Herzlich Willkommen zu den AI FIRST Insights!

Seit 2022 habe ich mir hunderte KI-Tools angeschaut. Bei jedem neuen Spieler im Markt und jedem "Gamechanger"-Feature dachte ich, ich würde etwas verpassen.

Das hat sich vollständig geändert.

Heute nutze ich weniger KI-Tools denn je und schaue mir so gut wie gar keine neuen Tools mehr an. Wir haben unser Setup gefunden und sind damit produktiver denn je.

In dieser Ausgabe teile ich unseren KI-Tool-Stack mit dir und wofür wir jedes dieser Werkzeuge einsetzen.

Los geht's!

Sichere Dir den Early Bird für die AI-First School

In der AI-First School geht es um mehr als Tools und Prompts.

Wir entwickeln neue Arbeitsweisen und Routinen, um KI tief in die eigene Arbeit zu integrieren.

Das Ziel ist, dass du deine Grenzen des Möglichen verschiebst und maximale Wirkung bei maximaler Leichtigkeit erreichst.

Der Early Bird läuft noch 15 Tage. Hier gibt's alle weiteren Info's.

Langdock, unser KI-Betriebssystem

Seit ca. 1,5 Jahren ist Langdock unser zentrales Betriebssystem für alle textbasierten KI-Anwendungsfälle.

Wir bündeln dort 3 wichtige Funktionen:

1. Chatbot als Assistent im Alltag
2. Über 25 KI-Agenten mit Zugriff auf unsere Tools und unser Wissen
3. Workflows, in die wir die KI-Agenten direkt einsetzen können

Langdock erlaubt den Einsatz aller state-of-the-art Large Language Models, hat Zugriff auf unsere gesamte Wissensbasis und kann mit all unseren anderen Systemen integriert werden.

Damit setzen wir zB folgende Use Cases um:

1. Persönliche KI-Assistenten wie Donna für jeden Mitarbeiter
2. Invoice Workflow, der automatisch Rechnungen verarbeitet
3. Meeting Agent, der aus den Transkripten Follow-Ups schreibt
4. E-Mail Workflow, der Antwortvorlagen auf einlaufende Mails schreibt
5. Diverse Agents, die bei der Analyse und Umsetzung von KI-Use Cases helfen

Auch wenn die Antworten in Standalone-Chatbots wie ChatGPT, Gemini oder Claude oft noch einen Tick besser sind, nutze ich sie schon länger nicht mehr, weil einfach die Integration in unsere Prozesse und Tools fehlt.

Wir hatten zuvor auch n8n und Make genutzt, wo mir das ausbaufähige Nutzererlebnis schon länger ein Dorn im Auge war. Auch diese Tools konnten wir mit Langdock konsolidieren.

Midjourney, unser Designer

Wir erstellen jeden Tag Bilder und Grafiken für unsere Website, diesen Newsletter, Präsentationen und Social Media Content. Die meisten Assets kommen seit Jahren direkt aus Midjourney.

Auch wenn viele Bild-Modelle mittlerweile weiter sind, hat Midjourney noch immer einen ganz besonderen Stil, der sich in vielen anderen Modellen nicht replizieren lässt.

Über die Zeit haben wir Moodboards und Prompt-Vorlagen erstellt, mit denen wir sehr konsistente Bilder in unserem Stil erzeugen können. Da Fotorealismus für uns eine untergeordnete Rolle spielt, funktioniert Midjourney extrem gut.

Wenn wir unseren visuellen Werkzeugkasten erweitern müssen, zB für Videos oder Kontext-konsistente Bilder, nutzen wir Freepik. Für mich die beste KI-Kreativ-Suite mit einer riesigen Auswahl an Modellen, Funktionen und Workflows.

Wispr, unser Sprachrohr

Es gibt kein Tool bei AI FIRST, das häufiger genutzt wird als WisprFlow.

Wir nutzen Wispr, um mit unserem Computer zu sprechen:

• E-Mails diktieren
• Prompts in unseren Chatbot
• Feedback zu Folien in Canva
• Recherche-Briefings für Deep Research
• Dokumentation von Prozessen

Überall, wo du an deinem PC reinschreiben kannst, kannst du jetzt mit Wispr reinsprechen.

Dabei gibt es einen Kniff, der das enorm effektiv macht:

Jede Eingabe wird automatisch bereinigt (Füllwörter, Wiederholungen, Versprecher) und formattiert (Zeilenumbrücke, Punktuation). Du musst den Output also nicht 3x überarbeiten, was dich mehr Zeit kostet als die Eingabe selbst.

