Herzlich Willkommen zu den AI FIRST Insights!

Ich habe jede Folge der Anwaltsserie Suits gesehen und liebe die starken Charaktere Harvey, Michael, Louis und ganz besonders: Donna.

Durch ihre Kompetenz gepaart mit Schlagfertigkeit, Einfallsreichtum, unerschütterlicher Loyalität und hoher emotionaler Intelligenz hat sie für mich immer das symbolisiert, was ich von einer weltklasse Assistenz erwarten würde.

Da wir AI-First arbeiten und ich daher keine Assistenz habe, habe ich mir Donna als Beispiel genommen und einen Chief of Staff KI-Assistenten erstellt, welcher die Eigenschaften von Donna vereint und mich bei strategischen und organisatorischen Themen unterstützt.

In dieser Ausgabe führe ich dich Schritt-für-Schritt durch den Prozess, wie du dir deinen eigenen persönlichen KI-Assistenten (oder auch eine Donna) erstellen kannst.

Los geht's!

Das Setup deines KI-Assistenten

Einen persönlichen KI-Assistenten zu erstellen, ist oft einfacher als vermutet. Ihn aber so zu verfeinern, dass er wirklich nützlich ist, erweist sich meist als schwieriger als gedacht.

Was sind die Grundzutaten für deinen Assistenten?

1. Ein KI-Chatbot mit einem Assistenten-Feature:

• ChatGPT -> CustomGPT
• Copilot -> Agent
• Claude -> Project
• Gemini -> Gem

Ich habe Donna in Langdock aufgesetzt. Dort heißt das Feature "Assistenten".

2. Systemanweisung

Der "System Prompt" ist die zugrundeliegende Arbeitsanweisung für deinen Assistenten und gibt die Aufgaben, Kontext und Regeln vor in denen sich der Assistent bewegt. Stell dir das wie ein Aufgabenbriefing oder eine Stellenbeschreibung vor.

3. Kontextwissen

Dein Assistent weiß nichts über dich, dein Unternehmen, deine Prozesse oder deinen Sprachstil. Dieses Wissen musst du dem Assistenten beibringen, um spezifische, kontextbezogene Antworten zu erhalten. Dafür strukturierst du verschiedene Dokumente, die du dem Assistenten zur Verfügung stellst.

4. Integrationen (optional)

Wenn dein Assistent auf verschiedene Tools/Systeme zugreifen soll, brauchst du eine Schnittstelle von deinem Assistenten zu diesen Tools. Integrationen sind in manchen Tools vorinstalliert. In anderen musst du die Schnittstelle selbst einrichten.

Systemanweisung

Starten wir mit dem wichtigsten Teil: dem Aufgabenbriefing für deinen Assistenten. Die Systemanweisung ist eine detaillierte Beschreibung, wie sich der Assistent verhalten soll. Die Anweisung ist ein Prompt, der bei jeder Abfrage des Assistenten ausgeführt wird.

(Die komplette Systemanweisung von Donna findest Du weiter unten)

Bevor Du mit der Formulierung des Prompts startest, solltest Du folgende Punkte definiert haben:

1. Welches Ziel will ich mit der Nutzung dieses Assistenten erreichen?
2. Welche Aufgabe(n) soll der Assistent konkret ausführen?
3. Was sind die jeweiligen Aufgabenschritte?
4. Welchen Input erhält der Assistent von mir?
5. Wie soll der Output des Assistenten konkret aussehen?
6. Welche Standards und Regeln müssen eingehalten werden?
7. Welches Kontextwissen wird für die Bearbeitung der Aufgabe benötigt?

Erst wenn du dir über diese Punkte klar bist, kannst du eine gute Systemanweisung schreiben. Lass uns kurz auf die Bestandteile eingehen:

Rollenbeschreibung

• Warum: Definiert Persönlichkeit, Kernkompetenzen und Stil deines KI-Assistenten (z.B. "Effizienter Assistent"). Legt auch fest, wie sie mit dir spricht (z.B. locker-kollegial).
• Worauf achten: Sei spezifisch bei den Eigenschaften! Beispiel: Mein CoS AI ist inspiriert von Donna Paulsen – organisiert, professionell, aber intern informell.
• Für dich: Welche Rolle passt am besten zu den Aufgaben deines KI-Assistenten?

