In den letzten Jahren sind über 27.000 AI Tools auf den Markt gekommen - wer soll da noch durchsehen?

Wer mich kennt, weiß dass ich kein Tool-Guy bin. Im Verlauf meiner Karriere habe ich gelernt, dass Tools nie die Lösung sind. Es geht immer darum, sie für die passenden Probleme richtig einzusetzen.

Ein neues Tool ist schnell gekauft und noch schneller wieder vergessen. Die wenigsten Softwareprodukte werden wirklich ausgereizt und tief in Prozesse und Systemlandschaften integriert.

Auch wenn viele AI Tools faszinierend klingen, bleiben die Grundsätze die selben. Wir müssen sie richtig und konsequent nutzen.

Die Kunst liegt darin, einen schlanken, effektiven Tool-Stack aufzubauen, den man dann auch wirklich in seine Arbeitsweise integriert.

In diesem Newsletter teile ich meinen AI Tool Stack und wie ich ihn einsetze.

Los geht's!

Was muss in einen AI Tool Stack?

Diese Frage lässt sich natürlich nicht pauschal beantworten und hängt stark von Branche und Funktionsbereich ab.

Im Allgemeinen sehe ich jedoch 4 Kategorien an AI Tools, die wir sowohl bei Kunden, als auch bei uns selbst sehr sinnvoll einsetzen.

1. AI Chatbot
2. Meeting Notetaker
3. Bild & Design Erstellung
4. Workflow Automatisierung

Mit diesen 4 Tools kannst Du eine große Bandbreite an Anwendungsfällen abdecken, ohne Dir einen Tool-Zoo aufzubauen. Es gilt auch hier: Weniger ist mehr.

Bevor Du anfängst, AI Tools zu kaufen...

...prüfe erstmal, ob es die Funktion nach der Du suchst, schon in einer vorhandenen Software gibt. Viele SaaS-Anbieter investieren in ihre AI-Roadmap und bringen fleißig neue Features raus. Oft kannst Du mit den Features schon dein Problem lösen, ohne ein neues Tool kaufen zu müssen.

Chatbots: ChatGPT, Claude, Perplexity

KI Chatbots sind sich nach außen sehr ähnlich, haben jedoch unterschiedliche Stärken.

Allein aus Berufsgründen will ich die Entwicklung der Tools im Blick behalten, aber kann aus jedem Tool auch einen anderen Wert ziehen.

ChatGPT

Für Einzelanwender ist und bleibt ChatGPT ein tolles Tools.

Den Allrounder nutze ich für 4 Aufgabenbereiche:

• Sparring im Arbeitsalltag: Recherche, Informationen verdichten, Ideen entwickeln, Konzepte ausarbeiten, Gedanken reflektieren, ...
• Briefing per Spracheingabe: Wenn ich mit meinem Hund Gassi gehe, nutze ich die Sprachfunktion, um zB einen Workshop vorzubereiten, ein Briefing für einen Mitarbeiter zu schreiben oder einen System Prompt für einen Assistenten zu konzipieren.
• Website Programmierung: Mit dem o1-Modell schreiben und debuggen wir Code für Website-Features mit erstaunlicher Qualität. Insbesondere die Pro-Version ist für uns Gold wert.
• Assistenten: Wir haben für dutzende Aufgaben Assistenten aufgesetzt, die wir für wiederkehrende Aufgaben nutzen. Unsere Assistenten-Datenbank mit 50 Vorlagen findest Du hier.

Zur AI FIRST Assistenten Datenbank mit 50+ Vorlagen

Aktuell testen wir das ChatGPT Pro-Abo für 200$/Monat, da wir in ersten Versuchen eine deutlich bessere Qualität bei komplexeren, mehrschrittigen Anweisungen und Coding-Aufgaben festgestellt haben. In den nächsten Wochen werden wir einen Newsletter zu unseren Erfahrungen schreiben.

Geschätzte Zeitersparnis pro Woche: Da die Arbeit mit AI Assistenten so normal für mich geworden ist, lässt sich schwer quantifizieren wie viel länger ich für den gleichen Output benötigen würde. Sicherlich 1 Tag/Woche mehr.

Claude

Claude ist mein Go-To Chatbot für Copywriting Aufgaben. Mir fällt es leichter Claude meinen Schreibstil beizubringen und die Texte haben in meinen Augen eine höhere Qualität.

