Herzlich Willkommen zu den AI FIRST Insights!

Wer 2025 vor ChatGPT, Copilot oder Claude sitzt und jedes Mal jedes mal von vorne für repetitive Aufgaben Prompts schreibt, hat wahrscheinlich noch nichts von KI-Assistenten gehört.

In dieser Ausgabe zeige ich dir, wie du von dieser ineffizienten Herangehensweise zu einem strukturierten System aus spezialisierten KI-Assistenten wechselst – und stelle dir unsere Datenbank mit 80+ sofort einsetzbaren Assistenten-Vorlagen vor, die dir den Einstieg erheblich erleichtern werden.

Los geht's!

Der Weg von Chatbots zu Assistenten

Die meisten Unternehmen durchlaufen bei der KI-Adoption eine typische Entwicklung.

Ein Mitarbeiter öffnet ChatGPT, Claude oder Copilot und tippt: "Schreib mir eine E-Mail an einen Kunden zum Thema Projektverzögerung." Das Ergebnis ist mittelmäßig, also verfeinert er den Prompt: "Schreib mir eine höfliche, aber bestimmte E-Mail an einen wichtigen Kunden zum Thema Projektverzögerung von 2 Wochen." Besser, aber immer noch nicht ideal.

Diese Experimentierphase ist wichtig und wertvoll – sie hilft, ein Grundverständnis für die Möglichkeiten von Large Language Models zu entwickeln. Aber sie ist auch ineffizient und führt selten zu herausragenden Ergebnissen.

Der entscheidende Aha-Moment

Der erste wirkliche Durchbruch bei KI-Nutzern kommt, wenn du verstehst, dass du nicht bei diesem allgemeinen Chatbot-Ansatz steckenbleiben musst. Dass du stattdessen spezialisierte KI-Assistenten für wiederkehrende Aufgaben trainieren kannst, die:

• Konsistent hochwertige Ergebnisse liefern
• Extrem wenig Zeit bei der Nutzung benötigen
• Bereits mit dem nötigen Kontext und Wissen ausgestattet sind
• Im Team geteilt und gemeinsam genutzt werden können

Überraschenderweise ist dieses Konzept vielen – selbst regelmäßigen KI-Nutzern – noch immer nicht bewusst. Sie stecken in einer Art "Groundhog Day" der KI-Nutzung fest, geben immer wieder ähnliche Prompts ein und wundern sich, warum die Ergebnisse nicht besser werden.

Warum der Umstieg auf KI-Assistenten so wichtig ist

Der Unterschied zwischen unstrukturierter und strukturierter KI-Nutzung lässt sich an drei wesentlichen Punkten festmachen:

1. Personalisierung: Ein allgemeiner Chatbot arbeitet nur mit dem Wissen, das in den Large Language Models enthalten ist. Ein KI-Assistent hingegen kann mit spezifischem Unternehmenswissen, Beispielen, Vorlagen und Richtlinien angereichert werden.
2. Konsistenz: Bei jedem neuen Chat mit einem allgemeinen Chatbot fängst du bei Null an. Du musst deine Anforderungen, Erwartungen und Kontextinformationen jedes Mal neu erklären. Ein KI-Assistent behält seine Rolle, sein Aufgabenbriefing und sein Wissen.
3. Effizienz: Die Zeit, die für das Formulieren ausgefeilter Prompts aufgewendet wird, könnte besser genutzt werden. Mit spezialisierten Assistenten reduzierst du diese "Prompt-Engineering-Zeit" drastisch.

Gleichzeitig ist es wichtig, einen pragmatischen Ansatz zu verfolgen: Verliere dich nicht zu schnell in komplexen, vielschrittigen Automationen oder autonomen KI-Agentensystemen.Baue die dafür notwendigen Fähigkeiten bei der Erstellung von Assistenten auf.

Dein Team aus KI-Assistenten

Der erste Schritt ist die Identifikation geeigneter Aufgaben nach diesen Kriterien:

1. Textbasierte Aufgaben: Fokussiere zunächst auf textbasierte Anwendungsfälle – diese funktionieren aktuell am besten mit LLMs.
2. Keine Systemzugriffe: Wähle Aufgaben, die keinen externen Systemzugriff benötigen, um den Einstieg zu vereinfachen. Später können Integrationen ergänzt werden.
3. Menschliches Urteilsvermögen: Suche nach Aufgaben, bei denen ein "Sparringspartner" hilfreich ist – wo die KI Vorschläge macht, aber der Mensch die Kontrolle behält.

