Wie funktioniert KI in einer Stadtverwaltung? Einblicke in München's KI-Strategie

Intro

In dieser Folge spricht Felix Schlenther mit Dr. Nina Böhm, die bei der Landeshauptstadt München für die KI-Strategie verantwortlich ist. Böhm, die aus der Automobilindustrie in die öffentliche Verwaltung wechselte, gibt einen ungeschönten Einblick in die Realität der digitalen Transformation im öffentlichen Sektor: fehlende Dateninfrastruktur, Vergaberecht, Schriftformerfordernisse aus der Vor-Digital-Ära und gleichzeitig 9.000 aktive Nutzer des internen KI-Tools MUCGPT. Ein Gespräch über die Kluft zwischen dem enormen Potenzial von KI in der Verwaltung und den strukturellen Hürden, die ihrer Entfaltung im Weg stehen.

Inhaltsübersicht

Nina Böhm wechselte bewusst von der Automobilindustrie zur Stadtverwaltung, um dort die größte Veränderung zu bewirken, wo das Potenzial am höchsten ist.
Das KI-Kompetenzzentrum der Stadt München wurde 2024 gegründet, nach einem Prozess, der sowohl politischer Kampf als auch strategische Initiative war.
MUCGPT, ein eigener Sprachbot auf Basis von OpenAI, wird von rund 9.000 Mitarbeitenden wöchentlich genutzt.
Die größte Herausforderung ist nicht KI selbst, sondern die fehlende digitale Grundlagenarbeit: Datensilos zwischen Referaten sind nicht verknüpft, Ende-zu-Ende-Prozesse fehlen.
Die intelligente Suche im Dienstleistungsfinder hilft Bürgern mit Sprachbarrieren, die richtigen Verwaltungsleistungen zu finden.
Vergaberecht, Datenschutzvorgaben und europäische Cloud-Anforderungen verlangsamen die Umsetzung erheblich.
Kulturwandel wird durch vielfältige Formate getrieben: KI-Hearing, Schulungen, Datenethikkodex-Sprechstunde und Community-Austausch.
Mitarbeitende entwickeln proaktiv eigene KI-Assistenten in MUCGPT und teilen diese referatsübergreifend.
Bis 2030 gehen rund 30 Prozent der öffentlichen Verwaltung in den Ruhestand, was den KI-Einsatz zur Notwendigkeit macht.
Die Vision: Von 24 Monaten Bearbeitungszeit für einen Wohngeldantrag auf zwei Minuten Rückmeldung.

Über den Gast

Dr. Nina Böhm ist Digitalisierungsstrategin bei der Landeshauptstadt München und verantwortlich für die KI-Strategie der Stadt. Vor ihrem Wechsel in die öffentliche Verwaltung arbeitete sie in der Automobilindustrie, verließ diese jedoch bewusst, um dort Mehrwert zu stiften, wo das Veränderungspotenzial am größten ist. Sie hat die Gründung des KI-Kompetenzzentrums der Stadt München maßgeblich vorangetrieben und setzt sich für einen menschenzentrierten Ansatz bei der KI-Implementierung ein. Ihr Credo: KI ist ein sozio-technisches Konstrukt, das nur in Kombination mit dem Menschen funktioniert.

Detaillierte Zusammenfassung

Von der Automobilindustrie in die Verwaltung: Motivation und Realität

Nina Böhm beschreibt ihre Motivation für den ungewöhnlichen Karriereschritt: "Ich war in der Automobilindustrie extrem gefangen in so einer Heiterkeits-Bubble, sehr stark auf Umsatz getrimmt und eine kleine Ellenbogen-Kultur." Die Frage, die sie antrieb: Wo kann sie mit ihren Fähigkeiten die größte Veränderung bewirken? Die Antwort fiel auf die öffentliche Verwaltung, wo Digitalisierung noch nicht funktioniert und das Potenzial entsprechend groß ist.

