Wie Otto die KI-Transformation meistert

Intro

Dr. Frederike Fritzsche, Chief Tech Transformation Officer, und Saskia Dupré, GenAI-Programmmanagerin bei Otto, geben im Gespräch mit Felix Schlenther tiefe Einblicke in die organisatorische Seite der KI-Integration bei einem der größten deutschen Handelsunternehmen. Mit über 70 bestehenden KI-Anwendungen, einem 60-köpfigen Ambassadoren-Programm und einem internen Team namens Pushing AI zeigt Otto, dass erfolgreiche KI-Transformation weit über Technologie hinausgeht. Die Episode beleuchtet konkret, wie ein Unternehmen mit 6.000 Mitarbeitenden die KI-Kluft zwischen technikaffinen und technikfernen Bereichen überbrückt — von Gamification-Ansätzen über zielgruppenspezifische Schulungen bis hin zu einer systematischen Nutzwertanalyse für die Priorisierung von Use Cases.

Inhaltsübersicht

70+ KI-Anwendungen produktiv — Otto hat bereits über 70 KI-Anwendungen produktiv im Einsatz, von Absatzprognosen über Produktempfehlungen bis zur Logistikplanung.
Team Pushing AI — Das interne Team Pushing AI treibt die KI-Transformation mit dem Fokus auf individuelle Produktivität und Produktentwicklung voran.
60 Ambassadoren — Ein Ambassadoren-Programm mit 60 Personen aus allen Fachbereichen dient als Schnittstelle zwischen IT und Fachbereichen — in beide Richtungen.
Multiplikatoren statt Experten — Ambassadoren müssen keine KI-Experten sein, sondern vor allem Multiplikatoren und Kommunikatoren.
Roadshows — Roadshows bringen KI-Wissen direkt in die Fachabteilungen und generieren dort Ideen für neue Anwendungsfälle.
Schulungsnavigator — Ein Schulungsnavigator mit Personas ordnet Mitarbeitende dem passenden Lernpfad zu — vom KI-Neuling bis zur Führungskraft.
YouLead-Schulung — Die YouLead-Schulung adressiert speziell Führungskräfte, die den Rahmen für Innovation in ihren Teams setzen müssen.
Gamification — Gamification-Ansätze wie ein KI-Glückwunsch-Wettbewerb zum Firmenjubiläum senken die Hemmschwelle und erreichen auch technikferne Mitarbeitende.
Nutzwertanalyse — Eine systematische Nutzwertanalyse mit Scoring-Modell schafft Vergleichbarkeit zwischen Use Cases und steuert die Ressourcenallokation.
Personalisierte Newsletter-Headlines — Personalisierte Newsletter-Headlines per generativer KI führten zu signifikant höheren Klickraten bei gleichzeitiger Kostenreduktion.
Produktivitätsmessung — Produktivitätsmessung zielt nicht auf Stellenabbau, sondern auf Veränderung der Arbeitsqualität und Nutzung freiwerdender Zeit.

Über die Gäste

Dr. Frederike Fritzsche wurde Ende 2024 zum Chief Tech Transformation Officer bei Otto ernannt. In dieser Rolle verantwortet sie die technologische Transformation mit besonderem Fokus auf die Befähigung aller Mitarbeitenden, an der KI-Reise teilzuhaben. Sie ist Teil des internen Teams Pushing AI und konzentriert sich auf individuelle Produktivitätssteigerung durch KI-Tools.

Saskia Dupré ist Lead Product Manager BI und GenAI-Programmmanagerin bei Otto. Sie übernahm Anfang 2024 die Koordination des GenAI-Programms und steuert die Identifikation, Bewertung und Umsetzung von KI-Use-Cases. Gemeinsam mit Fritzsche bildet sie das Tandem, das individuelle Produktivität und Produktentwicklung als zwei Seiten derselben Medaille zusammenbringt.