Typische Aufgaben sind

• LinkedIn Posts draften
• Website Texte verbessern
• Newsletter ausformulieren

Dafür habe ich Claude mit einem 50-Seiten Dokument meines AI Adoption Playbooks, 20+ Newslettern und 100+ LinkedIn Posts gefüttert. Ich habe einen Tone of Voice Guide erstellt und Templates als Orientierung gegeben. Mit diesem Setup kann ich effizient und mit hoher Konsistenz neuen Content erstellen - trotzdem schreibe ich noch vieles selbst, weil es mir Spaß macht.

Project Setup:

Prompt & Ergebnis:

Geschätzte Zeitersparnis pro Post & Newsletter: 15 Minuten

Perplexity

Die Antwortmaschine setze ich für Recherchen ein, beispielsweise zur Vorbereitung auf einen Podcast-Gast. Dafür habe ich einen "Space" angelegt und einen Standard-Prompt hinterlegt, der für jeden Gast wiederholt wird:

Du unterstützt mich bei der Vorab-Recherche zu meinem Podcast AI FIRST.

Dafür erstellst Du jeweils einen Bereich zur Person und einen zum Unternehmen.

Recherche zur Person:

1. Beruflicher Werdegang und aktuelle Position
2. Vorträge, Publikationen oder Interviews zum Thema KI
3. Öffentliche Statements zum Thema KI

Recherche zum Unternehmen:

1. Aktuelle KI-Projekte und -Initiativen
2. Öffentliche Statements zur KI-Strategie
3. Technologie-Stack und verwendete KI-Lösungen
4. Partnerschaften mit KI-Unternehmen oder Forschungseinrichtungen
5. Größe des KI-Teams/der KI-Abteilung
6. Investitionen in KI-Entwicklung
7. Branchenspezifische Herausforderungen bei der KI-Implementation

Ergebnis für Sam Altman von OpenAI (wird er bald im Podcast sein?!)

Geschätzte Zeitersparnis pro Podcast: 20 Minuten

Brauche ich 3 Chatbots?

Natürlich nicht :)

Bitte bedenke, dass ich eine AI-Beratung führe und schon aus Berufsgründen ein Auge auf dem Markt halten und die führenden Tools einsetzen will. Ich empfehle Dir einfach mal ChatGPT, Claude, Gemini und Perplexity zu vergleichen und dich für das Tool zu entscheiden, was dir am meisten liegt.

Für größere Unternehmen ist es nahezu unmöglich gleich mehrere AI Tools wirkungsvoll einzuführen und in die breite Nutzung zu bringen. In diesem Fall empfehle ich Lösungen, die verschiedene Sprachmodelle (LLMs) anbinden und die erforderlichen Sicherheitstandards und Enterprise-Features mitbringen: Langdock, Glean, meinGPT, Copilot 365, Zive oder Nuwacom sind mögliche Lösungen.

Wenn du dich fragst, welche Lösung für Dein Unternehmen die beste ist, schreib mir gern.

Meetings: Jamie

Ich habe mittlerweile echt viele Meeting Notetaker getestet und immer wieder ausgewechselt, weil ich schlussendlich doch nicht von der Qualität des Transkripts und der Zusammenfassung überzeugt war.

Seit einigen Monaten habe ich nun Jamie im Einsatz und bin sehr glücklich damit.

Jamie erstellt ein Transkript aus meinem Meeting und macht daraus eine Zusammenfassung. Und das extrem gut.

Die Zusammenfassung kann ich dann ablegen oder als Follow-Up versenden. Wenn ich Rückfragen zu den Meetings habe, beantwortet Jamie meine Fragen.

Vorteile von Jamie gegenüber anderen Notetakern:

• Taucht nicht in den Meetings als Teilnehmer auf
• Kann auch für offline Meetings genutzt werden
• Sehr hohe Qualität des Transkripts und Zusammenfassung auf DE und EN

Geschätzte Zeitersparnis pro Meeting: 10 Minuten + mehr Fokus während des Meetings.

Bilder: Midjourney

Midjourney bleibt mein Favorit für die Bilderstellung. Wir nutzen Midjourney für alle Bilder, die Du auf AI FIRST finden kannst.

Auch hier haben wir Prompt-Vorlagen entwickelt, um neue Bilder und Grafiken im gleichen Stil zu erstellen.