Die typischen Klischees über Stadtverwaltungen bestätigt Böhm nur teilweise. Ja, es gibt Bürokratie, externe Mächte, die Innovation verlangsamen, und strukturelle Probleme. Aber es gibt auch engagierte Menschen, die Veränderung vorantreiben wollen. Was bei der Stadt nicht funktioniert, ist eine fixe Idee anzustoßen und zu hoffen, der Stein komme ins Rollen: "Du musst da echt hinterherbleiben. Du brauchst diesen langen Atem."

Das KI-Kompetenzzentrum: Politischer Kampf und strategische Initiative

Das KI-Kompetenzzentrum der Landeshauptstadt München wurde 2024 gegründet, nachdem es in der Digitalisierungsstrategie verankert und vom Stadtrat freigegeben worden war. Der Weg dorthin begann 2023, als sich die richtigen Personen mit der richtigen Idee zusammensetzten. Die Kernaufgaben umfassen die Institutionalisierung von KI in der Stadtverwaltung, den Aufbau von Architektur und Infrastruktur, die Beratung aller 15 Referate und die eigentliche Entwicklung von KI-Anwendungen.

Die Dimension ist beachtlich: 43.000 Mitarbeitende und 1,8 Millionen Bürgerinnen und Bürger. Die Stadt macht, wie Böhm es ausdrückt, "alles und nichts": von der Abfallentsorgung bis zum Personalausweis. Als ersten Anwendungsfall führte München MUCGPT ein, einen eigenen Sprachbot auf Basis von ChatGPT, ausschließlich für interne Mitarbeitende. Dazu kamen Hackathons, um KI-Ideen gemeinsam mit den Mitarbeitenden zu entwickeln.

Die unbequeme Wahrheit: Fehlende digitale Grundlagen

Böhm räumt schonungslos mit Illusionen auf: "Wir denken gerade über die Kirschen oben nach, die KI-Lösungen, aber wir haben das Fundament noch nicht mal gelegt." Die Datensilos zwischen den Referaten sind nicht miteinander verknüpft. Wer eine Interaktion mit dem Baureferat hat, dessen Daten haben nichts mit dem Kreisverwaltungsreferat (KVR) zu tun, wo die Meldebescheinigung liegt. Diese Grundlagenarbeit hätte die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in den letzten zehn Jahren leisten müssen.

"Wir denken gerade über die Kirschen oben nach, die KI-Lösungen, aber wir haben das Fundament noch nicht mal gelegt."

Im Vergleich zu Dänemark, mit dem München im Austausch steht, wird der Rückstand deutlich: "Die sagen zu uns immer: Wir haben vor 15 Jahren angefangen, da unten aufzuräumen. Ihr legt jetzt los." Deutschland hat erst 2025 ein Digitalisierungsministerium. Böhms Ansatz ist daher bewusst nüchtern: KI ist nur eine Technologie. Oft helfen auch andere Lösungen wie RPA oder die elektronische Aktenführung. In Zeiten angespannter Haushaltslage warnt sie davor, überall teure KI-Lösungen draufzusetzen, die nur Symptome bekämpfen: "Lasst uns das komplett nochmal neu denken, anstatt mit diesem KI-Thema versuchen, unsere Probleme zu lösen."

Konkrete KI-Anwendungen: Intelligente Suche und Buchempfehlungen

Trotz der strukturellen Hürden hat München bereits bürgerzentrierte KI-Lösungen gelauncht. Die intelligente Suche im Dienstleistungsfinder ist seit einem Monat in der Beta-Version verfügbar. Sie ermöglicht es Menschen mit Sprachbarrieren, durch einfache Eingaben wie "Kein Geld, Wohnung weg" den richtigen Wohngeldantrag zu finden, ohne den korrekten Verwaltungsbegriff zu kennen. Das System funktioniert auch mehrsprachig: Wer auf Englisch "I have no money, I need help" eingibt, bekommt die richtigen Sozialhilfeleistungen angezeigt.

Ein weiterer Anwendungsfall ist das Buchempfehlungssystem der Münchner Stadtbibliothek. Böhm bezeichnet es als Spielerei, betont aber den Lerneffekt: Das Team lernt, wie es vor Bürgerinnen treten kann, wie eine KI-Projekteinführung funktioniert und welche Prozesse dafür nötig sind.

