Unser KI-Tool Stack für maximale Produktivität

Intro

In dieser Solo-Folge teilt Felix Schlenther, Gründer von AI First, seine persönliche KI-Reise von 2023 bis heute – von den ersten Experimenten mit ChatGPT über den mutigen Schritt in die Selbstständigkeit bis zum Aufbau eines Teams aus fünf Menschen und 25 KI-Agenten. Felix erzählt offen, wie die Zusammenarbeit mit KI ihm den Mut gab, ein Unternehmen zu gründen, obwohl er sich vorher nicht getraut hatte. Er zeigt, wie AI First heute arbeitet: mit einem "zweiten Gehirn" aus hunderten Seiten Wissensdokumentation, das jedem KI-Agenten zur Verfügung steht, und mit der klaren Vision, KI nicht nur in Operations, sondern auch ins Beratungsangebot zu integrieren. Die zentrale Botschaft: KI ist kein Tool für Effizienz, sondern ein Partner, der Potenziale freisetzt, die sonst im Alltag versickern würden.

Inhaltsübersicht

Der Anfang der KI-Reise Anfang 2023 nach der Rückkehr aus Indien und dem Einstieg als CEO in ein Turnaround-Unternehmen
Die erste systematische Integration von Large Language Models in Produkt, Prozesse und People-Entwicklung
Das "KI-Assistenten-Team" nach Suits-Charakteren und die Arbeit mit einem dritten Bildschirm nur für KI-Dialoge
Der mutige Schritt in die Selbstständigkeit Ende 2023, ermöglicht durch das Vertrauen in die Zusammenarbeit mit KI
Die Gründung von AI First (ursprünglich Leading Tomorrow) und der Start mit verschiedenen Workshop- und Trainingsangeboten
Der Launch des AI First Newsletters und Podcasts 2024 – beides Formate, die Felix vorher nie gemacht hatte
Das Experiment des "Felix-Klon-Agenten" und der Aufbau einer hunderte Seiten umfassenden Wissensbasis
Die dramatische Qualitätssteigerung aller KI-Agenten durch Zugriff auf die zentrale Wissensbasis
Das Wachstum von Solo-Gründer zu einem Team aus fünf Menschen plus 25 KI-Agenten
Die Vision: KI noch tiefer ins Beratungsangebot integrieren und eigene KI-gestützte Produkte bauen
Die drei Entwicklungsphasen: Mehr Prozessautomation, KI im Beratungsangebot, eigene KI-Tools entwickeln
Die persönliche Transformation: Von Unsicherheit zur mutigen Experimentierhaltung durch KI als Partner

Über den Host

Felix Schlenther ist Gründer und CEO von AI First, einem Beratungsunternehmen für KI-Transformation in Unternehmen. Seine KI-Reise begann Anfang 2023, als er als CEO ein Unternehmen durch einen Turnaround führte und dabei systematisch Large Language Models in Produkt, Prozesse und Arbeitsweisen integrierte. Vorher hatte Felix in Bangalore, Indien, ein Unternehmen im Virtual und Augmented Reality Bereich geführt. Die Erfahrung, wie KI seine eigenen Fähigkeiten erweiterte und ihn mutiger machte, motivierte ihn Ende 2023 zur Gründung von AI First – zunächst als Solo-Gründer, heute mit einem Team aus fünf Menschen und 25 KI-Agenten. Felix' Ansatz: KI nicht als Tool für Effizienz, sondern als Partner für Potenzialentfaltung.

Detaillierte Zusammenfassung

Der Turnaround 2023: KI in Produkt, Prozesse und People

Felix' intensive Beschäftigung mit KI begann Ende 2022 mit dem ChatGPT-Fieber. Als frisch eingestiegener CEO eines Unternehmens nach einer Insolvenz erkannte er schnell: Wenn Maschinen in kurzer Zeit Text auswerten und schreiben können, wird sich die Art der Arbeit in digitalen Berufen fundamental verändern. Systematisch analysierte er das gesamte Unternehmen – Produkt, Prozesse und People – und prüfte, wo Large Language Models bereits eingesetzt werden konnten.