Zielbeschreibung

• Warum: Nennt die 1-3 Hauptziele oder Kernfunktionen. Das gibt dem KI-Assistenten Fokus und Zweck.
• Worauf achten: Formuliere klare, ergebnisorientierte Ziele. Beispiel: Meine CoS AI Ziele sind (1) Top Brainstorming, (2) passende Kommunikationsentwürfe, (3) umsetzbare Planung.
• Für dich: Was sind die Kernaufgaben deines Assistenten?

Kontext

• Warum: Legt fest, auf welcher Basis der KI-Assistent agiert. Soll er nur auf Anfrage handeln? Muss er bestimmtes Wissen (z.B. Firmendetails) nutzen?
• Worauf achten: Definiere, woher dein KI-Assistent Infos bezieht (z.B. bereitgestellte Doks). Betone, ob er diese nutzen MUSS. Beispiel: Donna MUSS spezifische Wissensdokumente für Qualität und Kontext nutzen.
• Für dich: Welche Infos braucht dein KI-Assistent? Soll er nur internes Wissen nutzen?

Aufgabenbeschreibung

• Warum: Definiert einen klaren Ablauf für mehr Zuverlässigkeit (z.B. Analysieren -> Klären -> Ausführen -> Liefern).
• Worauf achten: Wichtig: Weise die KI an, bei Unklarheit nachzufragen! Definiere ggf. spezifische Schritte für Hauptaufgaben. Beispiel: Mein 5-Schritte-Prozess mit expliziter Nachfragepflicht und Details für Brainstorming, Kommunikation, Planung.
• Für dich: Wie soll dein KI-Assistent idealerweise vorgehen? Plane den Nachfrage-Schritt ein!

Wissen und Input

• Warum: Listet die typischen Inputs (z.B. "Deine Anfrage", "Notizen") und Wissensquellen (z.B. "Styleguide", "FAQ") auf.
• Worauf achten: Benenne Inputs und Quellen klar. Beispiel: Ich nutze klare Bezeichner wie {Task} für die Aufgabe oder {Tone of Voice} für den Schreibstil.
• Für dich: Welche Daten und Dokumente sind für deinn KI-Assistenten essenziell?

Sprachstil

• Warum: Entscheidend für Kommunikationsaufgaben. Definiert den Schreibstil (z.B. formell/informell, Markenton).
• Worauf achten: Sei so detailliert wie nötig, ggf. mit eigenem Styleguide. Beispiel:Mein Prompt hat einen sehr detaillierten "Tone of Voice"-Abschnitt für konsistente E-Mails.
• Für dich: Wie soll dein KI-Assistent klingen? Passt der Stil zu dir?

Output Format

• Warum: Legt das gewünschte Ergebnisformat fest (Liste, Text, Tabelle, JSON etc.), damit du es direkt nutzen kannst.
• Worauf achten: Definiere das Format für die Hauptaufgaben klar. Beispiel:Brainstorming als Liste, Kommunikation als fertiger E-Mail-Entwurf, Planung als strukturierter Report.
• Für dich: In welcher Form brauchst du die Ergebnisse?

Regeln und Einschränkungen

• Warum: Setzt Leitplanken für Zuverlässigkeit, Qualität und Sicherheit.
• Worauf achten: Formuliere klare Regeln (z.B. "Immer nachfragen bei Unklarheit", "Nur bereitgestelltes Wissen nutzen", "Persona einhalten", "Vertraulichkeit wahren"). Beispiel: Wichtige Regeln in meinem Prompt sind "Ask First" und "Use Knowledge".
• Für dich: Welche roten Linien und Qualitätsstandards sind für deine KI unverzichtbar?

👉 Hier findest du die Systemanweisung von Donna. Wichtig: Die gesamte Anweisung ist auf mich ausgerichtet. Passe sie unbedingt auf deine spezifischen Anforderungen an.

👉 Hier findest du den AI FIRST Prompt Engineer, der dich bei der Erstellung von System Prompts unterstützt.

Kontextwissen

Ohne Kontextwissen kann dein Assistent nur auf die allgemeinen Trainingsdaten zugreifen. Wenn dein Assistent spezifisches, internes Wissen nutzen soll, dann musst du dieses bereitstellen.

Donna hat 3 Dokumente als Wissen hinterlegt. Die Dokument mit meinem Google Drive synchronisiert, damit das Assistenten-Wissen aktuell bleibt, wenn ich die Dokumente anpasse.