Eine besondere Herausforderung zeigte sich bei der Zusammenarbeit mit OpenAI und Microsoft Azure: Die amerikanischen Content-Filter hatten Anfragen zum Prostitutionsschutzgesetz gesperrt, die für den Dienstleistungsfinder aber zwingend möglich sein müssen. Ein Beispiel dafür, wie kulturelle Unterschiede in der KI-Implementierung aufeinandertreffen.

Die Hürden: Vergaberecht, Datenschutz und Schriftformpflicht

In der Privatwirtschaft gibt es Innovationsbudgets und die Möglichkeit, schnell Pilotprojekte zu starten. Bei der Stadt sieht das anders aus. Böhm beschreibt den Prozess: Bevor ein Projekt gestartet werden kann, muss der potenzielle Nutzen geschätzt und ein positiver Kapitalwert berechnet werden, ohne jemals die Lösung gesehen zu haben. Dann folgen Abstimmungen mit dem Datenschutz, Prüfungen der Cloud-Anforderungen und die europaweite Vergabe. "Da sind Schritte dahinter, das glaubst du gar nicht, bis wir mal wirklich in ein Projekt-Doing kommen."

Die digitale Souveränität ist dabei ein zentrales Anliegen: München will sich nicht von großen Anbietern abhängig machen und verlangt eine Exit-Strategie. Besonders hemmend sind Schriftformerfordernisse aus einer Zeit vor der Digitalisierung. Teilweise muss die Stadt handschriftlich mit Bürgern kommunizieren, weil ein Paragraf dies vorschreibt, der geschrieben wurde, lange bevor es Digitalisierung gab.

Kulturwandel: 9.000 aktive Nutzer und Bottom-up-Innovation

Die Adoptionsrate von MUCGPT ist beachtlich: Rund 9.000 Mitarbeitende nutzen das Tool wöchentlich. Dabei ist zu berücksichtigen, dass von den 43.000 Beschäftigten viele keinen IT-Arbeitsplatz haben, darunter Erzieherinnen und Mitarbeitende in der Müllentsorgung. Gemessen an der Zielgruppe der Bildschirmarbeitsplätze ist die Quote bemerkenswert.

Besonders eindrucksvoll ist die Bottom-up-Innovation: Mitarbeitende entwickeln proaktiv eigene KI-Assistenten in MUCGPT und teilen diese referatsübergreifend. Ein Beispiel: Eine Kollegin baute einen Assistenten, der Prozesse automatisiert und in BPMN-Notation überträgt, erstellte eine Anleitung und verteilte sie in der gesamten Stadt. Weitere Assistenten entstanden für OKR-Planung, Persona-Erstellung und andere Anwendungsfälle.

Das Kulturprogramm umfasst ein großes KI-Hearing mit externen Experten aus Philosophie, Ethik und der TU München als Auftaktveranstaltung, Schulungsformate wie "The Power of Prompting", eine Datenethikkodex-Sprechstunde für unsichere Mitarbeitende und einen WebEx-Teamroom für den informellen Austausch. Böhm betont dabei: Pflichtschulungen zum Durchklicken funktionieren nicht. Was funktioniert, sind Menschen, die Bock haben, ein Problem identifizieren und sich reinfuchsen.

Die Zukunftsvision: Mehr Zeit für das Menschliche

Böhms Vision für die nächsten fünf Jahre ist klar: "Du wirst es merken, indem du ins Kreisverwaltungsreferat kommst und der Mensch auf einmal im Amt wieder mehr Zeit für dich als Person hat." Wenn standardisierte Prozesse automatisiert werden, können sich Verwaltungsmitarbeitende wieder dem widmen, was KI nicht kann: Zuhören, Verstehen, Begleiten. Ein Wohngeldantrag ist nicht gleich ein Wohngeldantrag, dahinter stecken Schicksale.

