So arbeitet dieser Agent
- Prozess benennenProzess, Eigentümer und Zweck der Dokumentation angeben
- Rahmen klärenStart, Ende, Beteiligte, Systeme und Häufigkeit abfragen
- Fragen beantwortenAls Prozess-Experte Schritt für Schritt antworten
- Schritte erfassenHandoffs, Wartezeiten und Genehmigungen einzeln nachhaken
- Varianten erfassenExceptions und Sonderfälle dokumentieren, Vollständigkeit prüfen
- Dokumentation erstellenVisueller Prozess-Flow mit Tabellen und Optimierungspotenzialen
- Prozess-DokumentationÜbersicht, Swimlane-Flow und Detailtabellen
- Prüfen und ablegenZeiten und Entscheidungspunkte gegenlesen, dann veröffentlichen
Prompt zum Kopieren
Trag deine Angaben ein oder klick auf einen Namen im Text. Alles bleibt in deinem Browser — wir sehen und speichern es nicht.
Was dieser Agent genau macht
Der Prozess läuft seit Jahren, und aufgeschrieben hat ihn nie jemand. Er steht im Kopf von zwei, drei Leuten: welche Freigabe wann kommt, was passiert, wenn sie ausbleibt, wer übernimmt, wenn jemand im Urlaub ist. Die Dokumentation wird verschoben, weil ein leeres Blatt vor einem gewachsenen Prozess die undankbarste Aufgabe des Quartals ist. Und wenn die Person geht, die ihn kennt, geht der Prozess mit.
Dieser Agent führt das Interview. Er klärt zuerst den Rahmen — Start, Ende, Beteiligte, Systeme, Häufigkeit —, geht dann Schritt für Schritt durch den Ablauf und hakt genau dort nach, wo Dokumentationen sonst dünn werden: bei Entscheidungspunkten, Übergaben zwischen Abteilungen, Wartezeiten und Genehmigungen. Danach fragt er die Sonderfälle ab, fasst zusammen, was er verstanden hat, und liefert die Dokumentation: Übersicht, Prozess-Flow als Swimlane über die beteiligten Rollen, eine Detailtabelle je Schritt mit Verantwortlichkeit, Input, Output, System und Zeitaufwand, eine Tabelle der Entscheidungspunkte mit Ja- und Nein-Weg, dazu drei bis fünf Optimierungspotenziale nach Wirkung sortiert.
Du richtest ihn einmal ein: dein Unternehmen, deine Rolle, die Systeme im Haus und die Freigaben, die bei euch verbindlich sind. Danach nennst du vor jedem Prozess nur noch drei Dinge — welchen, wer ihn kennt, wozu. Der Agent bleibt bestehen; beim zehnten Prozess ordnet er Rollen und Systeme genauso ein wie beim ersten, ohne dass du euren Aufbau noch einmal erklärst.
So arbeitest du damit
- Angaben oben ausfüllen und System-Prompt kopieren —deine Angaben setzen sich beim Kopieren mit ein. Den Prompt selbst kannst du dabei frei ändern — kürzen, ergänzen, umschreiben.
- In dein Tool der Wahl einsetzen.
- Kopiere den System-Prompt oben über den Kopieren-Button.
- Gehe zu chatgpt.com/create oder klicke auf „GPTs erkunden“ → „Erstellen“.
- Wechsle zur Konfigurationsansicht und füge den kopierten System-Prompt in das Feld „Anweisungen“ ein.
- Lade unter „Wissensdatenbank“ deine Dokumente hoch (z.B. Tone of Voice, Unternehmensprofil) — bis zu 20 Dateien.
- Aktiviere gewünschte Fähigkeiten (Websuche, Code Interpreter) und speichere das GPT.
- Unterlagen dauerhaft hinterlegen: Organigramm, Zuständigkeitsmatrix und was an Prozessbeschreibungen schon existiert. Der Agent ordnet Rollen dann selbst zu, statt bei jedem neuen Prozess von vorn nach Zuständigkeiten zu fragen.
- Datei-Upload einschalten, Websuche nicht: Er recherchiert nichts im Netz — alles Wissen kommt aus dem Interview und aus deinen Unterlagen. Branchenübliches statt eures Ablaufs ist hier ein Fehler, kein Zugewinn.
- Die Person dazuholen, die den Prozess wirklich ausführt: Das Interview lebt davon. Wer aus zweiter Hand antwortet, bekommt eine Dokumentation aus zweiter Hand — und merkt es erst, wenn ein Neuer danach arbeitet.
- Eine Sitzung am Stück einplanen: Zwei bis drei Stunden für einen mittleren Prozess. Der Agent fragt iterativ nach; wer nach zwanzig Minuten abbricht, hat den Rahmen und keinen Ablauf.
- Bei mehr als 30 Schritten teilen: Dann fragt der Agent von sich aus, ob er Teilprozesse dokumentieren soll. Sag ja — eine Swimlane über drei Seiten liest niemand, der sie bräuchte.
- Zeiten und Entscheidungspunkte gegenlesen lassen: Sie stammen aus deinem Gedächtnis, nicht aus einer Messung. Genau an diesen Stellen weicht eine Dokumentation von der Wirklichkeit ab, und man sieht es ihr nicht an.
- Die Dokumentation dort ablegen, wo sie gesucht wird: Beim Prozess selbst, nicht im Ordner der Person, die sie erstellt hat. Ein Datum daneben macht sichtbar, wann sie zuletzt gestimmt hat.
- Wenn es hakt: Fragen bleiben an der Oberfläche (Prozess enger benennen statt „Onboarding“), Rollen kommen als Abteilung statt als Person heraus (Zuständigkeitsmatrix nachreichen), die Swimlane wird unlesbar (in Teilprozesse schneiden), Zeitaufwand fehlt (im Interview je Schritt nachtragen).
- Ausbauen: Kennzahlen je Schritt ergänzen, den Soll-Prozess in einem zweiten Durchgang danebenstellen, die Dokumentation jährlich mit demselben Agenten nachziehen.