Das Produkt, das große Mengen Kundenfeedback auswertete, war prädestiniert für LLMs. Statt klassischer Natural Language Processing-Algorithmen konnten nun deutlich tiefere Insights aus Millionen von Kundenfeedbacks gewonnen werden. In den Prozessen ging Felix pragmatisch vor: Der Customer Support mit Intercom war einer der ersten Bereiche – die Top-10-Kundenanfragen wurden automatisiert. Es folgten Vor- und Nachbereitung von Vertriebsterminen, Repurposing von Marketing-Content, sogar die Kommentierung von Finanzberichten. "Wir sind wirklich auf die Quick Wins gegangen", erklärt Felix. Mit begrenzten technischen Ressourcen fokussierte sich das Team auf das, was sofort umsetzbar war, Zeit freisetzte oder Qualität steigerte.

Der wertvollste Hebel war jedoch bei den Menschen: Meeting-Protokolle wurden automatisch erstellt, Follow-up-Aktionen abgeleitet, Tickets im Projektmanagement angelegt. Das Ziel: Zeit im Meeting für das Gespräch haben, statt für Dokumentation. Der größte Sprung kam in der zweiten Jahreshälfte 2023 mit der Einführung einer KI-Plattform, die den Zugriff auf mehrere Large Language Models ermöglichte. Das Team baute spezialisierte Assistenten: den Sales Assistenten, den Solution Engineering Assistenten, den Coding Assistanten. "Der größte Hebel war, jede Person in unserem Unternehmen um 80 Prozent zu erweitern, damit die Wirkung, die jede Person entfalten konnte, deutlich größer war."

Das Suits-Team: KI als Teamkollegen denken

Ende 2023 veränderte sich Felix' Perspektive fundamental. Er begann, KI als Teamkollegen zu betrachten, nicht nur als Tool. Inspiriert von der Serie Suits baute er sich sein erstes Team aus KI-Assistenten mit unterschiedlichen Personas: Harvey als Legal-Berater, Donna als Chief of Staff, Mike als allwissender Assistent mit vollem Unternehmenskontext. Felix stellte sich einen dritten Bildschirm hochkant auf den Schreibtisch, nur für die Dialoge mit seinen KI-Assistenten, um bei längeren Gesprächen den Überblick zu behalten.

Diese Zusammenarbeit mit KI, nicht als Tool, sondern eher als Kollege, fast schon mein Gründungspartner, das hat mir den Mut gegeben und auch das Selbstvertrauen, dass ich das packen werde.

Felix hatte Angst vor diesem Schritt. Er war gerne angestellt, hatte einen gut bezahlten Job. Aber die Zusammenarbeit mit KI hatte ihm gezeigt, dass er auf Fähigkeiten zugreifen konnte, die er selbst nicht hatte: Businesspläne modellieren, rechtliche Fragen aus verschiedenen Perspektiven beleuchten, die erste Website hochziehen, Angebote schnell iterieren.

Anfang 2024 gründete Felix Leading Tomorrow (später umbenannt in AI First) als Solo-Gründer, komplett bootstrapped. Er startete mit verschiedenen Workshops, Trainings und Beratungen, um seine Erfahrungen aus dem Turnaround-Jahr weiterzugeben. Zu dieser Zeit gab es enormen Bedarf, generative KI überhaupt erst zu erklären, Möglichkeiten aufzuzeigen und Entscheider ins Doing zu bringen.

Die Zusammenarbeit mit KI entwickelte sich kontinuierlich weiter. Das Team aus KI-Assistenten wuchs, jeder Aufgabenbereich wurde in KI-Personas überführt. Die Modelle verbesserten sich, die Integration in andere Tools wurde besser. Dann wagte Felix zwei Schritte, die er sich vorher nie zugetraut hätte: Er startete den AI First Newsletter und wenige Wochen später den AI First Podcast. "Das waren beides Dinge, die ich nie vorher getan habe. Ich habe nie vorher einen Newsletter geschrieben. Ich wusste noch nicht mal, wie E-Mail-Marketing funktioniert. Geschweige denn, einen Podcast aufgenommen und gewusst, wie ich ein Interview führe."