Detaillierte Zusammenfassung

Ottos KI-Fundament: Mehr als generative KI

Otto ist kein KI-Neuling. Mit über 70 KI-Anwendungen, die seit Jahren produktiv laufen, verfügt das Unternehmen über ein breites Fundament. Die Einsatzgebiete reichen von Absatz- und Wareneingangsprognosen für die Logistik über individuelle Produktempfehlungen auf otto.de bis hin zu Marketing-Automatisierung und Partnermanagement.

KI ist für uns kein neues Thema. Wir sind schon seit sehr, sehr vielen Jahren in der Welt der KI unterwegs.

Der Fokus hat sich seit Ende 2023 stark auf generative KI verschoben. Ein neues Produkt auf der Website liefert KI-generierte Outfit-Empfehlungen auf Basis visueller Ähnlichkeiten. Intern nutzen die über 6.000 Mitarbeitenden der Otto-Einzelgesellschaft unter anderem OGGPT — den unternehmensinternen KI-Assistenten der Otto Group, der bereits in der ersten Episode des AI FIRST Podcast vorgestellt wurde.

Entscheidend ist für beide Gäste das Zusammenspiel: Individuelle Produktivität und Produktentwicklung sind keine getrennten Initiativen, sondern verstärken sich gegenseitig. "Wenn ich einen Workhack kennenlerne, den ich in meiner individuellen Produktivität einsetzen kann, dann erweitern sich die Synapsen und man entwickelt sich weiter", erklärt Fritzsche.

Das Ambassadoren-Programm: 60 Brückenbauer für 6.000 Mitarbeitende

Ein Kernstück der Transformation ist das AI-Ambassadoren-Programm. Aktuell zählt es 60 Ambassadoren bei rund 6.000 Mitarbeitenden in der Otto-Einzelgesellschaft. Die Auswahl folgt einem bewussten Prinzip: Es geht nicht darum, die technikaffinsten Mitarbeitenden zu sammeln, sondern eine diverse Gruppe aufzubauen.

"Du brauchst auch die, die vielleicht noch kritisch sind, die noch Bedenken haben", erklärt Fritzsche. Die Logik: Wenn eine als skeptisch bekannte Person KI ausprobiert und positiv berichtet, überzeugt das andere Skeptiker weit mehr als die Begeisterung eines ohnehin technikaffinen Kollegen. "Homogene Gruppen sind ja nie so produktiv wie heterogene Gruppen. Deswegen brauchst du alle Sichtweisen und alle unterschiedlichen Level an Tech-Know-how."

Die Ambassadoren sind keine KI-Entwickler. Ihre Rolle ist die Schnittstellenfunktion — in beide Richtungen. Sie tragen KI-Wissen, neue Tools und Angebote des Pushing-AI-Teams in die Fachbereiche. Gleichzeitig bringen sie Herausforderungen, Ideen und Expertenwissen aus den Fachbereichen zurück in die IT. Das Ziel ist eine interaktive Community, in der der Austausch zwischen den Personen selbstständig funktioniert. "Wir wollen am Ende nicht die sein, die den Input reingeben, sondern eine interaktive Community daraus erleben", so Dupré.

Für Januar 2025 plante das Team eine Advanced-Schulung in OGGPT für die Ambassadoren — aber ohne Zwang. Wer sich nicht tief in Prompting einarbeiten möchte, kann trotzdem als Kommunikator für die Angebote des Pushing-AI-Teams wirken.

Roadshows: KI-Wissen direkt in die Teams bringen

Die Roadshow entstand spontan. Dupré wurde von einem Team eingeladen, in einer Bereichsrunde über den Stand der GenAI-Aktivitäten zu berichten. Geplant war eine Stunde — daraus wurden zwei Stunden intensiver Austausch. Das Feedback: "Mensch, das war so toll, weil wir ganz viele Sachen nicht wussten."