Wispr ist eines dieser Tools, auf das ich nicht mehr verzichten möchte.

Gemini, unser Protokollant

Wir arbeiten im Google Workspace und nutzen Google Meet für unsere Videocalls.

Mit der nativen Gemini-Integration wird jedes Meeting automatisch aufgezeichnet (Teilnehmer müssen natürlich zustimmen), im Google Drive abgelegt und die Zusammenfassung als Follow-Up verschickt.

Ein großer Vorteil dieser direkten Integration (ebenso in Zoom und Teams) ist, dass:

1. Keine zusätzliche Kachel mit dem Meeting-Bot erscheint
2. Das gesprochene Wort dem richtigen Speaker zugewiesen wird

Zusätzlich haben wir Agenten und Workflows in Langdock aufgesetzt, welche die Transkripte aus bestimmten Meeting-Typen in spezifische E-Mails oder Dokumentation verarbeiten.

Automatische Meeting-Protokollierung ist in meinen Augen ein riesiger Quick Win, weil es Zeit spart, Fokus auf den Termin erhöht und eine große Menge an wertvollen Daten erzeugt, aus denen wieder Kontextwissen für KI-Agenten wird.

Loveable, unser Entwickler

Ich bin offiziell im Loveable-Fieber angekommen und habe große Freude daran gefunden, eigene Tools zu bauen, die es so nicht gibt.

Wenn wir merken "Das gibt's nicht", nutzen wir Loveable, um uns ein funktionales Tool zu bauen. Sowohl für uns selbst als auch für unsere Kunden.

Wir hatten immer wieder das Problem, dass wir zwar intern Workflows und Agenten aufgesetzt hatten, um KI Use Cases zu finden und umzusetzen, aber dieses Setup unseren Kunden nicht wirklich bereitstellen konnten.

Mit Tools wie Loveable ist das jetzt viel einfacher möglich.

In der AI-First School stellen wir neben dem Videokurs, Case Studies und Umsetzungsvorlagen auch solche selbstgebauten Tools bereit.

Was den Unterschied macht

Das ist unser Tool-Stack, den wir wirklich intensiv nutzen. Alles andere sind Spielerei und Experimente.

Den Unterschied machen aber nicht die Tools. Vieles wird zu Commodity, Funktionen nähern sich immer weiter an, einen echten Edge haben nur wenige.

Der Mehrwert in unseren Tools entsteht durch 3 Dinge:

1. Wir haben eine maschinenlesbare Wissensbasis über unser Unternehmen aufgebaut, die als perfektes Kontextwissen dient und für kontextualisierte Ergebnisse sorgt.
2. In jedem Tool haben wir Standards aufgebaut, welche die Effektivität enorm steigern: Moodboards in Midjourney, Agenten in Langdock, Product Requirements Document Template für Loveable.
3. Wir nutzen nur moderne SaaS-Lösungen, in die sich unsere KI-Tools einfach integrieren lassen: Notion, Google Workspace, Webflow, Miro, Canva -> nur dadurch wird Automatisierung möglich.

Wir haben eine Regel bei uns:

Für jedes neue Tool, muss ein anderes raus.

Damit disziplinieren wir uns, nicht ständig dem nächsten Shiny Object hinterherzulaufen, welches am Ende dann doch keinen Mehrwert liefert.

Es gibt 2 Tools, die mir noch fehlen. Bitte Bescheid geben, wenn du etwas kennst:

1. Präsentationen: Ich habe mir alles angeschaut, von Gamma über Tome bis Copilot. Nichts kommt im Ansatz an unsere Präsentationen ran.
2. Wissensmanagement: Eine KI, die unser Unternehmen fortlaufend beobachtet (Mails, Meetings, Projekte, ...) daraus Wissensartifakte ableitet und unsere Wissensbasis fortlaufend aktualisiert und erweitert.

Ansonsten fehlt mir nichts :)

Wenige Tools, richtig genutzt. Das ist unser Credo.

🏁 Fazit

Viele KI-Tools klingen faszinierend, aber bewegen die Nadel am Ende kein Stück weiter. Je mehr ich KI genutzt habe, desto kleiner ist mein Tool Stack geworden.

Parallel habe ich immer mehr Zeit investiert in:

1. Prozesse KI-kompatibel gestalten
2. Daten für KI zugänglich machen
3. KI mit anderen Tools zu integrieren

Was sind die Tools, auf die du nicht mehr verzichten willst?

Und vor allem: Welche Standards hast du aufgebaut, um sie wirklich effektiv zu nutzen?

Bin gespannt auf deine Erfahrungen!

Bis nächsten Sonntag,

Felix