Aber Felix hatte gelernt: Er hatte einen Partner an seiner Seite, dem er seine Situation schildern, Fragen stellen und in Schleifen iterieren konnte, bis er einen guten Weg fand. "Das ist mir so in Fleisch und Blut übergegangen, dass ich mich in alles getraut habe reinzustürzen. Egal ob ich das vorher mal gemacht habe, egal wie sicher oder unsicher ich mich gefühlt habe." Diese neue Mut-Haltung prägte die gesamte Arbeitsweise: 2024 wurde das Angebot dreimal komplett überarbeitet, die Website drei- oder viermal von oben bis unten neu gebaut, das Design mehrfach iteriert. Die Geschwindigkeit war möglich, weil Websites, Content und Offerings in viel kürzerer Zeit neu gebaut werden konnten. Das Team traute sich, mit einer Idee rauszugehen, sie zu testen und im Notfall wieder zu verwerfen.

Der Felix-Klon: Ein zweites Gehirn für das Unternehmen

2025 kam der entscheidende Durchbruch. Felix erkannte: Er selbst war der Flaschenhals. Er hing in zu vielen Prozessen, musste zu viele Entscheidungen treffen, zu viele Aufgaben liefen bei ihm auf. Seine Frau arbeitete mittlerweile Vollzeit bei AI First, aber Felix war allein für Kundenprojekte verantwortlich – bei wöchentlichem Newsletter, täglichem LinkedIn-Post, wöchentlichem Podcast und dem Aufbau des Collective, der KI-Community.

Felix startete ein Experiment: "Was ist, wenn ich einen KI-Agenten von mir bauen kann, der sich wie ich verhält, der alles weiß, was ich weiß, der alle Tools benutzen kann, die ich benutze und der sich so verhält, wie ich mich verhalten würde an meinem besten Tag. Immer." Dieser Agent könnte in Prozesse eingebunden werden, für Felix kommunizieren, Aufgaben ausführen. Dafür brauchte der Agent vollständigen Kontext – alles, was Felix weiß.

Gemeinsam mit KI erstellte Felix eine Liste: Lebenslauf, Kontakte und Beziehungen, Angebote, Kundeninformationen, Pricing, das Playbook, die KI-Philosophie, ein Persönlichkeitsprofil mit Werten, Prinzipien, Go's und No-Go's, Kommunikationsstil. Vieles davon war noch in Felix' Kopf oder veraltet dokumentiert. Also ließ er sich einen Fragebogen von KI schreiben und nahm ihn bei Gassi-Runden mit dem Hund oder in freien Momenten durch – als Sprachaufnahmen. "Immer und immer und immer wieder."

Daraus entstand eine Wissensbasis von hunderten Seiten – das zweite Gehirn von AI First und von Felix. Der Felix-Klon-Agent reagierte tatsächlich so, wie Felix reagiert hätte – "zum Teil halt noch besser, noch pfiffiger", weil er unendliche mentale Kapazität hatte und nie müde wurde.

Die Qualitätsrevolution: Wissen für alle Agenten

Aber das zweite Gehirn war nicht nur für den Felix-Klon. Es konnte allen 20-25 KI-Agenten im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. "Und dadurch hat sich auf einmal die Output-Qualität von unserem KI-Team massiv gesteigert." Ein KI-Agent schrieb nun zu jeder eingehenden E-Mail zwei Antwortvorschläge vor – oft mit so cleveren Inhalten, dass Felix selbst nicht darauf gekommen wäre. "Das heißt nicht, dass ich alle meine E-Mails von KI automatisch beantworten lasse, aber ich habe immer Antwortvorschläge, die auch sehr oft sehr gut passen."

Der Grund: Der Agent wusste alles über Felix und das Unternehmen, oft auch über die Absender, und konnte deshalb sehr kontextbezogen reagieren. Dasselbe galt für den Podcast-Agenten bei Vor- und Nachbereitung, den Content-Agenten beim Newsletter, die Workshop-Agenten bei der Vorbereitung von Trainings. "Das hat mir nochmal gezeigt, wie stark ich eigentlich diese Datenbasis vernachlässigt hatte und dass der größte Wert aus KI nicht aus der Technologie selbst kommt, sondern aus dem Kontext, den wir ihr bereitstellen."