Daraus entwickelte sich ein systematisches Format: Das Pushing-AI-Team besucht Fachabteilungen, stellt die vorhandenen Angebote und produktiven Use Cases vor und geht in den direkten Austausch. Die Erkenntnis dahinter: Intranet-Posts und Teams-Kanäle erreichen bei weitem nicht alle. "Es ist immer noch was anderes, ob jemand einfach nur was schreibt oder ob man wirklich gemeinschaftlich ins Gespräch geht", so Dupré.

Die Roadshows dienen einem doppelten Zweck: Sie informieren über bestehende Möglichkeiten und stoßen gleichzeitig den Ideengenerierungsprozess in den Fachbereichen an. Mitarbeitende, die erfahren, was in anderen Bereichen bereits mit KI möglich ist, entwickeln eigene Ideen für ihren Arbeitskontext.

Schulungen: Vom Neuling bis zur Führungskraft

Otto profitiert von einem großen Schulungsangebot — sowohl intern als auch durch Kooperationspartner. Das bringt jedoch ein eigenes Problem: Mitarbeitende besuchen dreistündige Schulungen und sind enttäuscht, weil das Niveau nicht passt. "Wenn eine Schulung kostenlos ist und die MitarbeiterIn da drei Stunden drin sitzt, dann ist das Zeit, die uns auch was kostet. Noch viel schlimmer ist aber, wenn die Person dann enttäuscht ist und die Sachen gar nicht ausprobiert", warnt Fritzsche.

Die Lösung: Ein Schulungsnavigator mit definierten Personas. Mitarbeitende ordnen sich selbst zu — vom KI-Neuling bis zur Führungskraft — und bekommen passgenau die richtigen Formate empfohlen. Das Angebot umfasst mehrere Ebenen:

Technische Schulungen: Prompting-Grundlagen, OGGPT Basic und Advanced, partnerspezifische Tool-Schulungen
Product-Owner-Schulungen: Identifikation von Anwendungsgebieten, Planung und Umsetzung von KI-Projekten
YouLead für Führungskräfte: Ein eigenes Format, das Führungskräften vermittelt, welche KI-Möglichkeiten existieren und wie sie den Rahmen für Innovation in ihren Teams setzen
Masterplan-Videos: Über 15.000 Stunden an internem Lernmaterial, das in der gesamten Otto Group genutzt wird

Zur Frage der KI-Grundkompetenz positioniert sich Dupré pragmatisch: "Ich glaube nicht, dass jeder in der Lage sein muss, den perfekten Prompt zu schreiben. Grundsätzlich ist es gut zu wissen, was Prompting ist und wofür ich es nutze." Das Basiswissen umfasst ein Verständnis der grundlegenden KI-Fähigkeiten, konkrete Einsatzbeispiele und das Wissen, an wen man sich mit Ideen wenden kann.

Gamification: Der KI-Glückwunsch-Wettbewerb

Ein besonders wirkungsvoller Ansatz war der Aufruf zum 75-jährigen Firmenjubiläum: Mitarbeitende sollten KI-generierte Glückwünsche einreichen. Fritzsche und Dupré rechneten mit Bildern und Gedichten — es kamen Songs, Videos und aufwendige Multimedia-Produktionen.

Ich habe vier Kinder, ein Enkelkind, zwei Hunde, ich habe eigentlich genug zu tun, aber ich hatte so Bock drauf, mir diese ganzen AI-Tools anzunehmen.

Die Erstplatzierte sprang vor Freude einen Meter hoch. Sie hatte sechs verschiedene KI-Tools verwendet und wurde prompt als Ambassadorin rekrutiert.

Ergänzt wurde der Wettbewerb durch einen AI-Eisstand beim Firmenjubiläum mit Prompting-Battle und einem KI-Wunschbaum. Sogar kulturelle Stimmungsabfragen liefen spielerisch: Auf die Frage "Wenn KI ein Haustier wäre, welches wäre es?" kam der Hund als loyales Tier am häufigsten vor — der Hai, trotz des Wortspiels, gar nicht. "Da bekommst du als Unternehmen natürlich ein bisschen Einblick, wo stehen wir kulturell", bemerkt Fritzsche.

