Wie Fröbel KI vom Engagement Einzelner zum Arbeitsstandard gemacht hat
Deutschlands größter überregionaler freigemeinnütziger Kita-Träger hat die Grundlagen für KI geklärt, eine zentrale KI-Plattform eingeführt und dem Thema feste Rollen gegeben.
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Über das Unternehmen
Die Fröbel-Gruppe mit Sitz in Berlin ist Deutschlands größter überregionaler freigemeinnütziger Träger von Kindertageseinrichtungen. In zwölf Bundesländern betreibt Fröbel rund 250 Krippen, Kindergärten und Horte. Dort bilden, erziehen und betreuen rund 5.930 Mitarbeitende mehr als 21.500 Kinder. Als einziger Träger deutschlandweit lässt Fröbel seine pädagogische Arbeit regelmäßig extern evaluieren. Das zeigt den hohen Qualitätsanspruch, der die Organisation prägt.
12
Bundesländer
rund 250
Krippen, Kindergärten und Horte
rund 5.930
Mitarbeitende
mehr als 21.500
Kinder
Ausgangssituation
Das Interesse an KI war bei Fröbel früh da. Seit Januar 2024 gab es ein internes KI-Netzwerk, und das Fortbildungsprogramm für 2025 enthielt bereits verschiedene KI-Schulungen. Anfang 2025 machte die Geschäftsführung das Thema auch nach außen sichtbar: Bei einem öffentlichen Auftritt stellte sie einen ersten KI-Anwendungsfall vor.
Intern trugen vor allem Einzelne das Thema. Die Unternehmenskommunikation war vorneweg und probierte viel aus, andere Abteilungen hatten kaum Berührungspunkte. Viele nutzten Copilot oder ChatGPT punktuell, oft zur Textkontrolle.
Was fehlte, war die strukturelle Einbettung. Vieles hing am Engagement Einzelner, und das stieß regelmäßig an dieselben Fragen: Wie gehen wir mit Datenschutz und Lizenzen um? Welche Tools dürfen wir nutzen? Und wie will die Organisation insgesamt mit KI umgehen? Solange es dafür kein gemeinsames Commitment gab, kam die Eigeninitiative an diesen Stellen ins Stocken.
Was wir zusammen gemacht haben
Fröbel hat KI gemeinsam mit AI FIRST zu einem offiziellen Thema gemacht, mit klaren Regeln, einer gemeinsamen Plattform und festen Zuständigkeiten. Der Weg verlief in vier Schritten.
Basis schaffen. Zuerst kamen die Grundlagen: ein gemeinsames Verständnis, die technischen Rahmenbedingungen und die rechtlichen Fragen. Eine Steuerungsgruppe, unter anderem mit dem Justiziariat, klärte die Grundsatzthemen. Es entstand eine KI-Richtlinie, und nach einer Erprobungsphase wählte Fröbel eine gemeinsame, zentrale KI-Plattform aus. Damit gab es eine Antwort auf die Frage, an der vorher vieles hängen blieb: Was dürfen wir nutzen?
Menschen mitnehmen. Ein Impuls von außen öffnete das Thema für die Organisation. Mit viel Zugang und Begeisterung erreichte Fröbel so Mitarbeitende an verschiedenen Standorten und aktivierte ein Botschafter-Netzwerk.
Verbindlichkeit geben. Als externer Begleiter hielt AI FIRST den Prozess in Bewegung und sorgte dafür, dass vereinbarte Schritte nachgehalten wurden, auch ohne disziplinarische Rolle.
„Das Thema Verantwortlichkeit fehlte eigentlich bei uns. Jeder hat es ein bisschen gemacht. Bei uns verschleppen sich Sachen manchmal. Dass dann jemand Externes die Dinge nachhält, hat uns wahnsinnig angetrieben.“
Jakob Fritz, Fröbel In Workshops ernten. In gemeinsamen Workshops entwickelten Teams eigene Anwendungsfälle und bauten sie direkt. Für mehrere Mitarbeitende war das der Moment, in dem es klick machte.
Auf dem Weg wurde auch eine Hürde sichtbar: Die Botschafter hatten neben ihrem operativen Tagesgeschäft oft zu wenig Freiraum, um das Thema dauerhaft zu tragen. Fröbel hat darauf mit festen Rollen reagiert. Es gibt jetzt KI-Beauftragte für Compliance sowie für People & Culture, und sie haben ein eigenes Stundenkontingent für diese Aufgabe.
AI FIRST hat dabei drei Dinge eingebracht: den Anstoß von außen, ein Vorgehen in klaren Schritten und jemanden, der nachhält.
Was heute anders ist
Die Grundlagen stehen, und die Struktur trägt: Richtlinie, zentrale Plattform und feste Rollen sind da.
Die Produktivität ist durch die KI-Nutzung sichtbar gestiegen.
In mehreren Bereichen, etwa in der Personalentwicklung und der Unternehmenskommunikation, ist die Arbeit mit der zentralen KI-Plattform Normalität.
Die festen KI-Rollen geben dem Thema Stabilität und halten die Verbindung zur Praxis.
Die Geschäftsführung treibt die Suche nach größeren Anwendungsfeldern selbst voran. Sie fragt immer wieder: Geht das auch mit KI?
Den nächsten Hebel sieht Fröbel im sauberen Definieren der eigenen Prozesse. Bevor ein Prozess automatisiert wird, muss klar sein, wie er abläuft. Diese Arbeit geht Fröbel gerade konsequent an.
„Es braucht jemanden, der sich vorne hinstellt und sagt: Leute, da rollt etwas auf euch zu, beschäftigt euch damit. Dieser Anstoß von außen — mit viel Charme und ohne erhobenen Zeigefinger — hat uns enorm geholfen.“
Was ihr davon mitnehmen könnt
- KI kommt aus Einzelinitiativen erst in die Breite, wenn Datenschutz, Tools und Zuständigkeiten geklärt sind. Diese Grundlagen kommen zuerst.
- Wer das Thema neben dem Tagesgeschäft tragen soll, braucht eine feste Rolle und Zeit dafür.
- Klärt eure Prozesse, bevor ihr sie automatisiert.
Was bei Fröbel geklappt hat, geht auch bei euch.
- Ihr wählt aus, wen ihr ausbilden wollt
- Angebot und Programm-PDF kommen per Mail
- In 30 Minuten gehen wir alles durch und legen den Start fest
Wen wollt ihr ausbilden?
- Zertifikat für jede Person
- Für die KI-Kompetenzpflicht nach EU AI Act
- Arbeiten in eurem freigegebenen KI-Tool
- Unabhängig: Langdock, Copilot, Gemini, Claude