Da AI-First gerne fehlinterpretiert wird, gehe ich abschließend noch auf die klassischen Einwände ein:

1. „AI-First ist falsch, weil es nur aus Technologie-Sicht gedacht wird.“

Wer sagt, dass AI-First nur technologiegetrieben ist, hat das Grundprinzip nicht verstanden. AI-First heißt zuallererst: Welches Problem möchten wir lösen/was wollen wir verbessern? Wenn das klar ist, wird geschaut ob KI ein geeignetes Werkzeug ist. Genau wie man nicht jeden Nagel mit einer Bohrmaschine einschlagen würde, setzt man KI nur dort ein, wo sie Sinn ergibt.

2. „AI-First ist falsch, weil der Mensch dabei nicht im Mittelpunkt steht.“

AI-First bedeutet nicht, dass Maschinen den Menschen verdrängen. Im Gegenteil: Wenn wir repetitive oder extrem datenintensive Aufgaben an KI übergeben, gewinnen wir mehr Raum für menschliche Stärken: Kreativität, Empathie, Führung und Innovation. Im Kern steht also immer der Mensch – nur dank KI entlastet.

3. „AI-First ist falsch, weil das Tool nicht die Lösung ist.“

Stimme ich zu 100 % zu! Tools allein sind nie die Lösung. Ohne ein ganzheitliches Konzept und die richtigen Kompetenzen wird Dich auch das beste KI-Tool nicht weiterbringen. AI-First heißt nicht: „Kauf jedes neue KI-Tool!“, sondern: „Hinterfrage ständig, wie Du KI in Dein Gesamt-System integrierst und optimal nutzt.“

4. „AI-First ist falsch, weil eine Maschine nie einen Menschen ersetzen kann.“

Jobs sind immer ein Bündel an Aufgaben. KI wird in Bürojobs im Laufe der nächsten Jahre einen immer größeren Anteil an Einzelaufgaben unterstützen oder ersetzen können. Diese Entwicklung ist nicht mehr aufzuhalten. Wenn wir KI nicht nutzen, wird es jemand anderes tun und uns ersetzen. Dass eine KI vollständig einen Mensch in einem vielschichtigen Job mit unterschiedlichen Aufgaben, Schnittstellenarbeit, Kollaboration etc. ersetzt, sehe ich aktuell nicht.

🏁 Fazit

AI-First ist die Haltung, seine Arbeitsweise aus KI-Perspektive zu Hinterfragen, um die Fähigkeiten und Potenziale von Künstlicher Intelligenz maximal wirkungsvoll zu nutzen und mit menschlichen Stärken zu kombinieren.

Für höhere Produktivät, Wertschöpfung, bessere Produkte und Kundenerlebnisse.

Key Takeaways:

• AI-First bedeutet nicht Technik vor Mensch, sondern die strategische Nutzung von KI, damit Menschen mehr Zeit für kreative und zwischenmenschliche Aufgaben haben.
• Die neuesten KI-Modellen werden immer besser darin, typische Büroaufgaben zu unterstützen oder selbst auszuführen.
• Erfolgreiche AI-First-Implementierung erfordert regelmäßiges Hinterfragen, Integration in tägliche Routinen und die richtige Balance zwischen automatisierten und menschlichen Tätigkeiten.
• Die Entwicklung eines AI-First Mindsets erfolgt in drei Stufen: individuell, im Team und schließlich im gesamten Unternehmen - mit dem Resultat höherer Effizienz und Wertschöpfung.

Dein Weg zum AI-First Mindset:

In unserem Hub teilen wir jede Woche neue Guides, Vorlagen oder Tools, die dich auf der Reise unterstützen. Zum Start empfehle ich Dir, diese 3 Artikel durchzulesen und umzusetzen:

1. Die 5 Phasen der KI-Nutzung
2. Finde Deine AI Use Cases
3. Guide: KI Assistenten erstellen