Ethik und diverse Teams

Otto legt großen Wert auf ethische Aspekte in der KI-Entwicklung. Als Plattform, auf der Partner ihre Produkte verkaufen, setzt das Unternehmen KI ein, um problematische Inhalte herauszufiltern. Fritzsche nennt ein konkretes Beispiel: "Keine Kinder in Bademode zu zeigen — ich weiß nicht, ob da alle drauf gekommen wären." Deshalb ist die diverse Zusammensetzung der Projektteams entscheidend, um möglichst viele Perspektiven abzudecken.

Für die Anforderungen des EU AI Act sieht sich Otto gut aufgestellt: Mit über 110 KI-Experten im Haus und der zehnjährigen Erfahrung in der KI-Entwicklung sind die Grundlagen für die geforderten Schulungen bereits gelegt.

Von der Idee zum Produkt: Nutzwertanalyse und Portfolio-Management

Die Flut an Ideen aus Roadshows und Ideation-Workshops wird über eine Nutzwertanalyse mit einem Scoring-Modell gesteuert. Sie bewertet sowohl das Potenzial als auch die Herausforderungen jedes Use Case — Kosten, Ressourcenbedarf, Komplexität — und schafft Vergleichbarkeit.

Das Tool ist bewusst flexibel: Auf Fachbereichsebene bewertet es kleinere Ideen, auf Unternehmensebene große strategische Initiativen. Die Bandbreite der parallel laufenden Projekte reicht von der Verbesserung einzelner Produktattribute auf der Website bis zu großen Vorhaben wie dem KI-gestützten Customer Service, an dem viele Teams gleichzeitig arbeiten.

Dupré betont auch die Make-or-Buy-Perspektive: "Man muss ja nicht immer alles selber umsetzen, sondern kann auch gucken, was für Lösungen es am Markt gibt, die schon sehr ausgereift sind."

Messbarkeit: Qualität vor Effizienz

Otto misst den Erfolg auf mehreren Ebenen. Bei internen Tools wie dem GitHub Copilot zeigen qualitative Umfragen, dass Entwickler weniger Stress empfinden und sich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren können. Bei kundengerichteten Produkten greifen klassische KPIs: Personalisierte Newsletter-Headlines per generativer KI führten zu signifikant höheren Klickraten.

Fritzsche stellt klar: "Für uns ist es sehr wichtig zu sagen, dass die Produktivitätsmessung nicht dazu führen wird, dass wir sagen, dann können wir hier auch die Mitarbeitenden rausstreichen. Das ist auf jeden Fall nicht das Ziel." Stattdessen geht es darum, wie sich die Art der Arbeit, die Qualität der Arbeit und der Einsatz verändern — und wofür freiwerdende Zeit genutzt werden kann.

Gleichzeitig beobachtet das Team die Nutzungsintensität der Tools genau. Wird ein Tool kaum genutzt, prüft Otto, ob internes Marketing fehlt oder ob das Tool noch nicht die nötige Reife hat. Im letzteren Fall wird es zurückgefahren.

Kernaussagen

Alle mitnehmen — "Wir wollen alle Otto-Mitarbeitenden mitnehmen auf die KI-Reise, sie befähigen, auch daran teilzuhaben und es auszuprobieren. Die Gefahr ist, dass die eine Abteilung vorne wegläuft und die anderen da noch gar nicht sind."
Low-Code-Demokratisierung — "Ich glaube, dass wir mit GenAI die Möglichkeiten haben, sehr viel stärker auch Leute einzubinden, die nicht so ein tiefes IT-Know-how benötigen — einfach weil wir mit Low-Code, No-Code-Anwendungen bestimmte Ideen umsetzen können."
Produktivität ≠ Stellenabbau — "Für uns ist es sehr wichtig zu sagen, dass die Produktivitätsmessung nicht dazu führen wird, dass wir Mitarbeitende rausstreichen. Das Ziel ist, zu verstehen, wie sich die Art der Arbeit und die Qualität der Arbeit verändern."
Heterogene Gruppen — "Homogene Gruppen sind nie so produktiv wie heterogene Gruppen. Deswegen brauchst du alle Sichtweisen und alle unterschiedlichen Level an Tech-Know-how im Ambassadorenprogramm."