Der größte Wert aus KI kommt nicht aus der Technologie selbst, sondern aus dem Kontext, den wir ihr bereitstellen.

Ein Beispiel aus einem Kundenprojekt zeigt die Wirkung dieser Denkweise: Ein Kollege aus der KI-Champions-Community von AI First hatte nach einem Einzelgespräch mit Felix dessen Ansatz gesehen. Eine Woche später hatte er seinen gesamten Prozess für die Erstellung von Ad-Kampagnen in ein Set aus mehreren KI-Assistenten überführt, die in einem Workflow zusammenarbeiteten. Input vorne rein, mehrere Feedback-Schleifen, am Ende Ergebnisse in allen Farben und Formen, passend zum jeweiligen Kunden. "Er hat es geschafft, sich über KI mehrfach zu hebeln und seine Wirkung für dieses Unternehmen enorm zu steigern." Und er half anderen Kollegen, ihren Job aus KI-Perspektive zu hinterfragen und Freiraum für das zu schaffen, was sie eigentlich machen wollten, aber nie dazu kamen.

Heute: Fünf Menschen, 25 KI-Agenten – und große Pläne

Heute ist AI First ein Team aus fünf Menschen und 25 KI-Agenten. Die Integration von KI in die Prozesse ist tiefer denn je, der Automatisierungsgrad steigt sukzessive. Aber Felix betont: "Bevor automatisiert werden kann, muss der Prozess robust sein. Und jeder einzelne Schritt muss klar sein." Lange Zeit machte Automatisierung wenig Sinn, weil sich Angebote, Prozesse und Arbeitsweisen so dynamisch entwickelten, dass Prozesse nach einem Monat schon wieder anders aussahen. Jetzt ist das Offering standardisierter, die Prozesse stabiler. AI First kommt in eine neue Phase.

Die Vision hat drei Säulen:

Erstens: Mehr Prozessautomation nutzen, jetzt wo die Prozesse stabil sind.

Zweits: KI noch tiefer ins Beratungsangebot integrieren. In Trainings gibt AI First heute schon eine ganze Reihe von KI-Agenten an Kunden, die als Coaches bei der Umsetzung unterstützen. Felix will das massiv ausbauen: "Ich habe wirklich Lust, ein richtiges AI-First-Beratungsangebot zu schaffen, wo ein Großteil von dem, was wir heute als Menschen für unsere Kunden tun, auch von KI gemacht werden kann." Er ist überzeugt, dass es möglich ist, wenn Vertrauen und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen transparent gemacht werden. Am Ende wird es eine hybride Version geben – Kunden können wählen zwischen Menschen oder KI.

Drittens: Eigene Tools bauen, die auf KI basieren. AI First entwickelt bereits kleine Apps, zum Beispiel einen KI-gestützten Use-Case-Finder, der die KI-Use-Case-Discovery aus Workshops automatisiert. Felix sieht enormes Potenzial: "Wir könnten unsere gesamte Wertschöpfungskette auseinandernehmen und immer mehr Teile dessen in KI- oder KI-gestützte Produkte überführen." Sein Ziel: Sich selbst überflüssig machen, bevor es jemand anderes tut – und dann schauen, was mit der freigesetzten Zeit passiert.

Kernaussagen

Menschen erweitern statt Prozesse automatisieren — "Der größte Hebel war, jede Person in unserem Unternehmen um 80 Prozent zu erweitern, damit die Wirkung, die jede Person entfalten konnte, deutlich größer war." Potenzialentfaltung, Hebelwirkung
KI als Gründungspartner — "Diese Zusammenarbeit mit KI, nicht als Tool, sondern eher als Kollege, fast schon mein Gründungspartner, das hat mir den Mut gegeben und auch das Selbstvertrauen, dass ich das packen werde." Mut, Selbstvertrauen, Teamkollege
Weniger Tools, mehr Wirkung — "Wir nutzen heute KI mehr als jemals zuvor mit weniger Tools." Fokus, Konsolidierung
Kontext schlägt Technologie — "Der größte Wert aus KI kommt nicht aus der Technologie selbst, sondern aus dem Kontext, den wir ihr bereitstellen." Wissensbasis, zweites Gehirn
Potenzial freisetzen statt nur effizienter werden — "KI als Technologie ist mehr als nur Effizienz und Produktivität – es ist eine enorm große Möglichkeit, das Potenzial, was wir in uns tragen und was heute versickert, freizusetzen und dafür zu nutzen, dass wir unsere besten Ideen in die Welt bringen können." Potenzialentfaltung, Vision