Konkret formuliert sie das Ziel: Von 24 Monaten Bearbeitungszeit für einen Wohngeldantrag auf zwei Minuten Rückmeldung, ob das Formular korrekt ausgefüllt ist. Gleichzeitig warnt sie vor der demografischen Zeitbombe: "Wenn wir in 30, 40 Jahre in Rente gehen, werden wir keine Rente kriegen, weil es gar niemanden gibt, der diesen Antrag abarbeiten soll." Bis 2030 gehen rund 30 Prozent der Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung in den Ruhestand. Ein weiteres Projekt, das Böhm im Kopf hat: Eine KI, die langjährige Mitarbeitende vor dem Renteneintritt begleitet, um deren informelles Wissen und Erfahrung zu erfassen und für die Organisation zu bewahren.

"Du wirst es merken, indem du ins Kreisverwaltungsreferat kommst und der Mensch auf einmal im Amt wieder mehr Zeit für dich als Person hat."

Kernaussagen

"Wir denken gerade über die Kirschen oben nach, die KI-Lösungen, aber wir haben das Fundament noch nicht mal gelegt."
"KI macht keinen Sinn, nur der Mensch macht keinen Sinn in der Zukunft. Diese Kombination ist nachher das, womit wir arbeiten."
"Wenn wir in 30, 40 Jahre in Rente gehen, werden wir keine Rente kriegen, weil es gar niemanden gibt, der diesen Antrag abarbeiten soll."
"A fool with a tool is still a fool. Der Mensch muss verstehen, was passiert da."
"Lasst uns das komplett nochmal neu denken, anstatt jetzt mit diesem KI-Thema versuchen, unsere Probleme zu lösen."

Fazit und Takeaways

Für die öffentliche Verwaltung

Grundlagen vor Kirschen: Bevor KI-Lösungen implementiert werden, müssen Datensilos aufgelöst, Ende-zu-Ende-Prozesse etabliert und digitale Infrastruktur geschaffen werden. KI auf ein marodes Fundament zu setzen, löst keine Probleme.
Langen Atem mitbringen: In der Verwaltung braucht es smarte Köpfe, die eine Idee haben und dranbleiben. Wer anstößt und hofft, der Stein rollt von allein, wird scheitern.
Nicht warten, selber machen: Man muss nicht darauf warten, dass Veränderung von oben kommt. Engagierte Einzelpersonen können in der Verwaltung viel bewegen.
KI ist nur eine Technologie: Manchmal helfen RPA, elektronische Aktenführung oder schlicht die Abschaffung überflüssiger Prozesse mehr als eine teure KI-Lösung.

Für KI-Adoption und Kulturwandel

Bottom-up statt Top-down: Die erfolgreichsten Anwendungsfälle entstehen, wenn Mitarbeitende selbst Probleme identifizieren und KI-Lösungen bauen. Pflichtschulungen zum Durchklicken funktionieren nicht.
Community aufbauen: Ein Ort, an dem Mitarbeitende Fragen stellen, Assistenten teilen und Best Practices austauschen können, beschleunigt die Adoption stärker als zentrale Vorgaben.
Human in the Loop bleibt zentral: Gerade in der Verwaltung, wo Entscheidungen rechtliche Konsequenzen haben, wird der Mensch auf absehbare Zeit die Entscheidungsverantwortung tragen. KI bereitet vor, der Mensch entscheidet.

Für die strategische Perspektive

Demografischer Wandel als Treiber: 30 Prozent der öffentlichen Verwaltung gehen bis 2030 in Rente. Wissenstransfer und KI-gestützte Prozessautomatisierung sind keine Option, sondern Überlebensfrage.
Digitale Souveränität sichern: Abhängigkeit von einzelnen großen Anbietern ist ein Risiko. Exit-Strategien und europäische Cloud-Lösungen sind in der öffentlichen Verwaltung Pflicht.
Von 24 Monaten auf 2 Minuten: Das Potenzial ist enorm, wenn die Grundlagen stimmen. Die Bürger werden den KI-Einsatz daran merken, dass Verwaltungsmitarbeitende wieder Zeit für persönliche Anliegen haben.

Münchens KI-Reise zeigt: Die öffentliche Verwaltung ist prädestiniert für den KI-Einsatz, steht sich aber mit fehlender digitaler Infrastruktur und überholten Regelwerken selbst im Weg. Der Fortschritt kommt nicht durch Technologie allein, sondern durch Menschen, die an die Veränderung glauben und den langen Atem haben, sie durchzusetzen.