Fazit und Takeaways

Für die Organisationsentwicklung

Ambassadoren als Schnittstelle, nicht als Experten: Die 60 AI-Ambassadoren bei Otto sind Multiplikatoren und Kommunikatoren — keine KI-Entwickler. Sie tragen Wissen in beide Richtungen und schaffen Vertrauen in den Fachbereichen.
Diversität im Change bewusst steuern: Tech-affine und tech-ferne Mitarbeitende gemeinsam einbinden. Skeptiker, die überzeugt werden, überzeugen andere Skeptiker weit effektiver als ohnehin Begeisterte.
Roadshows statt Rundmails: Direkter Austausch in den Fachabteilungen erreicht Mitarbeitende, die Intranet-Posts nie lesen. Zwei Stunden persönlicher Dialog erzeugen mehr Wirkung als Monate an Kommunikation über digitale Kanäle.
Gamification senkt Hemmschwellen: Ein KI-Wettbewerb zum Firmenjubiläum erreichte Mitarbeitende aller Bereiche und Altersgruppen und lieferte gleichzeitig kulturelle Erkenntnisse über die KI-Wahrnehmung im Unternehmen.

Für Schulung und Befähigung

Schulungsnavigator statt Gießkanne: Persona-basierte Zuordnung verhindert, dass Mitarbeitende in falschen Schulungen landen und frustriert aufgeben.
Führungskräfte gezielt schulen: Die YouLead-Schulung adressiert die Erkenntnis, dass Innovation nur stattfindet, wenn Führungskräfte den Rahmen dafür schaffen.
Basiswissen realistisch definieren: Nicht jeder muss den perfekten Prompt schreiben können. Entscheidend ist das Verständnis der grundlegenden KI-Fähigkeiten und das Wissen um vorhandene Angebote und Ansprechpartner.
Dranbleiben kommunizieren: Was heute nicht funktioniert, kann in einem Monat anders aussehen. Regelmäßige Updates über Tool-Verbesserungen verhindern, dass Mitarbeitende nach einem enttäuschenden Erstversuch dauerhaft abschalten.

Für die Steuerung von KI-Initiativen

Nutzwertanalyse für Vergleichbarkeit: Ein Scoring-Modell mit definierten Kriterien hilft, bei begrenzten Kapazitäten die richtigen Use Cases zu priorisieren — flexibel skalierbar von Fachbereichs- bis Unternehmensebene.
Nutzungsintensität beobachten: Wird ein Tool kaum genutzt, liegt es entweder am internen Marketing oder an der Tool-Reife. Beides erfordert unterschiedliche Reaktionen.
Qualität der Arbeit messen, nicht nur Effizienz: Weniger Stress, mehr Fokus auf anspruchsvolle Aufgaben und höhere Arbeitszufriedenheit sind mindestens so relevante KPIs wie eingesparte Stunden.

Ottos Ansatz zeigt, dass KI-Transformation ein organisatorisches Thema ist, das technische, kulturelle und kommunikative Dimensionen verbindet. Der Schlüssel liegt nicht in einzelnen Tools, sondern in Strukturen, die Wissen verbreiten, Hemmschwellen senken und die richtigen Ideen systematisch in die Umsetzung bringen. Mit über 70 produktiven KI-Anwendungen und einem durchdachten Enablement-Programm demonstriert Otto, wie ein Großunternehmen die Breite seiner Organisation auf die KI-Reise mitnimmt.

#18Wie Otto die KI-Transformation meistert