Fazit und Takeaways

Für Gründer und Selbstständige

KI als Mut-Enabler: KI kann die Lücke zwischen deinen vorhandenen Fähigkeiten und dem, was du für dein Vorhaben brauchst, schließen. Felix gründete sein Unternehmen, weil er wusste: Mit KI als Partner kann er jede Herausforderung meistern.
Schnelle Iteration statt Perfektion: Mit KI können Websites, Angebote, Content in kürzester Zeit neu gebaut werden. Das erlaubt es, mit Ideen rauszugehen, sie zu testen und im Notfall zu verwerfen – ohne große Ressourcen-Verluste.
Newsletter und Podcast ohne Vorkenntnisse: Felix hatte weder E-Mail-Marketing noch Podcast-Produktion je gemacht. Mit KI als Coach und Assistent startete er beides erfolgreich. Die Botschaft: Trau dich in neue Formate, auch ohne Vorkenntnisse.

Für KI-Verantwortliche in Unternehmen

Vom Tool zum Teamkollegen: Der größte Hebel liegt nicht in der Automatisierung von Prozessen, sondern in der Erweiterung jeder einzelnen Person. Denke KI als Kollegen, nicht als Werkzeug.
Die Wissensbasis ist entscheidend: Der größte Wert aus KI kommt aus dem Kontext. Investiere Zeit in den Aufbau einer zentralen Wissensbasis (zweites Gehirn) über dein Unternehmen, Prozesse, Kunden, Werte, Personas. Hunderte Seiten sind keine Übertreibung.
Quick Wins zuerst: Starte mit dem, was niedrigschwellig umsetzbar ist, sofort Zeit freisetzt oder Qualität steigert. Meeting-Protokolle, E-Mail-Vorbereitung, Content-Repurposing, Dokumentation. Baue von dort aus weiter.
Stabilität vor Automatisierung: Automatisiere nur robuste, klare Prozesse. Wenn sich dein Offering oder deine Arbeitsweise dynamisch entwickelt, investiere erst in Stabilisierung, dann in Automatisierung.

Für Teams und Einzelpersonen

Das KI-Assistenten-Team: Baue dir spezialisierte KI-Assistenten für verschiedene Aufgabenbereiche mit klaren Personas (Sales, Research, Coding, Chief of Staff etc.). Gib ihnen den vollen Kontext über dich und deine Arbeit.
Sprachaufnahmen statt Tippen: Felix hat seine Wissensbasis bei Gassi-Runden als Sprachaufnahmen aufgebaut. Das ist effizienter als Schreiben und lässt sich in tote Zeit (Spaziergänge, Autofahrten) integrieren.
Freiraum für das Wesentliche: Nutze KI, um Zeit für das freizusetzen, wofür du deinen Job angetreten bist – neue Ideen umsetzen, etwas bewegen, nicht nur auf E-Mails reagieren und Meetings protokollieren.
KI-Champions in Teams: Die Story vom Kollegen, der seinen Ad-Kampagnen-Prozess in KI-Assistenten überführte, zeigt: Einzelne Personen mit KI-Kompetenz können ganze Teams transformieren, indem sie Kollegen helfen, ihre Jobs neu zu denken.

Felix' Geschichte zeigt: KI ist kein Effizienz-Tool, sondern ein Partner für Potenzialentfaltung. Die größte Wirkung entsteht nicht durch Technologie allein, sondern durch den Kontext, den wir ihr geben, und durch den Mut, mit ihr als Teamkollegen zusammenzuarbeiten. Von der Unsicherheit, ob er ein Unternehmen gründen kann, zu einem Team aus fünf Menschen und 25 KI-Agenten mit der Vision, sich selbst überflüssig zu machen – das ist die Reise, die KI ermöglicht hat.

#61Unser KI-Tool Stack für maximale Produktivität