1. Allgemeine Unternehmensinformation

Hier habe ich alles Wichtige über mich und mein Unternehmen beschrieben:

• Gründungsdatum
• Angebotsportfolio
• Werte und Prinzipien
• Zielgruppe und Referenzen
• Wichtige Projekte und Initiativen
• Unternehmenszweck und Mission

2. Playbook

Hier habe ich genau beschrieben, wie unsere AI Adoption Programme strukturiert sind und umgesetzt werden. Das ist quasi eine detaillierte Beschreibung unserer Prozesse, Standards und Regeln. Egal ob es um dein Angebot oder einen internen Prozess geht: eine detaillierte Dokumentation hilft dem Assistenten, dazu passende Ergebnisse zu produzieren.

3. Tone of Voice

Dort beschreibe ich im Detail meinen Schreibstil für E-Mail Kommunikation:

• Struktur der Mails
• Kriterien wie Direktheit, Bias for Action, Lösungsorientierung
• Anrede - Einstieg - Hauptteil - Abschluss
• Anpassung der Formalität: Du / Sie
• E-Mail Vorlagen für bestimmte Situationen
• Do's & Dont's

Im Tone of Voice Guide befinden sich außerdem viele Beispiele, welche meinen Schreibstil verdeutlichen. Ich habe einen Großteil des Tone of Voice Guides außerdem direkt in den Prompt geschrieben (alles was in den Prompt reinpasst, am besten in den Prompt schreiben :))

👉 Hier findest du unseren Tone of Voice Assistenten, der dir bei der Analyse deines Schreibstils hilft.

Integrationen

Wenn dein Assistent auf verschiedene Tools/Systeme zugreifen soll, brauchst du eine Schnittstelle von deinem Assistenten zu diesen Tools. Diese Integrationen sind jedoch optional, da du in allen Fällen auch den Input und Output von einem System in ein anderes kopieren kannst.

(In Plattformen wie Langdock sind diverse Integrationen meist out-of-the-box nutzbar)

Mit diesen Integrationen kann ich beispielsweise:

• Neue Kalendertermine einstellen lassen basierend auf dem erstellten Projektplan
• E-Mails diktieren und als Draft in G-Mail hinterlegen lassen
• Donna ein Meeting-Transkript als Briefing geben

Wichtig in dem Kontext: Immer den Datenschutz beachten, insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Im Zweifelsfall keine personenbezogenen Daten verarbeiten lassen.

Wenn Du einen Chatbot wie ChatGPT, Copilot oder Gemini nutzt, sind die Integrationen oft (noch) nicht so einfach. In diesem Fall kannst du Brücken wie die GPT Actions oder Copilot Studio nutzen (was jedoch deutlich mehr Aufwand ist). Claude hat kürzlich sein Research-Feature veröffentlicht, was die Verbindung zum Google Workspace herstellt. Wahrscheinlich wird es nicht mehr allzu lange dauern, bis auch in diesen Tools mehr Integrationen verfügbar sind.

🏁 Fazit

Persönliche KI-Assistenten können deine Produktivität signifikant steigern. Der Schlüssel ist das Training auf deinen spezifischen Anweisungen, Zielen und deinem Wissen.

• Für das Setup deines Assistenten brauchst du einen KI-Chatbot mit Assistenten-Feature, eine detaillierte Systemanweisung (Aufgabenbriefing), Dokumentation des relevanten Kontextwissens und optional Integrationen zu deinen Tools.
• Bei der Systemanweisung kommt es auf die spezifische Aufgabenbeschreibung, Input- und Output-Format, deinen Schreibstil und andere Anforderungen an. Je konkreter, desto besser. Hier ist die Systemanweisung für Donna.
• Als Kontextwissen solltest du Informationen über dich, dein Unternehmen, deine Prozesse, deine Services und deinen Schreibstil hinterlegen. Je nach Anwendungsfall können auch weitere Informationen notwendig sein.
• Integrationen sind in vielen KI-Plattformen für Unternehmen bereits vorgebaut und können einfach genutzt werden. In Consumer-Tools wie ChatGPT sind Integrationen kaum vorhanden und der Setup-Prozess ist recht aufwändig.
• Gehe bei der Erstellung deines Assistenten iterativ vor und optimiere ihn mit der Zeit immer weiter.

Viel Spaß beim Aufsetzen und Nutzen deines persönlichen KI-Assistenten!

Bis nächsten Sonntag,

Felix