Gut geeignete Aufgaben sind Kommunikationsvorlagen, Recherche und Zusammenfassung, Brainstorming, Datenanalyse oder Content-Erstellung.

Durch einen strukturierten Prozess kannst du geeignete Assistenten-Aufgaben über alle Abteilungen identifizieren und sukzessive ein Team aus KI-Assistenten aufbauen, das von allen Mitarbeitern genutzt wird.

Wie du so einen KI-Assistenten erstellst, habe ich hier bereits ausführlich beschrieben.

Die Erstellung eines KI-Assistenten ist ein iterativer Prozess: Aufgabe identifizieren, Briefing erstellen, Wissen sammeln, testen, optimieren, implementieren und kontinuierlich verbessern. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Präzision des Aufgabenbriefings und der Qualität des bereitgestellten Kontextwissens.

Wie bei einem neuen Kollegen :)

Die AI FIRST Assistenten-Datenbank 2.0

Um dir den Einstieg in die strukturierte KI-Nutzung so einfach wie möglich zu machen, haben wir eine umfassende Datenbank mit über 80 sofort einsetzbaren KI-Assistenten-Vorlagen erstellt. Diese Sammlung deckt die typischsten Alltagsaufgaben in Bürojobs ab und gibt dir einen Vorsprung bei der Erstellung deines eigenen KI-Assistenten-Teams.

Zu jedem Assistenten in der Datenbank erhältst du:

1. Prompt-Vorlage: Fertige Systemanweisungen für ChatGPT, Claude, Copilot und andere LLMs
2. Erstellungsanleitung: Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Implementierung des Assistenten
3. Kontextwissen: Hinweise, welches spezifische Wissen du hinzufügen solltest
4. GPT-Link: Direkter Zugang zu einem Custom GPT für sofortiges Ausprobieren
5. Anpassungshinweise: Tipps zur Personalisierung für deine spezifischen Anforderungen

Die Datenbank umfasst Assistenten für alle Unternehmensbereiche. Hier sind einige der neuesten Zugänge:

• RFQ-Assistent: Erstellt strukturierte Entwürfe für Angebotsanfragen und hilft dir, keine wichtigen Anforderungen zu vergessen
• Strategieberater: Unterstützt dich bei der Strategieplanung mit Frameworks, kritischen Fragen und Strukturierungshilfen
• Simulator: Entwickelt und simuliert verschiedene Zukunftsszenarien für bessere Entscheidungen
• Argumentationscoach: Macht dich schlagfertiger in Verhandlungen und Diskussionen durch Vorbereitung überzeugender Argumente
• A/B Tester: Entwickelt kreative A/B Tests für Marketing, Produktentwicklung und UX-Design

Egal ob du im Sales, Marketing, Finance, Einkauf, Produkt, HR arbeitest oder einfach deine persönliche Produktivität steigern möchtest – in der Datenbank findest du passende Vorlagen, die du direkt einsetzen oder an deine spezifischen Anforderungen anpassen kannst.

Die Vorlagen sind als Ausgangspunkt gedacht – nicht als fertige Lösung.

Für beste Ergebnisse:

1. Wähle einen Assistenten, der zu deiner Aufgabe passt
2. Passe die Systemanweisung an deine spezifischen Anforderungen an
3. Ergänze relevantes Kontextwissen aus deinem Unternehmen
4. Teste den Assistenten mit typischen Anfragen
5. Optimiere basierend auf den Ergebnissen

👉 Hier geht's zur Assistenten-Datenbank

🏁 Fazit

Wenn du wirklich produktiv mit Generativer KI arbeiten willst, musst du aus der generischen Chatbot-Nutzung rauskommen. KI-Assistenten sind der nächste Schritt.

Beginne mit textbasierten, wiederkehrenden Aufgaben und nutze unsere 80+ Vorlagen als Startpunkt.

Key Takeaways:

• KI-Assistenten sind der nächste logische Schritt in der KI-Adoption
• Fokussiere auf textbasierte Aufgaben ohne Systemzugriffe
• Unternehmensspezifisches Wissen macht den entscheidenden Qualitätsunterschied
• Gute Assistenten brauchen klares Aufgabenbriefing und definiertes Output-Format
• Unsere Datenbank mit 80+ Vorlagen bietet einen Schnellstart für dein Team

Accountability Challenge: Gehe jetzt in die Assistenten-Datenbank, wähle einen passenden Assistenten aus, kopiere die Systemanweisung, füge sie in dein Assistenten-Tool der Wahl ein und personalisiere sie auf dich - in 10 Minuten hast du deinen ersten Assistenten!

Bis nächsten Sonntag,

Felix