Geschätzte Zeitersparnis pro Bild: In dem Fall nicht relevant, da es um die höhere Qualität und Brand-Konsistenz der Grafiken geht.

Designs: Canva

Selbst als Design-Niete bekomme ich mit Canva halbwegs anständige Creatives erstellt.

Eine große Hilfe sind die vielen AI-Funktionen, die mittlerweile angeboten werden:

• Bild & Grafik Erstellung mit Text Eingabe
• Erweiterung des Bild-Ausschnitts
• Verschieben von Objekten im Bild
• Entfernung von Objekten im Bild
• Hintergrundentfernung

Hier ein Beispiel, wie ich in ein bestehendes Bild ganz einfach den Bereich markiere, wo ich ein neues Objekt einfügen will und dann mit einem Prompt beschreibe, was ich hinzufügen möchte:

Geschätzte Zeitersparnis: In dem Fall nicht relevant, da es um die höhere Qualität der Creatives und Präsentationen geht. Insbesondere für die Erstellung neuer Präsentationen spare ich jedoch deutlich Zeit.

Workflow Automation: Make

Mit Make automatisieren wir Prozesse. Dafür 2 Beispiele:

• Einfache wenn/dann Automationen: Wenn sich jemand einen Account bei AI FIRST anlegt, dann schicke eine Double Opt-In E-Mail.
• AI Automationen: Wenn ich ein Podcast-Transkript in Drive hochlade, wird das an den Podcast KI-Assistenten in OpenAI geleitet, der daraus Titel, Beschreibung, Zeitstempel und Shownotes generiert und wieder in einer Notion Datenbank ablegt:

Keep it simple :)

Geschätzte Zeitersparnis pro Podcast: 60 Minuten

Podcasts & Videos: Descript

Mit Descript machen wir die Aufnahme und Produktion vom AI FIRST Podcast.

Auch Descript hat in den letzten 12 Monaten viele AI Features entwickelt, die die Arbeit deutlich erleichtern:

• Transkription in 23 Sprachen
• Schneiden im Text: Ich lösche Wörter im Transkript und schneide damit automatisch das Video - genial!
• Studio Sound: Verbessert die Audioqualität indem Hintergrundgeräusche entfernt werden und die Klarheit verbessert wird.
• Entfernung von Füllwörtern: KI erkennt und entfernt "äähms" und "ähs".
• Eye Contact: Passt den Augenkontakt in Videos an.
• Green Screen: Ermöglicht den Hintergrund in Videos zu ersetzen.

Die Funktionen vom "Underlord":

Die erkannten "ehm's" zur Korrektur:

Geschätzte Zeitersparnis pro Podcast: 60 Minuten

Sonstige Tools

Ich habe noch ein paar speziellere Tools im Einsatz, die ich unregelmäßig nutze und trotzdem sehr hilfreich finde:

• Napkin: Zur Visualisierung von Texten für zB Powerpoint-Grafiken.
• Storm: Für breite Themenrecherche mit mehr Detailgrad als Perplexity. Spannendes Research-Projekt von Standford.
• ElevenLabs: Für Sprachausgaben, zB das Vorlesen eines Artikels auf unserer Website (noch im Test).
• HeyGen: Für die Erstellung von Avataren für Lernvideos, zB Personalisierte KI eLearning Videos von meinen Kunden.

🏁 Fazit

AI Tools sind klasse und können massiv Zeit einsparen.

Doch es gilt das Prinzip: das Tool ist nur dann wertvoll, wenn wir es richtig und für das passende Problem einsetzen. Auf die Kompetenzen kommt es an.

5 abschließende Learnings zum Einsatz von AI Tools:

1. Erst prüfen, ob eine vorhandene Software ein Feature bietet, was das Problem löst.
2. Es gibt immer ein Tool, das irgendetwas besser kann. Don't believe the hype :)
3. Weniger ist mehr: Beherrsche lieber 1 Tool richtig, als immer wieder von vorn zu testen.
4. Chatbots wie ChatGPT können bereits viele Use Cases abdecken, fang damit an.
5. Mach dir den Zugriff einfach: Browser Extension, Bookmark, Shortcut, App installieren, auf 2. Bildschirm geöffnet lassen

Um Dir eine Orientierung zu geben, haben wir begonnen eine AI Tool Datenbank mit kuratierten Tools aufzubauen. Schau doch gern mal rein.